Отметка о наличии приложения к конфиденциальному доку-
менту оформляется разными способами в зависимости от того, н а-
звано приложение в текс те или нет и конфиденциальное оно или
открытое.
Если приложение (как конфиденциальное, так и открытое) н а-
звано в тексте, то в отметке о наличии приложения оно не указ ы-
вается, если не названо - указывается.
Кроме того, если приложение конфиденциальное, то в отметке
www.kodges.ru
о наличии приложения прос тавляются его учетный номер и гриф
конфиденциальности (полнос тью), номер (номера) экземпляров,
количес тво лис тов в экземпляре; ес ли приложение открытое - ко-
личество лис тов в экземп ляре и количес тво экземпляров. Прос тав-
ление учетного номера обусловлено тем, что, как уже отмечалось,
каждое конфиденциальное прило жение регистрируется за сам о-
стоятельным номером, прос тавление грифа конфиденциальнос ти
необходимо потому, что приложения могу т быть с разными грифа-
ми и без них, проставление номера экземпляра дикту ется требова-
нием поэкземплярного учета документов.
При наличии нескольких приложений они нумерую тся.
С учетом изложенного отметка о наличии приложения может
быть оформлена с ледующим образом:
Приложение: №16 для с лужебного пользования, экз. № 2 на 6
л.
или
Приложение: 1. Справка о реализации продукции, №17 с трого
конфиденциально, экз. № 1,2на Юл. каждый.
2. Акт о списании бракованных изделий на 3 л. в 2 экз.
Если приложение сброшюровано, то количес тво лис тов не ук а-
зывается.
Если приложение направляется не во все указанные в док у-
менте ад реса, то в конце отметки о его наличии это оговаривается,
например: в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу в правом верх-
нем углу первого лис та пишется: Приложение (без кавычек) с ук а-
занием наименования распорядительного документа, его даты, но-
мера и грифа конфиденциальнос ти, например:
Приложение
к приказу председателя правления
от 14.04.2003 № 7СК
При наличии нескольких приложений к распорядительному д о-
кументу на каждом из них прос тавляется порядковый номер: Пр и-
ложение 1, Приложение 2 и т.д. Допускается слово "Приложение"
печатать прописными буквами и перед его порядковым номером
ставить знак №.
Подпис и состоит из наименования должнос ти лица, подп исав-
шего документ, его личной подписи и ее расшифровки.
Документы подписываются должнос тными лицами организа-
www.kodges.ru
ции, определяемыми учредительными документами или приказами
по организации. Право подписи закрепляется в перечне изд авае-
мых конфиденциальных документов.
В зависимости от вида и назначения документа он подп исыва-
ется одним или нескольким должностными лицами одной или н е-
скольких организаций.
Если документ сос тавлен на бланке, то наименование должн о-
сти дается сокращенное, например:
Генеральный директор
личная И. К. Иванов
подпись
При оформлении документа на бланке должнос тного лица
должность этого лица в подписи не указывается.
Если документ подписывается несколькими должнос тными ли-
цами, то их подписи располагаются одна под другой в пос лед ова-
тельнос ти, соответс твующей занимаемой должнос ти, например:
Председатель правления
личная В.М. Бушуев
подпись
Главный бухгалтер
личная В.М. Коновалова
подпись
Если документ подписывается лицами нескольких организаций,
то он печатается не на бланке, в реквизит "Подпись" включаются
полные наименования организаций, подписи располагаю тся на од-
ном уровне, например:
Генеральный директор
Генеральный
дирек-
тор
АОЗТ "Азот"
АОЗТ "Полиметаллы"
личная
И. И. Иванов
личная
С.
С.
Сидоров
подпись
подпись
При подписании документа, сос тавленного комиссией, ук азы-
ваются Щ Должнос ти лиц, подпис ывающих документ, а их обязан-
нос ти в составе комиссии, например:
Председатель комиссии
личная подпись
Ю.Н.
Трифонов
www.kodges.ru
Члены комиссии
личная подпись В.А. Аксенов
личная подпись ИМ. Барышников
и т.д. (в алфавитном порядке)
Если на проекте документа заготовлена подпись одного долж-
ностного лица, а документ подписывается другим должнос тным
лицом, то обязательно указывается фактическая должнос ть лица,
подписавшего документ, и расшифровка его фамилии. Исправле-
ния могу т вноситься печатным или рукопис ным спос обом. При этом
не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наиме-
нованием должнос ти.
Гриф согласования документа должен, как правило, прим е-
няться при соглас овании документа с другими организациями, и н-
терес ы которых в нем затрагиваются, а также с коллегиальными
органами данной организации, включая общественн ые (общее со-
брание, комиссия и др.). Согласование имеет целью подтвержд е-
ние необходимос ти издания документа, правильнос ти изложения
вопросов и соответс твия их действу ющим нормативным актам.
Гриф согласования документа сос тоит из слова СОГЛАСОВА-
НО (без кавычек и двоеточия), наименования должнос ти лица, с
которым согласовывается документ (с указанием полного наимен о-
вания организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, н а-
пример:
СОГЛАСОВАНО
Префект Южного
административного округа
г. Москвы
личная подпись П. П. Бирюков
11.05. 2003
При необходимости согласования документа с несколькими о р-
ганизациями фифы согласования располагаются на одном уровне
или составляется лис т согласования с указанием на нем наимен о-
вания документа, о чем в документе на мес те прос тавления грифа
согласования делается отметка: Согласовано, см. лис т согласов а-
ния.
Если согласование осуществляется письмом, протоколом и
другими документами, то гриф с огласования оформляется сл е-
дующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо АООТ "Изумруд"
от 26.04.2003 № 16 СК
www.kodges.ru
Согласование производится, как правило, пос ле подписания
документа.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в
левой с тороны документа.
Визы согласования документа применяются при согласов а-
нии проекта документа с подразделениями данной организации.
Как и грифом согласования, визами подтверждается возможнос ть
издания документа, объективнос ть включения в него информации,
отсутс твие в документе ош ибочных положений, соответс твие его
правовым актам и ранее приня тым решениям, техническая и эко-
номическая обоснованнос ть предлага емых мер и др.
При визировании проекта документа должна соблюдаться о п-
ределенная последовательнос ть: первым визирует проект док у-
мента исполнитель, отвечающий за общее содержание документа,
вторым - руководитель подразделения, в котором работает испо л-
нитель, затем - должнос тные лица, интересы (вопросы) которых
затрагиваются в документе, потом - юрис т на соответс твие проекта
документа дейс твующим нормативным документам, в том чис ле
данной организации, а также на соответствие вида документа его
содержанию. Последним проект документа визирует сотрудник (ру-
ководитель) подразделения конфиденциального делопроизводс тва
на предмет наличия и правильнос ти оформления не обходимых
реквизитов проекта документа и соответс твия грифа его кон-
фиденциальнос ти составу содержащейся в проекте документа и н-
формации.
Документ, подлежащий визированию, может предс тавляться на
подпись соответс твующему должнос тному лицу только при нал и-
чии всех необходимых виз.
Виза включает должность визирующего, подпись, расшифровку
подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:
Начальник отдела снабжения
личная подпись
И.Н. Петров
09.04. 2003
При наличии замечаний к проекту документа они излагаю тся на
отдельном лис те, прилагаемом к документу, а виза оформляется
следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник отдела кадров
личная подпись
А.А. Сидоров
11.04. 2003
www.kodges.ru
Если подлинник документа ос тается в организации, то визы
прос тавляются на нем в нижней час ти оборотной стороны послед-
него листа. Если подлинник отправляется, то визы прос тавляются
в нижней час ти лицевой с тороны ос тающегося в организации э к-
земпляра. Допускается прос тавление виз производить на отдель-
ном прилагаемом к документу лис те, а также осуществлять по у с-
мотрению организации, полис тное визирование документа, вклю-
чая приложения.
Печать заверяет подлиннос ть подписи должнос тного лица на
документах, требующих особого удостоверения их подлиннос ти.
Такие доку менты предусмотрены специальными нормативными
актами и в первую очередь связаны с финансовыми средс твами
или имеют особое правовое значение. В соответс твии с этими сп е-
циальными нормативными актами в каждой организации целес о-
образно разработать перечень до кументов, на которых прос тавля-
ется оттиск печати, или делать пометку об этом в графе "Примеч а-
ние" перечня издаваемых конфиденциальных документов (см. под-
раздел 3.1), что позволит исполнителям знать, на ка ких документах
должна прос тавляться печать, сотруднику, ответс твенно му за хра-
нение и использование печати, избегать ошибок при решении во-
проса о ее прос тавлении, а сотруднику подразделения конфиде н-
циального делопроизводства контролировать наличие оттиска п е-
чати на соответс твующих документах.
Отметка о заверении копии проставляется при заверении со-
ответс твия неподписанных экземпляров документа подлиннику.
Она помещается ниже реквизита "Подпись" и включает: завер и-
тельную надпись Верно (без кавычек), должнос ть лица, заверивш е-
го экземпляр, личную под пись, расшифровку подписи и дату зав е-
рения, например:
Верно
Старший инспектор личная подпись Н.В. Зотова
14.04. 2003
В необх одимых случаях, определяемых организацией, допу с-
кается заверять неподписанные экземпляры печатью организации.
Отметка об исполнителе конфиденциального документа яв-
ляется своего рода паспортом (формуляром) документа и включ а-
ет сведения, по которым можно восстановить необходимые уче т-
ные данные о документе в случае утраты регис трационной карточ-
ки (журнала). В отметке указываются учетный номер и гриф конфи-
денциальности документа, количес тво изготовленных экземпляров,
фамилия исполнителя документа, фамилия лица, печатавшего д о-
кумент (ес ли документ печатался не ис полнителем), дата печата-
www.kodges.ru
ния документа, например:
иск
3 экз.
Иванов
печ. Сидорова
12.04. 2003
На документах, направляемых в другие организации, целесо-
образно указывать не только фамилию исполнителя, но и полно-
стью его имя и отчес тво, а также номер его телефона, что позволя-
ет получателям доку мента при возникновении вопросов связывать-
ся непосредственно с исполнителем.
Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой или обо-
ротной с тороны пос леднего лис та.
Идентификатор электронной копии документа прос тавляется
в случаях, когда документ вводится в память ЭВМ или изгото влен
при помощи печатающих устройс тв средств вычислительной тех-
ники.
Отметка может включать наименование файла на машинном
носителе и дату, а также другие поисковые данные. Реквизит пр о-
ставляется в левом нижнем углу каждого листа документа.
www.kodges.ru
4. УЧЕТ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУ-
МЕНТОВ
4.1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К УЧЕТУ КОНФИДЕН-
ЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Учет конфиденциальных документов является одной из важ-
нейших сос тавных час тей конфиденциального делопроизводс тва.
В открытом делопроизводс тве вместо термина "учет" употребляе т-
ся термин "регистрация", которая, согласно Типовой инструкции по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной влас ти,
предс тавляет собой "запись учетных данных о документе по уста-
новленной форме, фиксирую щая факт его создания, отправления
или получения". Основная цель ре гистрации - пос троение поиско-
вой сис темы по документам. В конфиденциальном делопроизвод-
стве запись учетных данных о документе не сводится только к фик-
сированию факта его создания, отправления или" получения и яв-
ляется не только основой построения поисковой сис темы по док у-
ментам, хотя и то, и другое относятся к целям записи. Важнейшая
цель записи учетных данных сос тоит в обеспечении сохраннос ти
конфиденциальных документов и предотвращении таким образом
утечки содержащейся в документах информации. Для достижения
этого в регис трационных формах необходимо фиксировать не
только данные о самом документе, включая количес тво его экзем-
пляров и лис тов, поскольку утрата экземпляра или отдельных лис-
тов при безучетном их хранении зачас тую приводит и к у течке ко н-
фиденциальной информации, но и любое движение и местонахож-
дение документа, что позволяет, помимо расши рения справочно-
поисковых данных о документе, обеспечивать персо нальную от-
ветственнос ть за его сохранность и качес твенно проводить прове р-
ки наличия документов с целью своевременного обнаружения их
возможных утрат. Поэтому применительно к конфиденциальным
документам употребляется термин "учет", т.к. он является более
емким и не сводится только к фиксированию данных о реквизитах
документа.
Учет конфиденциальных документов осуществляется подраз-
делением конфиденциального делопроизводс тва. В "Положении о
порядке обращения со с лужебной информацией ограниченного
распространения" записано, что при небольшом объеме докуме н-
тов с грифом (пометкой) "Для служебного пользования" их учет
разрешается вес ти совмес тно С несекретными документами. Од-
нако формы учета несекретных докумен тов не отражают всех пок а-
www.kodges.ru
зателей, необходимых для учета документов с грифом "Для слу-
жебного пользования", что создает условия для у траты докуме н-
тов. К тому же при совместном учете усложняется работа по реги-
страции, проведению проверок наличия, поиску, систематизации
документов, содержащих служебную тайну. Поэтому оптимальным
вариантом является раздельный учет несекретных и с грифом "Для
служебного пользования" документов.
Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществ-
ляется отдельно от документов, содержащих служебную тайну.
Учету подлежат все без исключения изготовленные на пред-
приятии и полученные им конфиденциальные документы.
Учет конфиденциальных документов подразделяется на 3 в и-
да: изданных документов, поступивших документов и документов
выделенного хранения.
Учет изданных документов охватывает документы, изготовле н-
ные на данном предприятии рукописным, машинопис ным способ а-
ми или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независ имо
от того, направляются эти документы на другие предприятия или
являются вну тренними.
Учет пос тупивш их документов охватывает документы, пос ту-
пившие от других предприятий, за исключением тех из них, кото-
рые без присвоения им регис трационного номера по этому вид у
учета сразу переводятся на учет документов выделенного хран е-
ния.
Учет документов выделенного хранения охватывает все док у-
менты, не подлежащие подшивке в дела. В открытом делопроиз-
водстве нет такого вида учета. Документы, которые по различным
причинам не подшиваются в дела, передаются в библиотеку, тех-
нический архив или соответс твующие производс твенные подраз-
деления. В конфиденциальном делоп роизводс тве в силу того, что
оно распространяется не только на управ ленческую, но и на науч-
но-техническую документацию и учет этой документации осущест-
вляется в одном подразделении, документы, не подле жащие под-
шивке в дела, с тавятся или переводятся на учет документов выд е-
ленного хранения. Эти документы можно разделить на две катего-
рии. К первой относятся документы, которые по производственным
условиям нецелесообразно подшивать в дела. Например, различ-
ного рода технологические инс трукции, с которыми параллельно
работают несколь ко исполнителей. При подшивке их в дело испо л-
нитель, взявший дело, лиш ает ос тальных исполнителей возможно-
сти пользоваться необходимыми им инс трукциями. Ко второй кате-
гории относятся документы, которые по их внешним особеннос тям
невозможно или нецелесообразно подшивать в дела (большого
формата, сброшюрованные, чертежно-графические и т.д.). На этот
www.kodges.ru
вид учета могу т с тавиться документы на с тадии их создания или
получения либо переводиться документы, уже взятые на Учет из-
данных или пос тупивших документов.
Независимо от вида учета конфиденциальные документы мож-
но учитывать в журналах или карточках. При большом объеме до-
кументов целесообразно использовать карточный способ учета, т.к.
он сокращает время на поиск документов за счет помещения ка р-
точек в соответс тву ющие рубрики картотек, дает возможность осу-
ществлять ручной контроль исполнения документов без изготовле-
ния специальных контрольных карточек, ускоряет и повышает к а-
чество проведения проверок наличия документов.
При карточном способе учета документов (как и носителей) не-
обходимо вес ти контрольный журнал, предназначенный для реги-
страции карточек и обеспечения пос ледовательнос ти прос тавл е-
ния их номеров, контроля за мес тонахождением документов, нахо-
дящихся в обращении, ускорения их поиска, а также д ля прос тав-
ления отметок о проверках наличия документов. Контрольный жур-
нал заводится по каждому виду кар точного учета документов. Он
имеет с ледующую форму:
Учетные номера
документов
Местонахождение
документов
Отметки о проведении про-
верок наличия документов
1
2
3
В графе 2 напротив соответс твующего номера прос тавляются
карандашом фамилия сотрудника, получившего документ, или дру-
гое местонахождение документа. При изменении мес тонахождения
документа предыдущая отметка зачеркивается или вытирается и
прос тавляется новая, при этом карточка учета данного документа
каждый раз помещается в соответс твующую рубрику картотеки.
При отработке документа (переводе на другой вид учета, отправ-
лении, подшивке в дело, уничтожение, передаче на архивное хр а-
нение) с оответствующий номер в контрольном журнале округляе т-
ся без указания окончательного мес тонахождения до кумента. Кар-
точка помещается в картотеку отработанных документов по поряд-
ку номеров.
В графе 3 напротив с оответствующего номера прос тавляется
дата проведения квартальной проверки наличия документа (см.
главу 10).
Вместо контрольного журнала допус тимо вести валовую карто-
теку, формируемую из вторых экземпляров учетных карточек, в
которую вносятся данные, предусмотренные для контрольного
журнала, но реальные затраты при этом возрастают за счет изг о-
товления вторых экземпляров карточек.
www.kodges.ru
Журналы или картотеки учета изданных и пос тупивших док у-
ментов ведутся погодно; не исполненные в текущем году докумен-
ты подлежат переводу на учет следующего года (кроме распоряд и-
тельных документов и протоколов) с отметкой об этом в учетных
формах текущего года, оформляемой по аналогии с отметкой о п е-
ререгис трации нос ителей: по изданным документам в графе 16, по
поступившим - в графе 14. Журнал (картотека) учета документов
выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года
продолжают номера предыдущих лет. Вызвано это тем, что выд е-
ленному хранению подлежат, как правило, документы пос тоянного
и долговременного хранения, и их ежегодная перерегис тра ция
привела бы к увеличению трудоемкос ти обработки документов и
созданию сложностей для их пользователей.
Порядок оформления учетных форм документов и внесения
исправлений в произведенные в них записи является таким же, как
и для учетных форм носителей.
4.2. УЧЕТ ИЗДАННЫХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДО-
КУМЕНТОВ
В предыдущей главе было сказано, что учет изданных конфи-
денциальных документов осуществляется на с тадии подготовки их
проектов. Там же была изложена технология учета и дана форма
журнала (карточ ки) учета.
Издаваемые на предприятии конфиденциальные распоряд и-
тельные документы (пос тановления, приказы, распоряжения), а
также протоколы, помимо учетного номера, должны иметь раз-
дельную по видам тайны ежегодную порядковую нумерацию в пре-
делах каждого из этих видов документов. Для обеспечения после-
довательнос ти прос тавления таких но меров, ускорения поиска д о-
кументов необходимо вести журналы учета изданных конфиденц и-
альных распорядительных документов и протоко лов по каждому их
виду отдельно. Журнал имеет следующие графы:
Поряд-
ковый но-
мер и гриф
конфиден-
циальности
Д
ата
Уче
тный
номер
За-
головок
Количе-
ство экземп-
ляров
Количе-
ство листов в
экземпляре
От-
метка о
местона-
хождении
1
2
3
4
5
6
7
Если документы издаются с одним грифом конфиденциальн о-
сти, то в наименовании графы 1 с лова "и гриф конфиденциально-
www.kodges.ru
сти" опускаются, рядом с номерами документов гриф не прос тав-
ляется.
В графе 3 прос тавляется учетный номер документа, присвое н-
ный ему по журналу учета изданных документов.
Графы 14 обязательны, целесообразность включения граф 57
должна определяться главным образом объемом и характером
справочной работы по документам.
Достарыңызбен бөлісу: |