10.2. ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПРОСТАВЛЕ-
НИЯ РЕГИСТРАЦИОННЫХ ДАННЫХ КОНФИДЕНЦИ-
АЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ, ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И УЧЕТ-
НЫХ ЖУРНАЛОВ (КАРТОТЕК)
Для проверки правильнос ти прос тавления регис трационных
данных бумажных носителей должны пр ивлекаться журнал учета
бумажных носителей и носители. В журнале и на носителе пров е-
ряется соответс твие записей об учетном номере и грифе конфи-
денциальности носителя, дате регис трации, виде, наименовании
или назначении носителя, количес тве лис тов. В носителе проверя-
ется правильнос ть нумерации лис тов. Отметка о проверке про-
ставляется в журнале рядом с номером носителя.
Если бумажные носители в момент их заведения регис триру-
ются не в журнале учета бумажных носителей, а в журнале учета
документов выделенного хранения (рабочие тетради, калька и др.),
то для проверки правильности их регистрации привлекаются жур-
нал учета документов выделенного хранения и носители. В журна-
ле и на носителе проверяется соответс твие записей об учетном
номере и грифе конфиденциаль нос ти носителя, дате регис трации,
виде и наименовании нос ителя, наименова нии подразделения, но-
мерах экземпляров, количес тве лис тов в экземп ляре. В носителе
проверяется правильнос ть нумерации лис тов. Отметка о проверке
прос тавляется в журнале рядом с номе ром носителя.
Для проверки правильнос ти прос тавления регис трационных
данных машинных носителей должны использоваться журнал уч е-
та машинных носителей и носители. В журнале и носителе пров е-
ряется соответс твие вида и типа носителя, его учетного номера и
грифа конфиденциальности. Отметка о проверке проставляется в
журнале рядом с номером носителя.
Для проверки правильнос ти прос тавления регис трационных
данных изданных документов привлекаются журнал учета изда н-
ных документов, документы и черновики. В журнале и на документе
проверяется соответствие записей об учетном номере, грифе ко н-
фиденциальнос ти, дате, виде и заголовке документа, фамилии ис-
полнителя (на документе - в реквизите "Отметка об исполнителе"),
количес тве экземпляров (в документе -по их фактическому нали-
чию и в реквизите "Отметка об исполнителе"), количес тве лис тов в
экземпляре. В документе проверяется правильность нумерации
лис тов, проставление учетных номеров на каждом лис те до-
www.kodges.ru
кумента, проставление номера экземпляра на каждом экземпляре.
В журнале и на черновике проверяется соответс твие номера нос и-
теля и номеров листов черновика. Отметка о проверке прос тавл я-
ется в журнале рядом с номером документа.
Наиболее сложной является проверка правильности прос тав-
ления регис трационных данных пос тупивших документов, посколь-
ку в их состав входят документы, зарегис трированные по журналу
учета пос тупивших документов, журналу учета документов выд е-
ленного хранения, а также возвращенные документы, которые р а-
нее были зарегис трированы по разным видам учета.
Для проверки правильнос ти прос тавления регис трационных
данных документов, зарегистрированных по журналу учета пос ту-
пивших документов, привлекаются журнал учета пос тупивших п а-
кетов, журнал учета поступивших документов и документы. В жур-
нале учета пакетов проверя ется соответс твие количес тва пос ту-
пивших пакетов (графа 3) количеству зарегистрированных (графа
5). В журнале учета пакетов и жу рнале учета поступивших док у-
ментов проверяется соответс твие данных о при своенном учетном
номере, дате пос тупления документа, номере, за которым доку-
мент направлен, предприятии-отправителе. В журнале учета по-
ступивших документов и на документе проверяется соответс твие
присвоенного учетного номера, грифа конфиденциальнос ти, даты
поступления, вида и заголовка документа, предприя тия-
отправителя, номера, за которым документ направлен, даты док у-
мента, количес тва листов (с про счетом их в документе). В докумен-
те, имеющем приложения, дополнительно проверяется соответс т-
вие учетных номеров, грифов конфиденци альнос ти, номеров эк-
земпляров, количес тва листов в экземпляре дан ным, содержащим-
ся в реквизите "Отметка о наличии приложения". Отметки о про-
верке прос тавляются в журнале учета пакетов (в графе 7) и в жу р-
нале учета поступивших документов (рядом с номером док умента).
Для проверки правильнос ти присвоения регистрационных да н-
ных поступивших документов, взятых сразу на учет документов в ы-
деленного хранения без промежу точной регис трации их в жу рнале
учета пос тупивших документов, привлекаются журнал учета пос ту-
пивших пакетов, журнал учета документов выделенного х ранения и
документы. В журналах учета пакетов и документов проверяется
соответс твие данных о присвоенном номере, дате поступления (ре-
гистрации), номере, за которым документ направлен (графа 6 жур-
нала учета пакетов и графа 5 журнала учета документов выделен-
ного хранения), предприятии-отправителе. В журнале учета доку-
ментов выделенного хранения и на документе проверяется соот-
ветствие присвоенного учетного номера, грифа конфиденциальнос-
ти, даты регис трации, вида и заголовка документа, предприятия-
www.kodges.ru
отправителя, номера, за которым документ направлен, номеров
экземпляров, количества лис тов в экземпляре (с просчетом их в
каждом экземпляре). Отметки о проверке прос тавляются в журнале
учета пакетов (в графе 8) и в журнале учета документов выделен-
ного хранения (рядом с номерами документов).
Для проверки правильнос ти прос тавления отметок о возврате
ранее отправленных документов привлекаются журнал учета п о-
ступивших пакетов, соответс твующие журналы учета документов и
документы. В соответс твующем журнале учета проверяется нали-
чие отметки о возврате документа и ее соответствие записи в гр а-
фе 9 журнала учета пакетов. В журналах учета изданных докумен-
тов, документов выделенного хранения и на документах провер я-
ется, кроме того, соответс твие ном еров возвращенных экземпля-
ров. Отметки о проверке прос тавляются в журнале учета пакетов (в
графе 9 рядом с номерами возвращенных документов).
Для проверки правильнос ти прос тавления отметок о возврате
ранее отправленных машинных носителей используются журнал
учета пос тупивших пакетов, журнал учета машинных носителей и
носители. В графе 8 журнала учета машинных носителей провер я-
ется наличие отметки о возврате нос ителя и ее соответс твие зап и-
си в графе 9 журнала учета пакетов. Отметки о проверке прос тав-
ляются в графе 9 журнала учета пакетов рядом с номерами воз-
вращенных носителей.
Для проверки правильнос ти прос тавления регис трационных
данных дел и учетных журналов (картотек) привлекаются номенк-
латура дел, дела и учетные журналы (картотеки). В номенклатуре и
на обложке дела (журнала) или наклейке на картотеке проверяется
соответс твие индекса (номера) дела (журнала, картотеки), грифа
конфиденциальности, заголовка (наименования), срока хранения и
номеров с татей по перечню. По учетным журналам, кроме того,
проверяется соответс твие количес тва листов. Отметка о проверке
прос тавляется в номенклатуре рядом с индексом (номером) дела,
журнала или картотеки.
10.3. ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПРОСТАВЛЕ-
НИЯ ОТМЕТОК О ДВИЖЕНИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И НОСИТЕЛЕЙ
Для проверки правильности прос тавления отметок об отправ-
лении документов привлекаются учетные журналы, в которых зар е-
гистрированы отправленные документы, и сопроводительные м а-
териалы, по которым отправлены документы (реес тры, расписки,
квитанции, сопроводительные письма). В журнале и сопровод и-
www.kodges.ru
тельном документе проверяется соответс твие записей о номере,
грифе конфиденциальнос ти, виде и наименовании документа, ад-
ресате, номерах отправленных экземпляров (по документам, зар е-
гистрированным в журнале учета пос тупивших документов, вмес то
номеров экземпляров проверяется количес тво отправ ленных лис-
тов), наименовании, номере и дате сопроводительного доку мента.
Подпис и о проверке прос тавляются в графе 14 журнала учета из-
данных документов, графе 10 журнала учета документов выделен-
ного х ранения или в графе 14 журнала учета поступивших док у-
ментов.
Для проверки правильности прос тавления отметок об отправ-
лении (возврате) ош ибочно присланных документов привлекаются
журнал учета пос тупивших пакетов и копии сопроводительных п и-
сем, с которыми отправлены документы. В журнале и сопровод и-
тельном письме проверяется соответс твие записей о номере и
грифе конфиденциальности документа, адресате, номере и дате
сопроводительного письма. Подпи си о проверке проставляются в
графе 10 журнала учета пакетов.
Для проверки правильности прос тавления отметок об отправ-
лении машинных носителей привлекаются журнал учета машинных
носителей и сопроводительные документы, по которым отправл е-
ны нос ители. В журнале и сопроводительном документе провер я-
ется соответс твие записей о виде, номере, грифе конфиденциаль-
нос ти нос ителя, адресате, номере и дате сопроводительного док у-
мента. Подписи о проверке прос тавляются в графе 7 журнала уче-
та машинных нос ителей.
Для проверки правильности прос тавления отметок об отправ-
лении дел привлекаются номенклатура дел и сопроводительные
документы, по которым отправлены дела. В номенклатуре дел и
сопроводитель ном документе проверяется соответс твие записей
об индексе (номере) и грифе конфиденциальности дела, заголовке
дела, номере тома, количес тве лис тов в томе, адресате, номере и
дате сопроводительного документа. Подписи о проверке прос тав-
ляются в графе 9 номенк латуры дел.
Для проверки правильности прос тавления отметок об отправ-
лении документов, изъятых из дел, привлекаются дела, из которых
изъяты документы, и сопроводительные документы, по которым
отправлены изъятые документы. В сопроводительном документе,
описи документов дела и справке-замес тителе проверяется соот-
ветствие записей о номере, грифе конфиденциальности и количе-
стве лис тов документа, адресате, но мере и дате сопроводительно-
го документа. Подписи о проверке про ставляются в графе 7 описи
документов дела.
Кроме того, в процессе проверок правильнос ти проставления
www.kodges.ru
отметок об отправлении в с опроводительном документе (за исклю-
чением сопроводительных писем) проверяется наличие подписи
лица за получение пакетов и оттиска печати (ш тампа).
Для проверки правильнос ти прос тавления отметок об уничто-
жении документов выделенного хранения привлекаются журнал
учета документов выделенного хранения и акты об уничтожении
дел и документов. В журнале и акте проверяется соответс твие з а-
писей об учетном номере, грифе конфиденциальнос ти, виде и з а-
головке документа, номерах экзем пляров, количестве лис тов в эк-
земпляре, номере и дате акта об уничтожении. Подпис и о проверке
прос тавляются в графе 13 журнала учета документов выделенного
хранения.
Для проверки правильнос ти прос тавления отметок об уничто-
жении дел и учетных журналов (картотек) привлекаются номенкл а-
тура дел и акты об уничтожении дел и документов. В номенклатуре
и акте проверяется соответс твие записей об индексе (номере) и
грифе конфиденциальнос ти дела (журнала, картотеки), его заг о-
ловке, номере тома, количестве лис тов в томе (по картотеке - вме-
сто номера тома и количества листов проверяется количес тво кар-
точек), номере и дате акта об уничто жении. Подписи о проверке
прос тавляются в графе 9 номенклатуры дел.
Для проверки правильнос ти прос тавления отметок об уничто-
жении документов, изъятых из дел, привлекаются дела, из которых
изъяты доку менты, и акт об уничтожении дел и документов. В акте,
описи документов дела и справке-замес тителе проверяется соот-
ветствие записей о номере, грифе конфиденциальности и дате д о-
кумента, количестве лис тов, номере и дате акта об уничтожении.
Подпис и о проверке прос тавляются в графе 7 описи документов
дела.
Кроме того, в процессе проверок правильнос ти проставления
отметок об уничтожении документов и дел в акте об уничтожении
проверяется наличие отметок о физическом уничтожении докуме н-
тов и дел, заверенных подписями лиц, производивш их уничтож е-
ние.
Для проверки правильнос ти проставления отметок о переводе
изданных и пос тупивш их документов на учет документов выделе н-
ного хранения привлекаются журналы учета изданных, поступив-
ших документов и документов выделенного х ранения и переведе н-
ные на учет выделенного хранения документы. В журнале и док у-
менте проверяется соответс твие учетного номера, присвоенного
при издании или поступлении документа, учетному номеру, пр и-
своенному по журналу учета документов выдел енного хранения,
грифа конфиденциальнос ти, вида, заголовка и номеров экземпл я-
ров документа, количес тва лис тов в экземпляре с просчетом лис-
www.kodges.ru
тов. Подпис и о проверке прос тавляются в графе 17 журнала учета
изданных документов или в графе 13 журнала учета пос ту пивших
документов. В журнале учета документов выделенного хранения
рядом с номером документа прос тавляется отметка о проверке
правильнос ти регис трации.
Для проверки правильнос ти прос тавления отметок о подшивке
документов в дела привлекаются дела, в которых подшиты доку-
менты, и журналы учета, в которых зарегис трированы документы. В
деле и журнале проверяется с оответствие учетного номера, грифа
конфиденциальности, вида и наименования документа, индекса
(номера) дела, количес тва лис тов в документе, номеров лис тов
дела. Кроме того, в описи документов дела и документе проверя-
ется соответс твие даты, номера, грифа конфиденциальнос ти, вида
и наименования документа, отправителя (по поступившим док у-
ментам) или адресата (по отправленным документам), номеров
лис тов дела. Подписи о проверке прос тавляются в графе 16 жу р-
нала учета изданных документов или в графе 12 журнала учета
поступивших документов.
Для проверки правильнос ти прос тавления отметок о перешивке
документов в другие дела привлекаются дела, из которых изъяты
документы, и дела, в которые документы перешиты. В описи док у-
ментов дела, в которое переш ит документ, и на документе пров е-
ряется соответс твие данных, перечис ленных в предыдущем абз а-
це. В справке-замес тителе и описи документов дела, из которого
изъят документ, проверяется наличие данных о новом местонахо-
ждении документа и их соответс твие дан ным описи документов
дела, в которое подшит документ. Подписи о про верке прос тавля-
ются в графе 7 описи документов дела, из которого изъят док у-
мент.
Для проверки правильнос ти прос тавления отметок об изъятии
из дела документов, с которых снят гриф конфиденциальнос ти,
привлекаются дела и акт передачи документов в службу открытого
делопроизводства. В описи документов дела, справке-замес тителе
и акте проверяется соответствие данных о номере, дате и колич е-
стве лис тов документа, дате и номере акта о передаче. Подписи о
проверке прос тавляются в графе 7 описи документов дела.
При любом изъятии документов из дел в учетных формах, в к о-
торых документы были зарегис трированы, отметки о новом место-
нахождении или уничтожении документов не производятся.
Для проверки правильнос ти проставления отметок о передаче
на архивное хранение дел и документов выделенного хранения
привлекаются номенклату ра дел, журнал учета документов выд е-
ленного хранения и описи дел и документов, переданных на арх ив-
ное хранение. В описи и номенклату ре проверяется соответс твие
www.kodges.ru
индекса (номера), грифа конфиденциальнос ти, заголовка дела,
номера тома дела, количес тва лис тов в томе, архивного шифра
(номеров фонда, описи, единицы хранения). Подписи о проверке
прос тавляются в графе 9 номенклатуры дел. В жур нале учета д о-
кументов выделенного хранения и опис и проверяется со ответс твие
номера, грифа конфиденциальности, вида и заголовка доку мента,
номера экземпляра, количес тва лис тов в экземпляре, архивного
шифра. Подписи о проверке прос тавляются в графе 15 журнала
учета документов выделенного хранения.
Для проверки правильнос ти проставления отметок о передаче
в службу открытого делопроизводс тва дел и документов выделе н-
ного хранения, с которых снят гриф конфиденциальнос ти, привл е-
каются номенк латура дел, журнал учета документов выделенного
хранения и акт передачи. В номенклатуре и акте проверяется соо т-
ветствие индекса (номера), заголовка дела, номера тома, колич е-
ства лис тов, номера и даты акта. Подписи о проверке прос тавл я-
ются в графе 9 номенклату ры дел. В журнале учета документов
выделенного хранения и акте проверяется соответс твие учетного
номера, вида и заголовка документа, номеров экземпляров, кол и-
чества листов в экземпляре, номера и даты акта. Под писи о про-
верке прос тавляются в графе 10 журнала учета документов выд е-
ленного хранения.
10.4. КВАРТАЛЬНЫЕ ПРОВЕРКИ ФАКТИЧЕСКОГО
НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ И
ДОКУМЕНТОВ
Для проверки наличия бумажных нос ителей, независ имо от
времени их регис трации, привлекаются нос ители и журнал учета
бумажных носителей. На нос ителе и в журнале проверяется соо т-
ветствие учетного номера и количества лис тов (с просчетом лис тов
в носителе). В с тенографических и рабочих тетрадях просчет лис-
тов можно не производить, соответс твие количес тва лис тов зап и-
сям в журнале проверяется по заверительной надписи в те традях.
Для проверки наличия машинных носителей, независимо от
времени их регис трации, привлекаются нос ители и журнал учета
машинных носителей. На носителе и в журнале проверяется соо т-
ветствие учетного номера.
Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных
на выделенное хранение изданных документов, независимо от
времени их регистрации, привлекаются документы и журнал учета
изданных документов. На документе и в журнале проверяется с о-
ответс твие учетного номера, количес тва экземпляров документа и
www.kodges.ru
количес тва лис тов в каждом экземпляре с их просчетом. Одновр е-
менно проверяется наличие подпи си за уничтожение черновика
(если он был). Ес ли на момент проверки по каким -либо причинам
черновик не уничтожен, то проверяется его на личие с просчетом
лис тов и соответствие записям в графе 5 журнала.
Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных
на выделенное хранение пос тупивших документов, независимо от
времени их регистрации, привлекаются документы и журнал учета
поступивших документов. На документе и в журнале проверяется
соответс твие учетного номера, количества лис тов основного док у-
мента и приложений (при наличии приложений) с просчетом лис-
тов.
Даты проверок фактического наличия нос ителей и документов
проставляются при журнальном способе учета в соответс твующем
журнале рядом с номером носителя или документа, при карточном
способе - в графе 3 контрольного журнала.
Поскольку проверка фактического наличия носителей и доку-
ментов должна проводиться по схеме от документа к учетному
журналу (карточ ке) и они проверяются, как правило, не в послед о-
вательности учетных номеров, а по мес тонахождению, то по з а-
вершении проверки всех носителей и документов выявляются не-
проверенные носители и документы по отсу тс твию дат проверок.
Если к началу квартальной проверки носитель, изданный или
посту пивший документ сняты с учета (уничтожены, отправлены,
переведены на учет документов выделенного х ранения, подшиты в
дела), то в форме учета проверяется наличие отметок и подписей
о произведенных операциях с установлением (кроме магнитных
носителей) соответс твия количества зарегистрированных лис тов (а
по изданным документам - и экземпляров) количес тву снятых с
учета. Учетный номер округляется как закрытый. При карточном
способе учета карточка помещается в карто теку отработанных до-
кументов.
Если в процессе или по итогам квартальной проверки выявится
отсутствие отдельных зарегис трированных документов (носите-
лей), то должны быть приняты меры по оперативному их поиску.
При отсу тствии положительных результатов необходимо приказом
по предприятию создавать специальную комиссию для установле-
ния причин отсу тс твия документов, разработки версий о их воз-
можном мес тонахождении и проведения поиска документов по к а-
ждой из этих версий. При любом исходе поиска комиссия должна
составлять заключение о результатах своей работы. В случае н а-
хождения документов в заключении отражаются при чины отсу тс т-
вия документов в установленных для них местах и предла гаются
меры по устранению таких причин. Если документы не найдены, тс
www.kodges.ru
в заключении отражаются направления поиска, излагаются воз-
можные причины, обстоятельс тва и формы утраты документов,
устанавливается с тепень вины в этом конкретных сотрудников. З а-
ключение у тверж дается руководителем предприятия, который пр и-
нимает решение о мерах наказания виновных. В соответс твующих
учетных формах производятся отметки о списании документов со
ссылкой на номер и дату заключения комиссии.
Комиссия создается и при обнаружении в ходе проверок неу ч-
тенных конфиденциальных документов (нос ителей). В заключении
комиссии отражается дейс твительная с тепень конфиденциальн о-
сти этих документов, причины издания их неучтенными и формули-
руются предложения, направленные на предотвращение неучтен-
ного издания документов. Выявленные неучтенные документы ре-
гистрируются в соответс твующих формах учета.
По результатам произведенных в течение квартала проверок
правильнос ти прос тавления отметок о движении документов, дел,
носителей и фактического наличия носителей и документов с о-
ставляется акт по следующей форме:
Наименование предприятия
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должно-
сти
руководителя предпри-
ятия
_____________________
___
(подпись, инициалы, фамилия,
дата)
АКТ
00.00.0000 № _______
___________________
(место составления)
о проверке движения и
наличия конфиденциальных носителей
документов и дел за ______ квартал
Сос тавлен:
_______________________________________________
(инициалы, фамилии лиц, проводивших пров ерку)
В период с ________ по _________ 200_ г. проведена проверка:
-
правильнос ти произведенных в течение квартала отметок о
движении носителей, документов и дел, независимо от времени их
регис трации;
www.kodges.ru
фактического наличия всех носителей, изданных и пос туп ив-
ших документов с просчетом листов, независимо от времени их
регис трации.
В результате проверки установлено:
1.
Все отметки о движении документов, дел и носителей соо т-
ветствуют сопроводительным (оправдательным) материалам, а
также новому местонахождению подшитых и переведенных и учет
выделенного хранения документов;
2.
Все подлежавшие проверке документы и нос ители находя т-
ся в наличия;
3.
______ документов (носителей, дел) не зарегис трированы
по формам учета (указываются раздельно носители, дела, док у-
менты по каждому виду учет-*.);
4.
Имеются следующие ошибки и нарушения в учете и хране-
нии документов, дел, носителей (перечис ляются ошибки, наруш е-
ния и меры, принятые по их устранению).
__________________.
__________________.
(подписи)
Достарыңызбен бөлісу: |