1. СУЩНОСТЬ, ЗАДАЧИ И ОСОБЕННОСТИ
КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОД-
СТВА
По уровню доступнос ти документы подразделяются на две к а-
тегории: общедос тупные и с ограниченным дос тупом. Общедос туп-
ными являются открытые документы. К документам с ограничен-
ным доступом относятся документы, работа с которыми может
производиться по специальному разрешению уполномоченных на
то лиц.
Документирование открытой информации и организация р або-
ты с открытыми документами входят в с феру дейс твия открытого
делопроизводства. Документы с ограниченным дос тупом относятся
к с фере деятельнос ти не одного, а нескольких типов делопроиз-
водства, в зависимости от того, к какому виду тайны относится
содержащаяся в документах информация. Нормативными доку-
ментами ус тановлено 6 видов тайны государс твенная, коммерч е-
ская, служебная, личная, семейная и профес сиональная.
Документы, содержащие государс твенную тайну, относятся к
с фере секретного делопроизводс тва. Документы, содержащие
личную и различные подвиды профессиональной тайны, являются
предметом соответс твующих типов специального делопроизводс т-
ва.
Конфиденциальное делопроизводс тво, как уже было отмеч ено,
распространяется на документы, содержащие коммерческую и
служебную тайну. При этом к документам, сос тавляющим служе б-
ную тайну, отнесенные только документы с грифом "Для служебн о-
го пользования", т.к.документы, содержащие коммерческую тайну
других субъектов, должны обрабатываться и защищаться в режиме
коммерческой тайны. Объединение конфиденциальных докуме н-
тов, содержащих коммерческую и с лужебную тайну, одним дело-
производс твом обусловлено тем, что эти документы почти полн о-
стью идентичны по технологическим процедурам сос тавления, о б-
работки, обращения, хранения и защиты.
Конфиденциальное делопроизводс тво следует определять как
деятельнос ть, обеспечивающую документирование конфиде нци-
альной формации, организацию работы с конфиденциальными д о-
кументами и защиту содержащейся в них информации. При этом
под документированием информации понимается процесс подго-
товки и изготовления документов, под организацией работы с до-
кументами - их учет, размножение, прохождение, исполнение, о т-
правление, классификация, с истемати зация, подготовка для ар-
хивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения,
www.kodges.ru
проверки наличия.
Конфиденциальное делопроизводс тво в целом базируется на
тех же принципах, что и открытое делопроизводс тво, но в то же
время имеет отличия, обусловленные конфиденциальностью д о-
кументированной информации. Эти отличия касаются с феры ко н-
фиденциального делопроизводс тва и охватываемых им видов ра-
бот с документами.
По с фере деятельнос ти открытое делопроизводс тво распр о-
страняется на управленческие дейс твия и включает в основном
управленческие документы. Конфиденциальное делопроизводс тво
в силу условий работы с конфиденциальными документами рас-
прос траняется как на управленческую, так и на различные виды
производс твенной деятельности, включает не только управленч е-
ские,
но
и
научно-технические
доку менты
(научно-
исследовательские, проектные, конс трукторские, техноло гические
и др.). Кроме того, конфиденциальное делопроизводс тво рас-
прос траняется не только на официальные документы, но и на их
проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необход и-
мых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защ и-
те.
По видам работ конфиденциальное делопроизводс тво отлича-
ется от открытого, с одной стороны, большим их количес твом, с
другой - содержанием и технологией выполнения многих видов.
Помимо этого, третья сос тавляющая конфиденциального делопр о-
изводс тва - защита содержащейся в конфиденциальных докумен-
тах информации - вообще не предусмотрена в определении откры-
того делопроизводс тва, хотя определя емая с обс твенником час ть
открытой информации должна защищаться от у траты. Конфиде н-
циальная информация должна защищаться и от у траты, и от утеч-
ки.
Термин "утечка конфиденциальной информации", вероятно, не
самый благозвучный, однако он более емко, чем другие термины,
отражает суть явления, к тому же он давно уже закрепился в нау ч-
ной литературе и нормативных документах. Утечка конфиде нци-
альной информации предс тавляет собой неправомерный, т.е. н е-
разрешенный выход такой информации за пределы защищаемой
зоны ее фу нкционирования или ус тановленного круга лиц, имею-
щих право работать с ней, ес ли этот выход привел к получ ению
информации (ознакомлению с ней) лицами, не имеющими к ней
санкционированного дос тупа, независимо от того, работают или не
работают такие лица на данном предприятии обусловлены уязви-
мостью информации. Уязвимость информации с ледует п онимать
как ее дос тупность для дестабилизирующих воздейс твий, т.е. таких
воздейс твий, которые нарушают установленный статус информ а-
www.kodges.ru
ции. Нарушение статуса любой документированной информации
включаетс я в нарушении ее физической с охраннос ти (вообще либо
у данного собс твенника в полном или частичном объеме), логич е-
ской структуры и содержания, дос тупности для правомочных поль-
зователей. Нарушение статуса конфиденциальной документиро-
ванной информации дополнительно включает н арушение ее кон-
фиденциальнос ти (закрытос ти для пос торонних лиц).
Уязвимос ть документированной информаци и - понятие собира-
тельное. Она не существует вообще, а проявляется в различных
формах. К таким формам, выражающим резу льтаты дестаб илизи-
рующего воздействия на информацию, относятся (в скобках указа-
ны существующие варианты названий форм):
• хищение носителя информации или отображенной в нем
информации (кража);
• потеря носителя информации (утеря);
• несанкционированное уничтожение носителя информ ации
или отображенной в нем информации (разрушение);
• искажение информации (несанкционированное изменение,
несанкционированная модификация, подделка, фальсификация);
• блокирование информации;
• разглашение информации (распространение, раскрытие).
Термин "разрушение" употребляется главным образом приме-
нителы к информации на машинных носителях.
Существующие варианты названий: модификация, подделка,
фальсификация - не совсем адекватны термину "искажение", они
имеют нюанс ы, однако суть их одна и та же - несанкционированное
частичное и полное изменение сос тава первоначальной информ а-
ции.
Блокирование информации в данном контексте означает бло-
кирование дос тупа к ней правомочных пользователей, а не зл о-
умышленников. Разглашение информации является формой пр о-
явления уязвимос ти только конфиденциальной информации.
Та или иная форма уязвимос ти документированной информ а-
ции может реализоваться в резу льтате преднамеренного или слу-
чайного дес табилизирующего воздейс твия различными способ ами
на носитель информации или на с аму информацию со с тороны ис-
точников воздейс твий Такими источниками могу т быть люди, тех-
нические средс тва обработки передачи информации, средства свя-
зи, стихийные бедс твия и др. Способами дес табилизирующего воз-
действия на информацию являются копирование (фотографирова-
ние), записывание, передача, съем, зараже ние программ обработ-
ки информации вирусом, нарушение технологии обработки и хра-
нения информации, вывод (или выход) из с троя и нару шение ре-
жима работы технических средс тв обработки и передачи ин-
www.kodges.ru
формации, физическое воздейс твие на информацию и др.
Реализация форм проявления уязвимос ти документированной
информации приводит или может привес ти к двум видам уязвим о-
сти - у трате или утечке информации.
К утрате документированной информации приводят хищение и
потеря носителей информации, несанкционированное уничтожение
носителей информации или только отображенной в них информ а-
ции, искажение и блокирование информации. Утрата может быть
полной или частич ной, безвозвратной или временной (при блок и-
ровании информации), но в любом случае она нанос ит ущерб соб-
ственнику информации.
К утечке конфиденциальной документированной информации
приводит ее разглашение. В литературе и даже в нормативных д о-
кументах термин "утечка конфиденциальной информации" нередко
заменяется или отождес твляется с терминами; "разглашение кон-
фиденциальной информации", "распрос транение конфиденциаль-
ной информации". Такой подход не является правомерным. Раз-
глашение или рас пространение конфиденциальной информации
означают несанкционированное доведение ее до потребителей, не
имеющих права дос ту па к ней. При этом такое доведение должно
осуществляться кем-то, исходить от кого-то. Утечка происходит при
разглашении (несанкционированном распрос транении) конфиде н-
циальной информации, но не сводится только к нему. Утечка может
произойти и в резу льтате потери носителя конфиденциальной д о-
кументированной информации, а также хищения носителя инфор-
мации либо отображенной в нем ин формации при сохраннос ти но-
сителя у его собс твенника (владельца). "Может произойти" не оз-
начает, что произойдет. Потерянный носи тель может попас ть в чу-
жие руки, а может быть и "прихвачен" мусоро уборочной машиной и
уничтожен в ус тановленном для мусора поряд ке. В последнем слу-
чае утечки конфиденциальной информации не происходит. Хищ е-
ние конфиденциальной документированной инфор мации также не
всегда связано с получением ее лицами, не имеющими к ней дос-
тупа. Имелось немало с лучаев, когда хищение носителей конфи-
денциальной информации осуществлялось у коллег по работе д о-
пущенными к этой информации лицами с целью "подсидки", причи-
нения вреда коллеге. Такие нос ители, как правило, уничтожались
лицами, похитившими их. Но в любом случае потеря и хищение
конфиденциальной информации если и не приводят к ее у течке, то
всегда создают угрозу у течки. Поэтому можно сказать, что к у течке
конфиденциальной информации приводит ее разглашение и могу т
привести хищение и потеря. Сложнос ть состоит в том, что зачас-
тую невозможно определить, во-первых, сам факт разглашения
или х ищения конфиденциальнос ти информации при сохраннос ти
www.kodges.ru
носителя информации у ее собственника (владельца), во-вторых,
попала ли информация вследствие ее хищения или потери посто-
ронним лицам.
Суммируя соотношение форм и видов уязвимос ти защищаемой
информации, можно конс татировать:
1. Формы проявления уязвимос ти информации выражаю т ре-
зультаты дес табилизирующего, воздейс твия на информацию, а
виды уязвимос ти -конечный суммарный итог реализации форм
проявления уязвимос ти.
2. Утрата информации вк лючает в себя, по сравнению с у теч-
кой, большее число форм проявления уязвимости информации, но
она не поглощает у течку, т.к. не все формы проявления уязвимос ти
информации, которые приводят или могу т привести к утечке, сов-
падают с формами, приводящими к утрате.
3. Наиболее опасными формами проявления уязвимос ти кон-
фиденциальной документированной информации являются потеря,
хищение и разглаш ение - первые две одновременно могу т привес-
ти и к у трате, и к у течке информации, вторая (хищение информ а-
ции при сохраннос ти носителя) и третья могут не обнаружиться, со
всеми вытекающими из этого последствиями.
4. Неправомерно отождес твлять, как э то нередко делается в
научной литературе и нормативных документах, включая законы,
виды и отдель ные формы проявления уязвимос ти информации
(утрата = потеря, у трата = хищение, у течка = разглашение (распр о-
странение), а также формы проявления уязвимос ти информации и
способы дестабилизирующего воз действия на нее.
5. Необходимо уделять одинаковое внимание пред отвращ е-
нию как у траты защищаемой документированной информации, так
и ее у течки, т.к. ущерб собс твеннику информации наносится в лю-
бом случае.
Защита конфиденциальной документированной информ а-
ции от у тра-; ты и у течки осуществляется в определенной мере в
рамках и первой, второй сос тавляющих конфиденциального дел о-
производс тва, т.к. она взаимоувязана, "переплетена" с ними: док у-
ментирование конфиденциальной информации и организация р а-
боты с конфиденциальными доку ментами должны производиться в
условиях обеспечения их защиты, и вмес те с тем многие вопросы
защиты решаются в ходе и путем осуществления сис тематических
операций по учету и обработке документов. Однако защитные м е-
роприятия охватывают не только сами документы но и другие объ-
екты, так или иначе связанные с защищаемыми докумен тами (по-
мещения, технические средс тва обработки и передачи информ а-
ции и др.) Поэтому в определении конфиденциального делопроиз-
www.kodges.ru
водства защита документированной информации выделена в са-
мостоятельную составляющую.
Конфиденциальное делопроизводство шире открытого и по
своим задачам. Ес ли задачей открытого делопроизводс тва являет-
ся документационное обеспечение управленческой деятельнос ти,
то конфиденциальное делопроизводс тво должно осуществлять
решение двух задач:
1) документационное обеспеч ение вс ех видов конфиденци-
альной деятельности;
2) защ ита документированной информации, образующ ейся в
процес се конфиденциальной деятельнос ти.
Первая задача имеет своей целью организацию и беспере-
бойное фу нкционирование конфиденциальной деятельнос ти в
с фере любого вида производс тва и управления. Это требует от
делопроизводства обеспечения нужд конфиденциальной деятель-
нос ти полной, своевременной и достоверной документной инфо р-
мацией, организации исполнения и ис пользования документов.
Полноту документной информации характеризует ее объем, к о-
торый, с одной с тороны, должен быть дос таточным для принятия
управленческих решений и выполнения производс твенных зад а-
ний, с другой с тороны, являться дейс твительно необх одимым, не
содержащим избыточной, не нужной для деятельнос ти предпр и-
ятия информации.
Достовернос ть документной информации заключается, во-
первых, в ее соответс твии объективному состоянию того или друг о-
го вопроса и, во-вторых, в ее юридической силе, характеризующей-
ся наличием и правильнос тью оформления соответс твующих рек-
визитов.
Своевременнос ть документной информации означает, что за
время обработки и передачи информации не изменилось сос то я-
ние вопроса, к которому она относится.
Организация исполнения документов включает в себя и опера-
тивное доведение их до исполнителей, и обеспечение своевр е-
менного и качественного решения содержащихся в документах во-
просов. Организация использования документов сос тоит в обесп е-
чении как текущего, оперативного, так и пос ледующего, ретроспек-
тивного исполь зования документной информации. Вторая задача
имеет
своей
целью
обеспечение
сохраннос ти
и
кон-
фиденциальнос ти документированной информации, что требует
создания и поддержания специальных условий хранения, обрабо т-
ки и обращения документов, гарантирующих надежную защиту, как
самих документов, так и содержащейся в них информации. Су щ-
нос ть конфиденциального делопроизводс тва обус ловливает его
организационные и технологические особеннос ти, к числу основ-
www.kodges.ru
ных из которых относятся:
письменное нормативное закрепление общей тех нологии
документирования, организации работы с документами и их защ и-
ты;
жесткое регламентирование сос тава издаваемых докумен-
тов и содержащейся в них информации, в том чис ле на стадии под-
готовки черновиков и проектов документов;
обязательный поэкземплярный и полис тный учет всех, без
исключения, документов, проектов и черновиков;
максимально необходимая полнота регис трационных дан-
ных о каждом документе;
фиксация прохождения и мес тонахождения каждого док у-
мента;
проведение сис тематических проверок наличия докумен-
тов;
разрешительная с истема дос тупа к документам и делам,
обеспечивающая правомерное и с анкционированное ознакомление
с ними;
жесткие требования к условиям хранения документов и об-
ращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и
конфиденциальность документированной информации;
регламентация обязаннос тей лиц, допущенных к работе с
конфиденциальной документированной информацией, к ее защите;
персональная и обязательная ответс твенность за учет, с о-
хранность документов и порядок обращения с ними.
Особенностью конфиденциального делопроизводс тва явл яется
и своеобразное переплетение некоторых функций, которые на пе р-
вый взгляд как бы взаимоисключают друг друга. В час тнос ти, фу нк-
циями по реализации задачи документационного обеспечения
конфиденциальной деятельнос ти являются создание документов,
необходимых и достаточных для такой деятельности, предос тав-
ление каждому пользователю вс ех документов, требующихся для
выполнения должностных обязаннос тей, параллельными им фу нк-
циями по реализации задачи защиты конфиденциальной инфо р-
мации - предотвращение необоснованного издания и рассылки д о-
кументов, исключение необоснованного ознакомления с докумен-
тами.
На самом деле применительно к документированию это озна-
чает, что конфиденциальная деятельнос ть должна обеспеч иваться
минимальным количес твом документов при сохранении полноты и
достовернос ти информации, применительно к организ ации доку-
ментооборота - предоставление пользователям всех необходимых
документов, но только тех, которые дейс твительно требуются для
www.kodges.ru
выполнения должнос тных обязан ностей.
Особенности конфиденциального делопроизводс тва одн овре-
менно выс тупают и в качестве требований к нему.
www.kodges.ru
2. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Организация конфиденциального делопроизводс тва означ ает
создание необх одимых условий для изготовления и получения
конфиденциальных документов, организации работы с ними и пр е-
дотвращения утраты и утечки документированной конфиденциаль-
ной информации.
Организация конфиденциального делопроизводс тва включает
создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет,
хранение, обработку и использование конфиденциальных докуме н-
тов, установление его с татуса, с труктуры, численного и должнос т-
ного сос тава, разработку положения о подразделении и должнос т-
ных инс трукций сотрудников, выделение для подразделения слу-
жебного помещения, обеспечение не обходимых условий труда,
разработку или приобретение нормативных документов и метод и-
ческой литерату ры по организации и ведению кон фиденциального
делопроизводства, создание постоянно дейс твующей экспертной
комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерчес кой и слу-
жебной тайне и обучение их правилам работы с конфиденци-
альными документами.
Конфиденциальное делопроизводс тво в силу небольш ого по
сравнению с открытым делопроизводс твом объема документов и в
целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальн о-
сти документов должно быть централизованным, т.е. сос редото-
ченным в едином под разделении предприятия.
Подразделение конфиденциального делопроизводс тва может
быть самос тоятельным структурным подразделением предприятия,
подчиненным непосредственно руководителю предприятия, или
входить в состав Других подразделений, как правило, осуществ-
ляющих защиту конфиденциальной информации: службу безопас-
нос ти, службу защиты информации и др.
5
В "Положении о порядке
обращения со служебной информацией ограниченного распро-
странения" сказано: "Прием и учет (регистрация) документов, со-
держащих служебную информацию ограниченного Распрос тран е-
ния, осуществляю тся, как правило, структурными подразде-
лениями, которым поручен прием и учет несекретной документа-
ции", однако это целес ообразно лишь при незначительном объеме
таких документов и при отсутс твии документов, содержащих ком-
мерческую тайну.
Наименование подразделения конфиденциального делопроиз-
водства, статус и при необходимос ти с труктуру определяет руко-
водитель пред приятия, исходя из объема конфиденциального де-
www.kodges.ru
лопроизводс тва и общей с труктуры предприятия.
Подразделение конфиденциального делопроизводства яв ляет-
ся составной частью сис темы защиты коммерческой и служебной
тайны, органом, осуществляющим, координирующим и контроли-
рующим работу с конфиденциальными документами. Оно должно
рассматриваться как с труктурное подразделение, непос редственно
участвующее в основной деятельнос ти предприятия.
Численный сос тав сотрудников подразделения конфиденц и-
ального делопроизводс тва должен определяться объемом выпо л-
няемой работы с учетом норм времени на ее выполнение.
Поскольку государственных нормативов времени на работы,
связанные с конфиденциальным делопроизводством, нет, с ледует
использовать государс твенные нормативы времени, установле н-
ные для открытого делопроизводс тва, например: "Укрупненные
нормативы времени на работы по делопроизводственному обслу-
живанию", утвержденные пос тановлением Госкомтруда СССР и
Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/1742 (изданы в 1988
г.); "Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы
по документационному обеспечению управления", утвержденные
постановлением Минис терс тва труда Российской Федерации от 25
ноября 1994 г. № 72 (изданы в 1995 г.), и др. Как показывает прак-
тика, содержащиеся в названных и других документах нормативы
применительно к конфиденциальному делопроизводс тву должны
быть увеличены в сред нем примерно на 20-25%, что вызывается
большим количес твом и большей сложнос тью операций с конфи-
денциальными документами. Можно также использовать следу ю-
щую методику, разработанную факу льтетом защиты информации
Российского государс твенного гуманитарного уни верситета.
Методика расчета численности сотрудников подразд е-
ления конфиденциального делопроизводства
1. Расчет нормативной (ш татной) численнос ти сотрудников
подразделения конфиденциального делопроизводс тва осуществ-
ляется по форму ле:
где Н
ч
-
норматив чис леннос ти сотрудников подразделения;
Р,
Р
-
О
бъемы выполняемых работ в натуральных единицах,
рассчитываемые по нормам выработки и по операционным нормам
www.kodges.ru
времени;
t
опер
-
норма времени на операции по операционным нормам
времени, в мин.
Округление полученной нормативной численнос ти по каждому
виду работ должно производиться до второго десятичного знака, а
общего (суммарного) резу льтата ~ до целого числа в с оответс твии
с действую щими правилами округления.
2. Нормы выработки рассчитываются по форму ле:
где:
Н
о
-
норма выработки в натуральных единицах измерения (д о-
кумент, лис т и т.д.) на одного сотрудника в год;
Т
опер
-
норма времени на операцию в минутах;
Ф
пл
-
плановый годовой фонд рабочего времени в часах на од-
ного сотрудника с учетом плановых потерь (очередные и д ополни-
тельные отпуска, болезни и т.д.).
Плановый годовой фонд рабочего времени (Ф
пл
) определяется
по форму ле
где Ф
н
-
номинальный среднегодовой фонд рабочего времени
на од ного работающего в год (без учета потерь), который принят в
расчетах норм выработки в размере 2080 ч.;
А - плановые потери рабочего времени в процентах, которые
приняты в расчетах в размере 11,2 % от номинального среднег о-
дового фонда, в том числе:
-
очередные и дополнительные отпуска - 8,6%;
-
болезни - 2,4%;
-
отпуска по беременнос ти и родам - 0,2%.
Нормы времени на работы по ведению конфиденциального д е-
лопроизводс тва определяются по формуле
Н
в р
-
норма времени на измеритель работы в мину тах; Т^ I оп е-
www.kodges.ru
ративное время на измеритель работы по наблюдениями мину тах;
Т
п.з.
., Т
о.рм.
, Т
от.лн.
-
время на подготовительно-заключительные
one
организационное обс луживание рабочего мес та, отдых и ти-
пичные надобности сотрудников подразделения конфиденциальн о-
го делопроизводства в процентах к оперативному времени.
В нормах времени (выработки) учитывается время на подгото-
вительно-заключительную работу, организационное обслуживание
рабочего мес та, отдых (включая физку льтпаузы) и личные надо б-
нос ти в размере 8 % от оперативного времени на работу с конфи-
денциальными документами и в размере 14% от оперативного
времени на печатание документов.
В нормах времени (выработки) учтены данные фотохрономе т-
ражных наблюдений затрат рабочего времени на выполнение р а-
бот по ведению конфиденциального делопроизводства.
Обоснованное определение чис леннос ти сотрудников подраз-
деления конфиденциального делопроизводс тва на основе норм и-
рования их труда обеспечивает оптимальную загрузку сотрудников,
что влечет за собой повышение оперативнос ти и качества работы.
Должнос тной сос тав сотрудников подразделения конфиденц и-
ального делопроизводс тва должен определяться характером и
сложностью выполняемой работы. Для более многообразной и б о-
лее сложной работы следует устанавливать и более высокие
должности. При определении должнос тей следует руководств о-
ваться "Общероссийским классификатором профессий рабочих,
должностей с лужащих и тарифных раз рядов" (ОК 01694), регла-
ментирующим наименования должнос тей, а так же использовать
"Квалификационный справочник должнос тей руководи телей, спе-
циалис тов и других служащих", утвержденный пос тановлением
Минис терс тва труда и социального развития Российской Федер а-
ции 21 августа 1998 г., в котором содержатся квалификационные
требования! должностям.
При незначительном объеме конфиденциального делопроиз-
водства специальное подразделение конфиденциального дел о-
производс тва может не создаваться. В этом случае издание, обр а-
ботка и хранение конфиденциальных документов возлагается на
специально назначенных приказом руководителя предприятия н е-
скольких либо одного сотрудник других подразделений, как прав и-
ло, с лужбы безопаснос ти или, как было сказано, с лужбы открытого
делопроизводства, если документы содержат сведения, состав-
ляющие только служебную тайну. На этих лиц распрос траняются
все задачи, функции, права и ответс твеннос ть, возлагаемые на
подразделение конфиденциального делопроизводства.
Если ведение конфиденциального делопроизводс тва возложе-
но на одного сотрудника, то для выполнения отдельных дел опро-
www.kodges.ru
изводс твенных операций, в которых требуется учас тие двух лиц
(проверки наличия, уничтожение документов), необходимо привл е-
кать (лучше на пос тоянной основе) второго сотрудника данного или
другого подразделения, имеющего доступ к этим документам. Та-
кое привлечение оформляется приказом по предприятию.
Следует подчеркнуть, что в целях более надежного обеспеч е-
ния сохранности и конфиденциальнос ти документов на подразд е-
ление конфи денциального делопроизводс тва или на специально
выделенных для ведения конфиденциального делопроизводс тва
сотрудников должны быть возложены все операции по печатанию,
учету, размножению, хранению, передаче, отправлению, сис тема-
тизации, проверке наличия и у ничтоже нию конфиденциальных до-
кументов. Функции исполнителей и пользова телей конфиденци-
альных документов в с фере изготовления и обработки документов
ограничиваются подготовкой документов и их исполне нием. Допус-
тимо и печатание документов исполнителями, если оно осу -
ществляется в специально предназначенном для этого помещении
подразделения конфиденциального делопроизводства.
Основные задачи и функции подразделения конфиденциальн о-
го делопроизводства, а также права и ответс твеннос ть его руков о-
дителя должны быть закреплены в положении о подразделении, а
обязаннос ти, права, ответс твенность сотрудников подразделения
конфиденциального делопроизводс тва или специально назначе н-
ных для ведения конфиденциального делопроизводс тва лиц - в
должностных инс трукциях, разраба тываемых на конкретные долж-
нос ти. В должнос тных инс трукциях ус та навливаются и квалифик а-
ционные требования к сотрудникам - образование и стаж работы
на аналогичной должнос ти.
Положение о подразделении конфиденциального делопроиз-
водства и должнос тные инс трукции с отрудников являются орган и-
зационно-правовыми документами, регламентирующими с татус
подразделения в целом и каждого из его сотрудников.
При определении задач и функций подразделения конфид ен-
циального делопроизводства необходимо исходить из того, что оно
должно не только организовывать и осуществлять документацио н-
ное обеспечение конфиденциальной управленческой и производ-
ственной деятельнос ти предприятия, но и участвовать во всех ме-
роприятиях по предотвращению у траты конфиденциальных доку-
ментов и утечки содержащейся в них ин формации. Это учас тие не
ограничивается разработкой и осуществле нием соответс твующих
мероприятий только в рамках подразделения кон фиденциального
делопроизводства. Утрата и утечка конфиденциальной информ а-
ции в большинс тве случаев происходят по вине исполнителей и
пользователей конфиденциальных документов, нарушающих по
www.kodges.ru
разным причинам правила обращения с такими документами. П о-
этому значительная час ть фу нкций подразделения конфиденци-
ального делопроизводства связана с обучением исполнителей и
пользователей прав работы с конфиденциальными документами и
осуществлением контроля за их выполнением. Этим обусловлены
и соответствующие права подразделения конфиденциального д е-
лопроизводс тва, в том числе такие, участие в подборе кадров для
работы с конфиденциальной информацией, внесение предложений
об отс транении от конфиденциальных раб поощрении и привлеч е-
нии к ответс твеннос ти исполнителей и пользователей конфиде н-
циальных документов, учас тие в проведении расследований по
фактам у траты и у течки конфиденциальной информации. В целом
комплекс задач, фу нкций, прав и ответственнос ти подразделения
конфиденциального делопроизводс тва вытекает из содержания его
работ, изложенных в последующих главах.
При разработке должнос тных инс трукций следует учитывать,
во-первых, необх одимос ть специализации сотрудников по отдель-
ным видам работ, что ускоряет их выполнение и повышает качес т-
во, и, во-вторых нормативы времени на работы с тем, чтобы все
сотрудники были загружены равномерно в соответс твии с должн о-
стью и не было перезагруженнос ти, которая отрицательно сказ ы-
вается на качес тве работы, и установлении квалификационных
требований к должнос тям необходимо иметь в виду сложнос ть вы-
полнения некоторых видов работ, требующих специальной подго-
товки. На соответс твующие таким работам должнос ти следует, как
правило, назначать специалистов с высшим или средне-
специальным образованием в облас ти защиты информации.
В соответс твии с законодательс твом сотрудники подразде ле-
ния конфиденциального делопроизводс тва несут дисциплинарную,
административную либо гражданско-правовую ответс твеннос ть за
утрату конфиденциальных документов или разглаш ение содерж а-
щейся в них информации, поэтому в должнос тных инс трукциях
должна быть установлена персональная ответс твеннос ть сотру д-
ников за сохраннос ть конфиденциальных документов и содерж а-
щейся в них информации.
В случаях особой конфиденциальнос ти документов назначение
сотрудников на соответствующие должнос ти в подразделение
конфиденциального делопроизводс тва целесообразно осуществ-
лять пос ле проведения в отнош ении их полномочными органами
проверочных мероприятий при письменном соглас ии на это с о-
трудников.
Все сотрудники, принимаемые на работу в подразделение ко н-
фиденциального делопроизводства, а также при отсу тствии под-
разделения специально назначенные для ведения конфиде нци-
www.kodges.ru
ального делопроизводс тва лица должны дать письменное обяза-
тельс тво по соблюдению режима конфиденциальности. Это обяза-
тельс тво фиксируется в трудовом договоре (контракте) или специ-
альном соглашении. Сотрудники могу т допускаться к работе только
после изучения в час ти, их касающейся, требований действующих
на предприятии нормативно-методических документов по вопросам
организации и ведения конфиденциального делопроизводс тва,
обес печения режима конфиденциальнос ти проводимых работ и
проверки знаний этих требований соответс твующим руководите-
лем.
Подразделение конфиденциального делопроизводс тва должно
быть обеспечено служебным помещением (при необходимос ти -
несколькими помещениями) для хранения конфиденциальных до-
кументов и работы сотрудников подразделения, а также помеще-
нием для исполнителей, если работа с конфиденциальными док у-
ментами не разрешена в слу жебных комнатах исполнителей (см.
главы 6, 9). В служебном помещении следует создавать и поддер-
живать необходимые условия труда, вклю чающие совокупнос ть
компонентов, обеспечивающих работоспособность и здоровье со-
трудников. Эти ус ловия можно подразделить на три груп пы: со-
стояние с лужебного помещения, организация трудового процесса,
поддержание здорового микроклимата в коллективе.
Служебное помещение должно обеспечивать необходимую
площадь на каждое рабочее мес то, быть оснащенным удобной м е-
белью, а также оборудованием и техническими средс твами, вклю-
чая ЭВМ, для оперативного изготовления, размножения, обработки
документов, надежного их хранения, быс трого поиска. Благоприя т-
ная окраска стен помещения и цветовая гамма интерьера, но р-
мальное освещение, поддержание чисто ты, необходимой влажно-
сти и температу ры воздуха, снижение уровня ш ума, возникающего
при работе некоторых технических средс тв, оказывают существе н-
ное положительное влияние на самочувствие сотрудников и стиму-
лируют их работоспособнос ть.
Оснащение с лужебного помещения должно предусматривать и
изготовление необходимых учетных журналов (карточек), бланков
документов, печатей, штампов, а также приобретение расходных
материалов (бу маги, копировальной ленты, спецблокнотов, тетр а-
дей и др.).
В служебном помещении необходимо иметь средства против о-
пожарной защиты.
Организация трудового процесса включает: разработку техн о-
логии выполнения работ, рациональное размещение рабочих мес т
сотрудников, установление правильного режима труда и отдыха,
обеспечение техники безопаснос ти.
www.kodges.ru
Технология выполнения работ складывается из описания с о-
держания работ в последовательнос ти их выполнения. Она может
закрепляться в инс трукции по конфиденциальному делопроизвод-
ству, тех нологических картах, картах организации трудового пр о-
цесса или других документах. Рациональное размещение рабочих
мест сотрудников предполагает их соответс твие технологии в ы-
полнения работ, пос ледовательнос ти про хождения документов,
взаимосвязям между сотрудниками. Оно должно способс твовать и
обеспечению персональной ответс твеннос ти за со хранность доку-
ментов.
Правильный режим труда и отдыха требует рационального
распределения нагрузки в течение рабочего дня, чередования тру-
да и отдыха, проведения при необходимос ти, психофизической
разгрузки.
Установление и поддержание здорового микроклимата в кол-
лективе также способс твует повышению производительности труда
и сохранению здоровья сотрудников. Микроклимат зависит не
только от взаимоотношений сотрудников, но и от отношения руко-
водителя к сотрудникам. Непредвзятос ть со с тороны руководителя,
равномерная загрузка сотрудников, оказание им помощи, внимание
к их бытовым проблемам, своевременное ус транение конфликтных
ситуаций создают благоприятную почву для хорошего нас троения
сотрудников и нормальных, доброжелательных взаимоотнош ений.
Каждый сотрудник подразделения конфиденциального дел о-
производс тва должен быть обеспечен нормативно -методическими
документами регулирующими процесс его деятельнос ти и технол о-
гию выполнения работ. К ним относятся документы, перечисля е-
мые в различных главах данной книги, а также методическая лите-
ратура: книги, брошюры, журналы, которые позволяют найти отв е-
ты на вопросы, не отраженные в нор мативных документах. На ра-
бочих мес тах следует иметь и необходимые справочники, включая
телефонные.
Важной сос тавной час тью организации конфиденциального д е-
лопроизводс тва является создание пос тоянно дейс твующей экс-
пертной комиссии (ПДЭК). Задачами такой комиссии должны быть:
-
разработка перечней сведений, сос тавляющих коммерческую
и служебную тайну;
-
разработка перечней издаваемых предприятием конфиде нци-
альных документов;
-
снижение или снятие с тепени конфиденциальнос ти сведений
и грифа конфиденциальности документов;
-
разработка Положения о системе доступа к конфиденциаль-
ным документам;
-
экспертиза ценнос ти конфиденциальных документов с целью
www.kodges.ru
установления сроков их хранения и отбора документов на основе
этих сроков для архивного хранения и уничтожения;
-
проведение аналитической работы по предотвращению утеч-
ки и утраты конфиденциальной информации.
Учитывая важнос ть задач ПДЭК, в ее состав следует включать
высококвалифицированных сотрудников, в первую очередь руко-
водителей подразделений, имеющих доступ к конфиденциальной
информации. Кроме того в сос тав комиссии должны входить рук о-
водитель с лужбы безопаснос ти предприятия и руководитель под-
разделения конфиденциального делопроизводства, а также руко-
водитель архива предприятия (при наличии архива). Председате-
лем комиссии необходимо назначать одного из заместителей руко-
водителя предприятия, допущенного ко всем конфиденциальным
документам.
ПДЭК создается приказом руководителя предприятия и должна
работать на пос тоянной основе с заменой в необходимых случаях
отдельных ее членов. Задачи, фу нкции и порядок работы комиссии
определяются положением о ней. На ПДЭК может быть возложено
и проведение экспертизы ценнос ти открытых документов с тем,
чтобы она могла оценивать значение документов, обр азующихся в
деятельнос ти предприятия, в их совокупнос ти и таким образом бо-
лее правильно определять сроки их хранения.
Сотрудники, работающие с конфиденциальными документами,
должны иметь допуск к соответс твующим видам тайны.
Допуск сотрудников предприятия к коммерческой и служебной
тайне осуществляется с их согласия и предусматривает:
-
принятие сотрудниками обязательс тв по с облюдению ус та-
новленного на предприятии режима соответс твующего вида тайны,
которые закрепляются в трудовом договоре (контракте) или спец и-
альном соглашении;
-
ознакомление сотрудников с положениями законодательс т-
ва, предусматривающими ответс твеннос ть за нарушение конфи-
денциальности;
-
ознакомление сотрудников с перечнями сведений, сос тав-
ляющих коммерческую и служебную тайну предприятия, и к кото-
рым сотрудники имеют право дос тупа.
Порядок изготовления конфиденциальных документов, режим
обращения с ними требуют определенных знаний, которые должны
быть приобретены до начала работы с документами и постоянно
пополняться. С этой целью необходимо организовывать различные
формы обучения сотрудников: техническую учебу, семинары, са-
мостоятельную подготовку со сдачей зачетов и др. Для проведения
занятий следует привлекать не только сотрудников подразделения
конфиденциального делопроизвод ства, но и руководителей соо т-
www.kodges.ru
ветствующих подразделений предприятия, а также специалис тов
по конфиденциальному делопроизводству, рабо тающих в соответ-
ствующих научно-исс ледовательских и учебных заве дениях.
www.kodges.ru
|