ГОДОВАЯ ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ КОНФИ-

10.5. ГОДОВАЯ ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ КОНФИ-
ДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ ВЫДЕЛЕННОГО 
ХРАНЕНИЯ И УЧЕТНЫХ ЖУРНАЛОВ (КАРТОТЕК) 
 
Годовая  проверка  наличия  дел  должна  проводиться  пос ле 
подшивки в дела  истекшего года всех поступивших и изданных за 
этот  год  документов  и  после  закрытия  дел  (просчета  лис тов,  со-
ставления заверительной надписи дела,  его прошивки и опечаты-
вания). Если  отдельные документы  требуют длительного  исполне-
ния и поэтому не могу т быть подшиты в дела, то их следует п ере-
регис трировать в журнал учета документов следующего года с це-
лью  закрытия  соответс твующего  дела  за  ис текший  год,  однако  по 
документам  пос тоянного  срока  хранения  такая  пере регис трация 
может допускаться как исключение. 
Для  проверки  наличия  всех  дел,  зарегис трированных  в  истек-
шем и предыдущих годах, привлекаются дела и номенклатуры дел 
за соответствующие годы. На обложке дела и в номенклатуре пр о-
веряется соответс твие  индекса  (номера) дела, номера  тома дела, 
количес тва  лис тов  в  томе.  Кроме  того,  в  делах,  зарегис трирован-
ных в  истекшем году, проверяется соответс твие данных  о колич е-
стве лис тов на обложке дела и в заверительной надписи.  
Для проверки наличия всех документов выделенного хранения, 
www.kodges.ru

зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, привлекают-
ся документы и журнал учета документов выделенного хранения.  В 
документе  и  журнале  проверяется  соответствие  уче тного  номера, 
номеров экземпляров, количес тва листов в экземпляре (в докумен-
те количество листов  -по заверительной надпис и, если не прос тав-
лено на обложке, ес ли проставлено, то по заверительной надписи 
только в документах, зарегис трированных в ис текшем году).  
Годовая проверка  наличия учетных журналов (картотек) долж-
на проводиться пос ле выверки и закрытия журналов (картотек) уче-
та носите-.  лей  (при  погодном  их учете),  изданных  и  пос тупивших  
за ис текший год документов. В ходе выверки  осуществляется пр о-
верка  наличия  округлений  (закрытия) всех регис трационных  ном е-
ров  (снятия  носителей и документов с учета по данным регис тра-
ционным номерам) и проверка наличия карточек в картотеке  отра-
ботанных  документов.  При  этом  если  отдельные  документы  и  н о-
сители перерегис трированы в журналы учета следующего года, то 
в журналах учета документов (носителей)  текущего и с ледующ его 
годов  проверяется  соответс твие  учетных  данны х,  а  на  документе 
(носителе)  - наличие нового учетного номера. Правильнос ть отме-
ток о перерегистрации в журнале  текущего года завер яется подпи-
сями  проверяющих,  а  в  журнале  следующего  года  рядом  с  номе-
ром документа  (носителя) прос тавляется  отметка о проверке пр а-
вильнос ти  регистрационных данных. В закрыва емых учетных  фор-
мах после  последнего регис трационного  номера в журнале или на 
отдельной карточке, помещаемой в конце картотеки, производится 
запись:  "Все  учетные  номера  журнала  (картотеки)  закрыты  и  пр о-
верены",  заверяемая  подписями  проверявших  с  прос тавлением 
даты. При наличии незакрытых учетных номеров выявляются при-
чины и принимаются меры по закрытию.  
Для проверки наличия всех учетных журналов (картотек), зав е-
денных  в  истекшем  и  предыдущих  годах,  привлекаются  журналы 
(картотеки) и номенклату ра дел. В журнале и номенклатуре пров е-
ряется  соответс твие  учетного  номера,  номера  тома  (при  наличии 
двух  и  более  томов),  количества  лис тов  (в  журнале  -  по  завери-
тельной  надписи).  В  картотеке  и  но менклатуре  проверяется  соот-
ветствие учетного номера, количес тва кар точек (в картотеке по по-
следнему номеру карточки).  
Даты проверок прос тавляются в номенклатуре дел рядом с и н-
дексом (номером) дела (журнала, картотеки), в журнале учета д о-
кументов  выделенного  хранения  -  рядом  с  номером  документа. 
Выявление  отсу тс твующих  дел,  документов  и  журналов  произв о-
дится пу тем выверки дат проверок и подписей о снятии их с учета. 
При  отсутс твии дел, документов  и журналов их поиск осуществл я-
ется по технологии, предусмотренной для квартальных проверок, в 
www.kodges.ru

По результатам годовой проверки сос тавляется  акт по следующей 
форме:  
 
 
 
Наименование предприятия  
 
 
УТВЕРЖДАЮ 
Наименование должно-
сти 
руководителя предпри-
ятия 
_____________________
___ 
(подпись, инициалы, фамилия, 
дата) 
 
АКТ 
00.00.0000 № _______ 
___________________  
(место составления) 
о проверке наличия конфиденциальных  
дел, документов   и   учетных   журналов  
(картотек) за __________ год  
 
Сос тавлен: 
_______________________________________________  
(инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку) 
В период с ________ по _________ 200_ г. проведена проверка:  
 
- 
фактического  наличия  всех  дел  и  документов  выделенного 
хранения,  зарегистрированных  в  ис текшем  и  предыдущих  годах 
(без просчета лис тов); 
- 
фактического наличия учетных журналов (картотек), зарег ис т-
рированных в ис текшем и предыдущих годах (без просчета лис тов, 
карточек);  
- 
закрытия всех регис трационных номеров в журналах (картоте-
ках) учета изданных, поступивших документов и носителей, зареги-
стрированных в ис тек шем году. 
В результате проверки установлено:  
1.  Все  подлежавшие  проверке  дела,  документы  выделенного 
хранения и учетные журналы (картотеки) находятся в наличии;  
2. Все регис трационные номера в журналах (картотеках ) учета 
закрыты;  
3.  __________  дел  (документов  выделенного  хранения)  не  з а-
регис трированы по формам учета.  
_____________________.  
www.kodges.ru

_____________________.  
(подписи) 
При наличии заключения комиссии  по  фактам у трат или выяв-
ления  неучтенных  дел,  документов  выделенного  хранения  и  жу р-
налов учета оно прилагается к  акту проверки с отражением в рек-
визите "Отметка о наличии приложения". 
 
1
0.6. НЕРЕГЛАМЕНТНЫЕ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ 
КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ, ДОКУМЕНТОВ 
И ДЕЛ 
 
Нерегламентные  проверки  наличия  конфиденциальных  нос и-
телей, документов и дел проводятся при смене руководителя и с о-
трудников  подразделения  конфиденциального  делопроизводс тва, 
их временном отсу тствии (болезнь, командировка, отпуск), вр емен-
ном отсутс твии ис полнителей, нарушении оттисков печатей на хр а-
нилищах  документов,  лик видации  предприятия.  Во  всех  случаях  
они  осуществляются  пу тем  проверки  соответс твия  фактического 
наличия носителей, документов и дел учетным данным на них.  
При  смене  руководителя  подразделения  конфиденциального 
делопроизводства  проводится  проверка  наличия  всех  носителей, 
документов и дел, независимо от времени их регис трации. Прове р-
ка  проводится  комиссией,  назначаемой  приказом  руководителя 
предприятия.  Резу льтаты  проверки  отражаются  в  общем  акте 
приема-передачи  дел.  К  акту  прилагаются  справки  сотрудников 
подразделения  конфиденциального  делоп роизводс тва,  подтвер-
ждающие  наличие  носителей,  документов  и  дел,  находящихся  у 
них на хранении.  
При  смене  сотрудника  подразделения  конфиденциального  д е-
лопроизводс тва  проводится  проверка  наличия  носителей,  док у-
ментов и дел, находящихся на ответс твенном хранении сотрудн и-
ка. Проверка  осуществляется сдающим и принимающим сотрудни-
ками. Резу льтаты проверки оформляются актом приема-передачи, 
подписываемым этими сотрудниками и у тверждаемым руководите-
лем подразделения конфиденциаль ного делопроизводс тва. В слу-
чае  отсутс твия  сменяемого  сотрудника  проверка  проводится  к о-
миссией. 
На период временного отсу тс твия  руководителя  или сотрудн и-
ка  подразделения  конфиденциального  делопроизводства  числ я-
щиеся за ними документы, носители  и дела, необходимые для  те-
кущей работы, передаются замещающим их лицам по разовой рас-
писке или по акту  с проверкой соответс твия  их  фактического нали-
чия учетным данным. При отсу тствии передающего  лица проверка 
www.kodges.ru

проводится  комиссией.  Нос ители,  документы  и  дела,  которые  не 
требуются для работы на  период  времен ного отсу тс твия  лица,  не 
передаются. Они должны храниться в опечатанных металлических 
шкафах  (сейфах).  При  этом  составляется  акт,  в  кото ром  указыва-
ются  номера  хранилищ  и  номер  печати,  которой  они  опеча таны. 
Принимающее  лицо  не  несет  ответс твеннос ти  за  нах одящиеся  в 
этих  хранилищах  документы,  если  оттиск  печати  на  них  не  будет 
нару шен. При нарушении оттиска печати, а также в случае проник-
новения в помещения, в которых хранятся  носители, документы и 
дела,  пос торонних  лиц  со  вскрытием  хранилищ  или  нарушением 
оттиска печатей на них приказом руководителя п редприятия назна-
чается  комиссия  для  проверки  находящихся  в  хранилищах  доку-
ментов. Результаты проверки оформ ляются актом.  
При  увольнении,  переводе  на  другую  работу,  перед  команд и-
ровкой,  отпуском  исполнителя  находящиеся  в  его  спецпортфеле 
документы  и  носители  передаются  в  подразделение  конфиденци-
ального  делопроизводства  со  списанием  их  в  учетных  формах.  Б 
случае внезапного отсу тствия исполнителя (болезнь и др.) необхо-
димые  для  работы  документы
; 
находящиеся  в  его  спецпортфеле, 
изымаются  комиссионно  с  проверкой  соответствия  фактического 
наличия  изымаемых  документов  учетным  данным.  При  этом  с о-
ставляется  акт  изъятия  документов,  в  котором  отра жается,  какие 
документы (с указанием учетного номера и количес тва лис тов каж-
дого  документа)  изъяты.  Спецпортфель  с  ос тавш имися  доку-
ментами  опечатывается  печатями  двух  членов  комиссии  (с  отр а-
жением в акте номеров печатей), изъятые документы спис ываются 
с исполнителя в формах учета.  
При  ликвидации предприятия проверка наличия носителей, д о-
кументов  и  дел  проводится  комиссией,  назначаемой  руководите-
лем  организации.  Резу льтанты  проверки  оформляются  актом,  к о-
торый приобщается к общему акту о  ликвидации.  
www.kodges.ru

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 
 
 
Гражданский кодекс Российской Федерации.  
 
Федеральный  закон  "Об  информации,  информатизации  и  
защите информации.  
 
Федеральный закон "Об акционерных обществах". 
 
Закон "О предприятиях в СССР". 
 
Закон  РСФСР  "О  предприятиях  и  предпринимательской 
деятельнос ти". 
 
Закон РСФСР "О конкуренции и  ограничении монополис ти-
ческой деятельнос ти на товарных рынках»  
 
Закон  РФ  "О  товарных  знаках,  знаках  обслуживания  и  на-
именованиях мес т происхождения товаров". 
 
Основы  законодательства  Российской  Федерации  об  А р-
хивном фонде Российс кой Федерации и архивах. 
 
Проект Федерального закона "О коммерческой тайне".  
 
Положение об Архивном  фонде Российской Федерации, ут-
вержденное Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552.  
 
Пос тановление Правительс тва РСФСР от 5 декабря 1991 г. 
№ 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять комме р-
ческую тайну". 
 
Положение  о  порядке  обращения  с о  служебной  информа-
цией  ограниченного  распрос транения  в  федеральных  органах  ис-
полнительной  влас ти,  у твержденное  постановлением  Правитель-
ства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1233.  
 
ГОСТ  Р5114198.  Делопроизводс тво  и  архивное  дело.  Тер-
мины и определения.  
 
Государственная  сис тема  документационного  обеспечения 
управлений.  Основные  положения.  Общие  требования  к  докуме н-
там и службам документационного обес печения. М., 1991.  
 
Типовая  инструкция  по  делопроизводс тву  в  федеральных  
органах исполнитель ной влас ти. М., 2001. 
 
Общероссийский  классификатор  управленческой  докумен-
тации. М., 1994.  
 
Общероссийский классификатор профессий рабочих, долж-
нос тей с лужащих и тарифных разрядов. М., 1994.  
 
Квалификационный справочник должнос тей руководителей, 
специалис тов и других служащих. М>, 1998. 
 
Укрупненные нормативы времени на работы по делопроиз-
водственному обс луживанию. М., 1988.  
 
Межотраслевые укрупненные  нормативы времени на рабо-
ты по документационному обеспечению управления. М., 1995.  
www.kodges.ru

 
Перечень  типовых  управленческих  документов,  образу ю-
щихся в деятельнос ти организаций, с указанием сроков хранения. 
М., 2001.  
 
Перечень  научно-технической  документации,  подлежащей 
приему в государственные архивы России. М., 1998.  
 
Управленческие  документы  пос тоянного  срока  хранения, 
образующиеся  в  деятельнос ти  негосударс твенных  коммерческих 
организаций  (хозяйс твенных  товариществ,  производственных  ко о-
перативов). Справочное пособие. М., 1996.  
 
Отбор  на  государс твенное  хранение  управленческих  доку-
ментов, образующихся в деятельнос ти  негосударс твенных орган и-
заций  (новых  экономических  хозяйс твенных  с труктур).  Методич е-
ские рекомендации. М., 1998.  
 
www.kodges.ru

Файл взят с сайта
www.kodges.ru
на котором есть еще
много интересной
литературы
wbooks.ifolder.ru
 — бесплатный файловый хостинг
www.kodges.ru