часть Архивного фонда сос тавляют документы, находящиеся в
собс твеннос ти общественных и религиозных объединений и орг а-
низаций или в час тной собственнос ти негосударс твенных объеди-
нений, организаций и физических лиц и предс тавляющие собой
историческую, научную, социальную, экономическую, политическую
или культурную ценнос ть.
Государственные и муниципальные органы влас ти и подведом-
ственные им предприятия обязаны в установленном государс твен-
ными нормативными актами порядке и в ус тановленные ср оки пе-
редавать доку менты постоянного хранения в государс твенные а р-
хивы. Негосударс твенные предприятия обладают правом собс т-
венности на созданные в процессе их деятельнос ти документы,
отнесенные к негосударственной части Архивного фонда, и могу т
передавать документы пос тоянного хране ния в государс твенные
архивы на основе соглашения (договора), огова ривая при необхо-
димос ти особые условия хранения передаваемых до кументов и
пользования ими.
Сос тав государс твенных и муниципальных органов влас ти и
подведомственных им предприятий, передающих документы по-
стоянного хранения в государственные архивы, а также категории
передаваемых ими документов (все документы пос тоянного хран е-
ния или час ть из них), оп ределяются Государс твенной архивной
службой России (Росархивом) и органами управления архивн ым
делом субъектов Российской Федера ции. В отношении негосудар-
ственных предприятий такое определение производится органами
и учреждениями Росархива совмес тно с собственниками докумен-
www.kodges.ru
тов и оформляется договором.
Таким образом, применительно к конфиденциа льным докумен-
там ис точниками комплектования Архивного фонда Российской
Федерации могу т быть государственные и муниципальные органы
влас ти и их пред приятия, а также негосударс твенные предприятия,
в деятельнос ти которых образуются документы, сос тавляющие
служебную или коммерчес кую тайну.
Документы, составляющие коммерческую тайну государс тве н-
ных и негосударс твенных предприятий-ис точников комплектования
Архивного фонда, могу т передаваться в государс твенные арх ивы с
согласия их собственников, но на практике такая передача осущ е-
ствляется в исключительных случаях, обычно при ликвидации
предприятий с отсутс твием правопреемника. Если таких ситуаций
не возникает, то документы передаются в государс твенные архивы,
как правило, только пос ле снятия с них грифа кон фиденциально-
сти, т.е. пос ле того, как они перес тают быть носителями коммерче-
ской тайны.
Конфиденциальные документы, подлежащие передаче в гос у-
дарственные архивы, до их фактической передачи должны хр а-
ниться соответс твующим образом оформленными в архивах пред-
приятий, а при отсутс твии архивов - в подразделениях конфиден-
циального делопроизводства. По решению вышес тоящих предпр и-
ятий такие документы могу т передаваться в архивы этих предпр и-
ятий. В таком же порядке необходимо хранить и документы, не
подлежащие передаче в государственные архивы. При этом долж-
ны быть обеспечены условия для физической сохраннос ти доку -
ментов и предотвращения у течки содержащейся в них информации
С целью у точнения или определения сроков хранения док умен-
тов и отбора их на основе этих сроков для архивного хранения и
уничтожения проводится экспертиза ценнос ти документов. Прове-
дение такой экспертизы целесообразно возлагать на ПДЭК.
Экспертиза ценнос ти конфиденциальных документов пров о-
дится ежегодно или при небольшом объеме документов 1 раз в
несколько лет, однако подвергать экспертизе целесообразно док у-
менты, изданные 35 лет назад, когда одновременно с подготовкой
документов для архивного х ранения возможны отбор их для унич-
тожения, т.к. значительное количе ство документов имеет срок хра-
нения 35 лет, и снятие грифа конфиден циальности с существенной
части документов.
Экспертизой ценности должны быть охвачены все конфиде н-
циальные дела и документы выделенного хранения за соответс т-
вующий период времени, поскольку документы выделенного хр а-
нения являются составной час тью документального фонда пред-
приятия. К проведению эк спертизы ценности конкретного дела (д о-
www.kodges.ru
кумента выделенного хранения) привлекаются члены ПДЭК,
имеющие дос туп к этому делу (документу).
Экспертиза ценнос ти документов дела проводится пу тем изу-
чения содержания каждого подшитого в дело документа и установ-
ления его соответс твия сроку хранения и номерам с татей перечня,
указанным на обложке дела. Одновременно проверяется правиль-
нос ть формирования дела: соответс твие видов и с одержания д о-
кументов заголовку дела, отсутс твие в делах пос тоянного срока
хранения документов временного срока хранения. Экспертиза це н-
нос ти документа выделенного хранения проводится пу тем изуч е-
ния его содержания и определения срока хране ния. Одновременно
устанавливается возможность снятия грифа конфи денциальнос ти с
документов выделенного хранения, отдельных докумен тов дела
или с дела в целом.
При определении или у точнении сроков х ранения документов
необходимо руководствоваться "Перечнем типовых управленч е-
ских документов, образующихся в деятельности организаций, с
указанием сроков хранения" (М., 2001). Однако в этом перечне не
нашла отражение час ть документов, образующихся в деятельнос ти
коммерческих предприятий. При проведении экспертизы ценнос ти
таких документов следует дополнительно руководствоваться мето-
дическими рекомендациями "Отбор на государс твенное хран ение
управленческих документов, образующихся в деятельнос ти нег о-
сударственных организаций (новых экономических-хозяйс твенных
структур)" (М., 1997), в которых, содержится примерный перечень
документов постоянного срока хранения.
При проведении экспертизы ценности научно-технических д о-
кументов необходимо использовать "Перечень научно-технической
документации, подлежащей приему в государственные архивы
России" (М., 1998).
Если на предприятии имеются документы, не предусмотренные
названными перечнями и методическими рекомендациями, то срок
их хранения с ледует определять на основе критериев оценки д о-
кументов, к важнейшим из которых относятся:
-
происхождение документа (мес то и время издания);
-
содержание документа (значимос ть отображенного события,
полнота его освещения, новизна, уникальнос ть информации или ее
повторяемос ть, целевое назначение документа);
-
внешние особенности документа (подлинник или копия, х а-
рактер резолюций, наличие помет, физическое сос тояние).
Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему
сроку хранения документов, находящихся в деле.
Результаты экспертизы ценности документов целесообразно
фиксировать в рабочей карточке (тетрад и) эксперта с отражением
www.kodges.ru
в ней номера дела (документа выделенного хранения), его заг о-
ловка, операций (с обоснованиями), которые необходимо произв е-
сти: какие документы и в какое дело перешить, какие подлежат
уничтожению, с каких можно снять гриф конфиденциальнос ти, ка-
кими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера
статей по перечню.
По завершении экспертизы всех дел и документов выделенн ого
хранения резу льтаты работы вс ех экспертов рассматриваются на
заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением:
-
какие дела и документы выделенного хранения (с у точнен-
ными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хран е-
ния и номерами статей по перечню) подлежат передаче на арх ив-
ное хранение;
-
какие документы из каких дел и в какие дела необх одимо пе-
решить;
-
какие дела, документы из дел и документы выделенного хра-
нения подлежат уничтожению;
-
с каких дел, документов выделенного хранения или отдель-
ных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфи-
денциальности с указанием в последнем с лучае, подлежит ли д о-
кумент, с которого снимается гриф конфиденциальнос ти, изъятию
из дела или должен оставаться в нем.
Протокол заседания подписывается председателем и вс еми
членами ПДЭК и у тверждается руководителем предприятия.
8.2. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И
ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ
В соответс твии с протоколом заседания ПДЭК сотрудниками
подразделения конфиденциального делопроизводс тва произв о-
дится час тич ное переформирование и дооформление соответс т-
вующих дел и документов выделенного хранения, в том числе:
-
изъятие из дел документов, подлежащих переш ивке в другие
дела, и подшивка их в эти дела с проставлением в описях док умен-
тов дел, из которых изъяты документы, их нового мес тонахождения
и помещением в дела справок -заместителей, а также с перенуме-
рацией лис тов перешитых документов в делах, в которые они п о-
мещены, внесением их в описи документов дел и исправл ением
количес тва лис тов в заверительнои надпис и дел, на обложках дел
и в номенклатуре;
-
изъятие из дел документов, подлежащих уничтожению;
-
зачеркивание грифа конфиденциальнос ти с прос тавлением
даты и номера протокола заседания ПДЭК и своей подписи на д о-
www.kodges.ru
кументах, под шитых в дела, обложках дел и документов выделе н-
ного хранения, подлежащих рассекречиванию (в описях докуме н-
тов дела, номенклатуре и журнале учета документов выделенного
хранения гриф конфиденциальности зачеркивается без ссылки на
протокол заседания ПДЭК);
-
изъятие из дел (по решению ПДЭК) документов, с которых
снят гриф конфиденциальности, и передача их по акту в службу
открытого делопроизводства с отметкой в описях документов дел и
помещением в дела справок-замес тителей;
-
передача полнос тью рассекреченных дел и документов вы-
деленного хранения по акту в службу открытого делопроизводс тва
с отметкой в графе 9 номенклатуры дел или в графах 8-10 журнала
учета документов выделенного хранения;
-
корректировка заголовков, сроков х ранения и номеров с та-
тей по перечню на обложках дел и в номенклатуре (на обложках
дел дополнительно - крайних дат документов);
-
прос тавление сроков хранения и номеров статей перечня на
обложках документов выделенного хранения.
Если срок х ранения дел и документов выделенного хранения
установлен не перечнем, а ПДЭК, то вместо статей перечня пр о-
ставляется отметка ПДЭК.
После изъятия из дел документов лис ты дела не перенумеро-
вываются. На обложках дел и в номенклатуре рядом с количеством
проставленных лис тов в скобках указывается количес тво лис тов,
оставшихся в деле. В заверительной надписи дела под прежней
надписью пишется: (прописью) лис тов изъято согласно записям в
описи дела" с прос тавлением подписи, инициалов, фамилии лица,
произведшего запись, и даты.
Надела и документы выделенного хранения, отобранные на
архивное хранение, составляются раздельные по видам тайны
описи. Описи дел и доку ментов пос тоянного срока хранения имеют
следующую форму.
Наименование предприятия
ФОНД №
ОПИСЬ №
00.00.0000 № _________
_____________________.
(место составления)
конфиденциальных дел и до-
кументов
выделенного
хранения
за
_____год
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должно-
сти
руководителя предпри-
ятия
_____________________
___
(подпись, инициалы, фамилия,
дата)
www.kodges.ru
№
п/п
Индекс (но-
мер) дела или
номер документа
и гриф конфи-
денциальности
Заголо-
вок дела или
документа
Крайние
даты доку-
ментов дела
Коли-
чество
листов
При-
мечание
1
2
5
4
5
6
В данную опись внесено __________ дел и документов с №
_____по
(цифрами и прописью)
№ _____, в том чис ле:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование
должности
сотрудника,
__________________________
составившего опись
(подпись, инициалы, фа-
милия, дата)
Одобрено
Протокол ПДЭК
от _____№ ________
Включенные в нас тоящую опись дела и документы принял:
Наименование должнос ти
сотрудника архива предприятия
___________________________
(подпись, инициалы, фамилия, дата)
На дела и документы временного хранения (свыше 10 лет) со-
ставляются аналогичные описи с добавлением перед "Примечан и-
ем" графы "Срок хранения и номера с татей по перечню".
На научно-техническую, проектную, конс трукторскую и иную
специальную документацию сос тавляются отдельные описи доку-
ментов.
Грифы конфиденциальнос ти описей дел должны соответс тв о-
вать совокупной степени конфиденциальнос ти сведений, соде р-
жащихся в заголовках дел и документов выделенного хранения.
Если эти сведения не являются конфиденциальными, то грифы
конфиденциальности описям не присваиваются. При наличии гр и-
фов описи регис трируются в журнале учета изданных документов.
При сос тавлении описей необходимо иметь в виду следующее:
-
если дела и документы подлежат передаче в государс тве н-
www.kodges.ru
ный архив, то номер фонда устанавливает государс твенный архив,
если не подлежат, то фонду присваивается номер 1;
-
опись во всех с лучаях имеет номер 1, с добавлением пр о-
писных букв: п (пос тоянного), в (временного) сроков хранения, т
(техническая документация), кроме того, к номеру и бу кве добав-
ляется аббревиатурой гриф конфиденциальнос ти;
-
при составлении первой описи, когда в нее включаются д о-
кументы с начала деятельнос ти предприятия, в нее могу т" вн о-
ситься дела и документы за несколько лет с разделением по г одам,
но с валовой порядковой нумерацией, начиная с № 1. В пос ледую-
щем составляются годовые разделы описи, продолжающие поряд-
ковую нумерацию дел и документов, внесенных в предыд ущую
опись, например, первая опись дел и документов за 1992 -2000 гг.
имеет порядковые номера 1-118, опись за 2001 г. - 119-128, за 2002
г. - 129-141 и т.д.; порядковая нумерация дел является уче тным
архивным номером (единицей хранения) дела (доку мента);
-
в опись за с оответствующий год вносятся сначала дела, п о-
том документы выделенного хранения; дела располагаю тся в по-
следовательности, предусмотренной номенклату рой дел, докуме н-
ты выделенного х ранения - в пос ледовательнос ти учетных ном е-
ров;
-
в графе 2 описи гриф конфиденциальнос ти проставляется
аббревиатурой;
-
если дело сос тоит из нескольких томов, то каждый том вно-
сится в опись под самос тоятельным порядковым номером. При
этом заголовок первого тома пишется полнос тью, по ос тальным
томам в этой графе пишется: 'То же, т.
" с прос тавлением но-
мера тома; на каждом новом
лис те описи, ес ли он начинается с записи второго или после-
дующих томов, заголовок воспроизводитс я полнос тью;
-
перех одящие дела включаются в раздел опис и по году их за-
ведения, в последующие разделы описи вносятся индексы и заго-
ловки этих дел, но без присвоения порядкового номера, а в гр афе
"Примечание" делается отметка: "см. ед. хр. № " с проставлением
порядкового номера, присвоенного делу при его включении в
опись;
-
в графе 4 указывается фактическое количество листов дела,
оставшееся в нем после изъятия документов (если такие изъятия
осуществлялись).
На дела и документы выделенного хранения, подлежащие п е-
редаче в государс твенный архив, опись составляется в четырех
экземплярах. Эта опись дополнительно у тверждается протоколом
экспертно-проверочной комиссии госархива. На дела и документы,
не подлежащие передаче в госарх ив, опись сос тавляется в двух
www.kodges.ru
экземплярах, если дела и документы передаются в архив предпр и-
ятия, или в одном экземпляре, ес ли не пере даются. При передаче
дел и документов в госархив или архив предпри ятия в подразделе-
нии конфиденциального д елопроизводства ос тается один экземп-
ляр опис и с подписью сотрудника архива за получение вклю ченных
в опись дел и документов, ос тальные экземпляры перед аются в
архив.
На обложке дел и документов выделенного хранения прос тав-
ляются номера фонда, описи и единицы хранения.
В номенклатуре дел в графе 9 прос тавляется архивный шифр
включенных в опись дел (номер фонда, опис и, единицы хранения
(порядкового номера по описи), в журнале учета документов выд е-
ленного хранения в графе 14 - номер экземпляра, а в графе 15 -
архивный шифр документа.
8.3. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И
ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ УНИЧТОЖЕНИЯ
После утверждения описи дел и документов пос тоянного срока
хранения сос тавляется акт о выделении дел и документов за соо т-
ветствующий период к уничтожению. В акт включаются отобранные
ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дел и док у-
менты выделенного хранения. Гриф конфиденциальнос ти акта
должен соответс твовать совокупной с тепени конфиденциальнос ти
сведений, содержащихся в заголовках дел и документов. Если эти
сведения не являются конфиденциальными, то гриф акту не при-
сваивается. При наличии грифа акт реги стрируется в журнале уче-
та изданных документов.
Акт может иметь с ледующую форму.
Наименование предприятия
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должно-
сти
руководителя предпри-
ятия
_____________________
___
(подпись, инициалы, фамилия,
дата)
АКТ
00.00.0000 № _______
___________________
(место составления)
www.kodges.ru
о выделении к уничтожению
конфиденциальных дел и
документов
№
п/п
Индекс
(номер) дела
или номер
документа и
гриф конфи-
денциальности
За-
головок
дела или
докумен-
та
Год
дела или
докумен-
та
Номе-
ра экземп-
ляров до-
кумента
Коли-
чество
листов в
деле или в
экземпляре
документа
Срок
хранения
и номера
статей по
перечню
П
риме-
чание
1
2
3
4
5
6
7
8
Примеры заполнения
1
03-
ИСК
Пере-
писка о
поставке
сырья
1
996
-
1
42
3 г., ст.
48
2
35K
(Из дела
11-
04К)
Пись-
мо о за-
ключении
договора
1
996
3
2
3 г., ст.
19
3
140К
Инст-
рукция о
порядке
хранения
готовой
продукции
1
996
1
- 12
1
6
До за-
мены но-
вой, ЭК
Всего подлежит уничтожению ____________ дел и документов
(прописью)
___________________________
(подпись, инициалы, фамилия лица, составившего акт)
Одобрено
Протокол ПДЭК
от _____№ ________
Председатель ПДЭК
_________________________
(подпись, инициалы» фамилия, дата)
Включенные в акт дела и документы сверены с записями в пр о-
токоле ПДЭК, акте и учетных формах
_______________________________.
_______________________________.
(подписи, инициалы, фамилии, дата)
Дела и документы полнос тью уничтожены путем
www.kodges.ru
________________
_______________________________.
_______________________________.
(подписи, инициалы, фамилии, дата)
Отметки об уничтожении дел и документов в номенклатуре дел,
журнале учета документов выделенного хранения и в описях док у-
ментов дел произведены.
_________________________ ______.
(подписи, инициалы, фамилии, дата)
Часть документов выделенного хранения (лишние экземпляры,
справочно-информационные, присланные для сведения, отмене н-
ные), журналы (картотеки) учета конфиденциальных носителей,
изданных документов, поступивш их пакетов и документов могу т
включаться в данный акт или унич тожаться без рассмотрения
ПДЭК по мере ис течения сроков хранения по акту аналогичной
формы (с исключением данных, относящихся к делам) без ссылки
на протокол ПДЭК и без подписи ее председателя.
Каждое дело, каждый документ и учетный журнал (картотека)
вносятся в акт отдельной позицией и должны соответс твовать да н-
ным о них, зафиксированным в протоколе ПДЭК и учетных формах.
Если дело состоит из нескольких томов, то каждый из них включ а-
ется в акт отдельной позицией, а в графе 3 вмес то второго и по-
следующих томов пишется:
"То же, т.____", с добавлением номера тома. При внесении в
акт дел,
из которых перед уничтожением были изъяты отдельные док у-
менты, в графе 6 указывается оставшееся в деле количество лис-
тов.
Перед уничтожением включенных в акт дел, документов и
учетных журналов (картотек) проверяется соответс твие данных
акта записям в протоколе ПДЭК, номенклатуре дел, журнале учета
документов выделенного хранения, на обложках и в заверительных
лис тах дел и документов выделенного хранения, в описях докумен-
тов дела (по документам, изъятым из дела). Лис ты и учетные ка р-
точки просчитываются, сложенные документы разворачиваю тся.
Соответс твие данных заверяется в акте подписями проверявших.
Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек)
должно производиться пу тем сжигания или с помощью бумагорез а-
тельной машины. При уничтожении документов вне территории
предприятия дос тавка их к месту уничтожения производится на
служебном транспорте и принимаются меры, исключающие доступ
к документам пос торонних лиц.
www.kodges.ru
После уничтожения производятся отметки об уничтожении дел
и учетных журналов (картотек) в графе 9 номенклатуры дел, доку-
ментов выделенного хранения в графах 12-13 журнала учета доку-
ментов выделенного хранения. Отметки об уничтожении отдельных
документов из дел проставляются в описях документов дел. Вме-
сто у ничтоженных документов в дела помещаются справки-
замес тители.
Сос тавление акта о выделении к уничтожению дел и докуме н-
тов и прос тавление в учетных формах отметок об их уничтожении
осуществляются сотрудником подразделения конфиденциального
делопроизводства. В проверке правильнос ти включения в акт дел и
документов и в их физическом уничтожении, кроме этого сотрудни-
ка, должен учас твовать второй сотрудник (см. главу 2).
www.kodges.ru
|