ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО

ших  и  изданных  документов  завершается  их  отправлением,  под-
шивкой  в  дело  или  переводом  на  учет  документов  выделенного 
хранения. Движение документов выделенного хранения заканч ива-
ется  их  отправлением,  уничтожением  или  передачей  на  архивное 
хранение. 
С  учетом  всего  сказанного,  можно  дать  определение  конфи-
денциального документооборота как движение конфиденциальных  
документов"  момента  их  учета  до  отправления,  подшивки  в  дело 
или перевода на учет выделенного х ранения поступивших и изда н-
ных  документов  и  до  отправ ления,  уничтожения  или  передачи  на 
архивное хранение документов выделенного хранения. 
Целью  и  открытого,  и  конфиденциального  документооборота 
является обеспечение исполнения  и использования документов. В 
процессе  движения  документов  нужно  создавать  условия  для  с о-
хранности  документов,  ибо  их  утрата  исключает  возможность  ис-
полнения  и  использования.  Вмес те  с  тем  важной  отличительной 
чертой  и особенностью конфиденциального документооборота  яв-
ляется 
необходимос ть 
защиты 
документов 
от 
несанк-
ционированного  дос тупа  к  ним  с  целью  предотвращения  утечки 
конфиденциальной  информации.  Поэтому  организация  конфиде н-
циального  документооборота  должна  строиться  на  основе  сле-
дующих принципов: 
- 
разрешительной системы дос тупа к конфиденциальным д оку-
ментам; 
- 
исключения несанкционированного дос тупа к конфиденц иаль-
ным документам;  
- 
целенаправленного  регулирования  процессов  движения  ко н-
фиденциальных документов;  
- 
исключения  инс танций  прохождения  ко нфиденциальных  до-
кументов  и  действий  с  ними,  не  обусловленных  характером  и  п о-
рядком исполнения документов;  
- 
фиксированной передачи конфиденциальных документов;  
- 
обеспечения  своевременного  и  качес твенного  исполнения 
конфиденциальных документов;  
- 
персональной и  обязательной ответственнос ти за выдачу н е-
правомерных разрешений на ознакомление с конфиденциальными 
документами и на их отправление.  
 
6.2. СИСТЕМА ДОСТУПА К КОНФИДЕНЦИАЛЬ-
НЫМ ДОКУМЕНТАМ 
 
Конфиденциальные  документы  являются  документами  ограни-
ченного доступа. Это означает, что знакомиться и работать с ними 
www.kodges.ru

могут  только  лица  получившие  на  то  соответс твующие  разреше-
ния. Порядок получения и оформления  таких разрешений устанав-
ливается на каждом предприятии системой доступа к конфиденци-
альным  документам,  которая  представляет  собой  совокупнос ть 
норм  и правил, определяющих, кто из руководителей предприятия 
и  структурных  подразделений,  кому  из  пользователей  и  с  какими 
категориями  конфиденциальных  документов  может  давать  разр е-
шение  на ознакомление, а  так же, каким образом оформляю тся  та-
кие разрешения в зависимости от вида учета документов.  
При  разработке  сис темы  дос тупа  к  конфиденциальным  док у-
ментам необходимо руководствоваться следующими подходами.  
1.  Доступ  к  конфиденциальным  документам  мож ет  предос тав-
ляться  только  лицам,  имеющим  оформленный  в  установленном 
порядке  (контрактом,  приказом)  допуск  к  соответс твующему  виду 
тайны  и  давшим  письменное  обязательс тво  (в  контракте  или  спе-
циальной подписке) о неразглаш ении ставших им извес тными ко н-
фиденциальных сведений. Допуск к соответс твующему виду тайны 
является основанием для дос тупа к конкретным документам в пре-
делах этого вида тайны.  
2.  Доступ  к   конфид енциаль ным  документам  д олж ен  быть  
обос нованным  и  правомерным,  т.е.  базироваться  на  служебной 
необходимос ти  ознакомления  с  конкретным  документом  именно 
данного лица. 
3.  Сис тема  доступа  долж на  давать  возможность  обеспечивать  
пользователей всеми необходимыми им в силу служебных обяза н-
нос тей конфиденциальными документами, но только теми, которые 
действительно необходимы для выполнения конкретных видов ра-
бот. К сожалению, этот подход не всегда четко соблюдается. С од-
ной  стороны,  стремясь  максимально  с ократить  количес тво  лиц, 
допускаемых  к  конфиденциальным  документам,  на  некоторых  
предприятиях не знакомят час ть пользовате лей с необходимой им 
для с лужебной деятельнос ти информацией  и  тем самым снижают 
качество  этой  деятельнос ти,  с  другой  стороны  -  знакомят  пользо-
вателей  с  конфиденциальными  документами,  не  связанными  н а-
прямую с их  функциональными обязаннос тями, но, как выражаю т-
ся, необходимыми им "для общего развития" или "расширения кру-
гозора",  что  приводит  к  разглашению  информации,  т.е.  неправ о-
мерному  доведению  информации  до  лиц,  которые  не  должны  ее 
знать.  
4.  Доступ  к   конфид енциаль ным  документам  д олж ен  быть  
санкционированным,  т.е.  осуществляться  только  по  соответс твую-
щему разрешению. 
5.  Доступ  к  конфиденциальным  документам  могу т  предос тав-
лять  только  уполномоченные  на  то  должнос тные  лица,  при  этом 
www.kodges.ru

соответс твующее должнос тное лицо может давать разрешение  на 
ознакомление  с  входящими  в  с феру  его  деятельнос ти  конфиде н-
циальными документами только установленному кругу лиц и только 
по служебной необходимос ти.  
6.  Доступ  должен  оформляться  письменно  по  каждому  кон-
кретному  конфиденциальному  документу.  При  необх одимос ти  оз-
накомления  пользователя  только  с  час тью  документа  в  разреше-
нии  на  ознакомление  должны  быть  указаны  разделы,  пункты  или 
страницы, с которыми можно знакомить  пользователя.  Сос тавите-
ли  (исполнители)  документов  и  лица,  которые  визировали,  согл а-
совывали, подпис ывали, у тверждали документы, а также лица, ука-
занные в  тексте распорядительных докумен тов, допускаются к  та-
ким  документам  без  оформления  дополнительных  разрешений, 
если они продолжают выполнять те же функциональные обязанн о-
сти. В первом случае это обусловлено тем, что перечис ленные ли-
ца как бы автоматически в силу своего служебного положения уже 
получили доступ к документам на стадии их подготовки, во втором  - 
тем,  что  с  поручением,  содержащимся  в  распорядительном  док у-
менте,  ис полнитель  должен  быть  ознакомлен  обязательно,  чтобы 
знать,  что  ему  поручено,  поэтому  оформление  дополнительного 
доступа теряет всякий смыс л. 
Поскольку  система  доступа  к  конфиденциальным  документам 
содержит в себе значительное количес тво правовых положений, а 
нарушение  ее  требований,  приводящее,  как  правило,  к  разглаше-
нию  конфиденциальной  информации,  влечет  за  собой  дисципл и-
нарную,  гражданско-правовую  и  в  некоторых  случаях  уголовную 
ответс твенность виновных лиц,  то ее следует закреплять в спец и-
альном нормативном документе, который обычно называется  «П о-
ложение о сис теме доступа к конфиденциальным документам».  
Положение  должно  основываться  на  вышеизложенных  подх о-
дах и может включать в себя следующие разделы.  
1.  Общ ие полож ения.  
2.  Полномоч ия  долж нос тных  лиц  по  разрешению  д оступа  к  
конфиденциальным документам.  
3.  Порядок  оформления  разреш ений  на  дос туп  к  конфиденци-
альным документам.  
В  первом  разделе  указываются:  назначение  Положения;  но р-
мативные  документы,  на  которых  оно  базируется;  с фера  его  рас-
прос транения;  основные  задачи  и  принципы  сис темы  дос тупа;  на 
кого  возлаг ается  ответс твеннос ть  за  невыполнение  требований 
Положения;  кем  осуществляется  контроль  за  соблюдением  норм 
Положения.  При  этом  следует  отразить,  что  ответс твеннос ть  за 
невыполнение  требований Положения несут  все должнос тные  л и-
ца,  имеющие  право  давать  разрешение  на  доступ  к  конфиденци-
www.kodges.ru

альным документам, а также вс е пользователи конфи денциальных  
документов.  Контроль  за  выполнением  норм  Положения  должен 
возлагаться  на  руководителей  службы  безопаснос ти,  подразде-
ления  конфиденциального  делопроизводс тва  и  управленческо-
производс твенных подразделений в пределах их компетенции.  
Во  втором  разделе  должны  быть  перечислены  все  должнос т-
ные  лица,  которые  могу т  давать  разрешение  на  дос туп  к  конфи-
денциальным доку ментам, с указанием, какой категории  пользов а-
телей  и к какому сос таву документов. Основополагающими подх о-
дами при этом должны быть с ледующие: 
- 
руководитель  предприятия  имеет  право  давать  разрешение 
на  дос туп  к  соответс твующим  конфиденциальным  документам 
всем категориям пользователей; 
- 
замес тители  руководителя  предприятия  по  отдельным  на-
правлениям имеют право давать разрешение на дос туп к соотве т-
ствующим конфиденциальным документам всем пользователям, но 
в пределах своей с феры деятельности;  
- 
руководителям подразделений дается право  разрешать дос -
туп к конфиденциальным документам всем сотрудникам своих под-
разделений  по  тематике  работы  подразделений;  для  осуществл е-
ния  дос тупа  к  конфиденциальным  документам  данного  подразд е-
ления сотрудников других подразделений необходимо разрешение 
соответс твующего заместителя  руководителя предприятия или ру-
ководителя предприятия;  
- 
первые  замес тители  руководителей,  а  также  должнос тные 
лица,  временно  исполняющие  ту  или  иную  должнос ть,  могу т,  как 
правило,  разрешать  дос туп  к  конфиденциальным  документам  в 
объеме всех прав, предусмотренных для замещаемых ими лиц.  
В  третьем  разделе  определяется  порядок  оформления  разр е-
шений на дос туп к конфиденциальным документам, зарегис трир о-
ванным по различным видам учета. Разрешение на ознакомление с 
конфиденциаль ными документами должно оформляться: по пос ту-
пившим и изданным документам в форме резолюции на документе; 
по  документам,  зарегис трированным  по  учету  документов  выд е-
ленного  хранения,  в  форме  резолюции  на  документе  или  подпи-
санного соответс твующим руководите лем списка пользователей на 
внутренней  с тороне  обложки  документа,  титу льном  листе  либо  в 
карточке учета выдачи документа. Разрешение на доступ к конфи-
денциальным  делам  оформляется  в  номенклату ре  дел  (см.  главу  
7).  
Отдельным  разделом  Положения  может  быть  предусмотрен 
порядок  дос тупа  к  конфиденциальным  документам  лиц,  не  рабо-
тающих  на  данном  предприятии  (при  выполнении  совмес тных  р а-
бот и др.). При этом следует иметь в виду, что сотрудники органов 
www.kodges.ru

государственной  власти, иных государственных  органов  и  органов 
местного  самоуправления  имеют  право  на  доступ  к  конфиденци-
альной  информации  в  пределах  компетен ции,  определенной  для 
этих  органов  законодательс твом  Российской  Федерации,  поэтому  
предприятия обязаны не только знакомить сотрудников таких  орг а-
нов с конфиденциальными документами, но и пр едос тавлять доку-
менты  в  распоряжение  органов  в  случаях,  установленных  закон о-
дательством.  В  соответс твии  с  законодательс твом  названные  о р-
ганы  обязаны  обеспечить  защиту  полученных  ими  документов  от 
разглашения  и  неправомерного  использования  должнос тными  л и-
цами  и  иными  с лужащими  этих  органов,  которые  ознакомились  с 
документами в связи с выполнением служебных обязаннос тей. За 
разглашение  или  неправомерное  использование  содержащейся  в 
документах  конфиденциальной  информации  данные  органы  несут 
предусмотренную законодательс твом ответс твенность.  
Положение  может  разрабатываться  подразделением  конфи-
денциального  делопроизводства  или  ПДЭК.  Оно  подписывается 
разработчиками,  визируется  всеми  лицами,  имеющими  право  д а-
вать  разреш ение  на  дос туп  к  конфиденциальным  документам,  и 
утверждается  приказом  руководителя  предприятия.  В  приказе  о п-
ределяются  и  мероприятия  по  введению  Поло жения  в  дейс твие 
(порядок изучения  Положения пользователями,  техно логия осущ е-
ствления  контроля  за  его  выполнением  и  др.).  С  у твержденным 
Положением  должны  быть  ознакомлены  под  расписку  все  сотру д-
ники предприятия,  работающие с конфиденциальными документа-
ми. 
 
6.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ КОНФИДЕН-
ЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 
 
В соответс твии с утвержденным  Положением о сис теме дос ту-
па к конфиденциальным документам  после учета документов осу-
ществляется их рассмотрение и передача для исполнения. 
При большом объеме пос тупающих документов целесообразно 
осуществлять их предварительное распределение по уровням пр и-
нятия  решений  по  ним.  С  этой  целью  разрабатывается  Перечень 
поступивших  документов,  направляемых  на  исполнение  без  рас-
смотрения  руководителем  предприятия.  В  этом  перечне  полномо-
чия по принятию решений по исполнению документов делегируют-
ся  на  соответс твующий  уровень  управления.  В  перечень  включа-
ются  конкретные  наименования  пос тупающих  документов,  имею-
щих, как правило, типовой и повторяющийся ха рактер, которые ад-
ресуются замес тителям руководителя предприятия, руководителям 
www.kodges.ru

подразделений или непосредственным исполнителям без рассмо т-
рения этих документов руководителем предприятия. Перечень мо-
жет иметь следующую форму: 
 
№ 
п/п 
Наименов а-
ния адресуемых 
документов 
Инициалы, фа-
милии лиц, которым 
адресуются доку-
менты 
Инициалы, фамилии лиц, 
которым адресуются документы 
при временном отсутствии ос-
новных адресатов 
1 
2 
3 
4 
 
Разработку  перечня  целесообразно  возлагать  на  ПДЭК.  При 
подготовке перечня необходимо учитывать требования Положения 
о системе дос тупа к конфиденциальным документам в части обес-
печения  правомернос ти доступа к документам в процессе делег и-
рования полномочий по их рассмотрению.  
Перечень  подписывается  председателем  и  членами  ПДЭК  и 
вводится в дейс твие приказом руководителя предприятия. В прик а-
зе  определяется  и  должнос тное  лицо,  которому  предос тавляется 
право адресования документов, включенных в перечень. Им может 
быть руководитель под разделения конфиденциального делопроиз-
водства, руководитель служ бы безопаснос ти или помощник (рефе-
рент) руководителя предприятия. Это лицо в соответс твии с п ереч-
нем  лишь  адресует  документы  без  ука зания  порядка  и  сроков  их  
исполнения,  поскольку  при  адресовании  доку ментов  руководите-
лям различных уровней эти руководители в резолю ции определяют 
характер и сроки исполнения документов, а при адресо вании доку-
ментов  непосредственным  исполнителям  последние  знают,  что 
нужно сделать по исполнению документа и в какие сроки, т.к. такие 
документы  являются  типовыми  и  характер  их  исполнения  одноти-
пен.  
Перечень  позволяет  сократить  пу ть  и  время  движения  док у-
ментов  до  непосредс твенных  исполнителей,  а  следовательно,  у с-
корить процесс их исполнения,  освободить  руководителей различ-
ного ранга от рассмотрения вопросов, которые могу т быть решены 
непос редственными исполнителями документов, уменьшить трудо-
затраты  на  рассмотрение,  исполне ние  и  обработку  документов, 
обеспечить  выполнение  требований  сис темы  дос тупа  к  пос тупив-
шим документам.  
Не  включенные  в  перечень  пос тупившие  документы,  а  также 
изданные  документы  и  документы  выделенного  хранения,  подл е-
жащие  рассмотрению  непосредственно  руководителем  предпр и-
ятия,  передаются  ему  под  подпись  в  "Журнале  передачи  конфи-
денциальных документов", если они не рассматриваются в прису т-
ствии  сотрудника  подразделения  конфиденциального  делопроиз-
www.kodges.ru

водства,  ответс твенного  за  их  учет.  Журнал  имеет  следующие 
графы:  
 
Номер до-
кумента 
Количество 
листов 
Подпись 
за получение и 
дата 
Подпись 
за возврат и 
дата 
1 
2 
3 
4 
 
 
При  одновременном  получении  и  возврате  нескольких  док у-
ментов может прос тавляться одна подпись за все документы.  
Если пос ле  рассмотрения документов в  присутс твии сотрудн и-
ка подразделения конфиденциального делопроизводс тва у руково-
дителя  ос тается  час ть  их,  то  в  журнал  передачи  конфиденц иаль-
ных документов вносится только эта часть.  
В процессе  рассмотрения документов на них  пишутся резолю-
ции. В состав резолюции вх одят следующие элементы: инициалы, 
фамилия  ис полнителя  (исполнителей),  содержание  поручения 
(предписываемое  действие),  с рок  исполнения  (при  необходим о-
сти), подпись, дата, например:  
И. В. Бородину  
Н.И. Самойловой 
Прошу подготовить  
проект договора 
к 18.04.2003.  
Личная подпись 09.04.2003 
Текст поручения должен быть конкретным и кратким.  Не долж-
ны  быть  резолюции  типа:  "Прошу  зайти",  "Прошу  переговорить"  и 
т.п. Если для принятия решения необходим разговор с исполните-
лем,  то  приглашение  исполнителя  должно  оформляться  не  рез о-
люцией, а записью на отдельном прикрепляемом к документу  лис-
те или другим способом. Пос ле  разговора с исполнителем должна 
быть оформлена резолюция на документе.  
В случаях, когда поручение дается двум и более  лицам, отве т-
ственным  исполнителем  является  лицо,  указанное  первым.  Ему 
предос тавляется право координации работы соисполнителей. Если 
ответс твенным исполнителем назначается лицо, указанное в рез о-
люции  не  первым,  то  рядом  с  его  фамилией  в  скобках  или  через 
тире прос тавляется "отв.". 
На  документах,  не  требующих  указаний  по  исполнению  и  сро-
кам исполнения, эти данные не прос тавляются.  
Резолюция  пишется  на  площади  между  адрес атом  и  текс том. 
Если она не помещается на этой площади, то ее можно писать  на 
свободном  мес те  первого  лис та,  за  исключением  полей.  Допуск а-
www.kodges.ru

ется  оформление  резолюции  на  отдельном  лис те  с  указанием  на 
нем учетного  номера и даты документа, к которому относится р е-
золюция, однако не следует вводить это в систему, т.к. резолюция 
является сос тавной час тью документа и  поэтому должна, как пр а-
вило, оформляться на нем. 
На  документах,  требующих  контроля  исполнения,  может  пр о-
ставляться на левом поле на уровне заголовка реквизит "Отметка о 
контроле",  который  обозначается  буквой  "К"  либо  словом  или 
штампом "Контроль". Целью отметки является напоминание испол-
нителю  об  обязаннос ти  исполнения  документа  в  установле нный 
срок и указание подразделению конфиденциального прои зводс тва 
о взятии документа на контроль.  
После  рассмотрения  и  написания  резолюций  на  документах  
они, как и документы, адрес ованные исполнителям в соответс твии 
с  Перечнем  поступивших  документов,  направляемых  на  исполн е-
ние  без  рассмотрения  руководителем  предприятия,  а  также  тр е-
бующие  исполнения  вну тренние  документы,  передаются  исполн и-
телям  под  подпись  в  соответствующих  учетных  формах.  Обяз а-
тельнос ть подписи за  получение и  возврат конфиденциальных до-
кументов независимо от занимаемой должнос ти не обходима и для 
обеспечения сохранности документов, и потому, что при безраспи-
сочном  получении  документов  в  случаях  их  утраты  пользовате ли, 
как правило, заявляют, что они утраченный  документ  не получали, 
и вся вина за у трату ложится на сотрудника подразделения конфи-
денциального  делопроизводства.  Подпись  за  получение  докумен-
тов  прос тавляется  в  графе  10  журнала  учета  пос тупивших  доку-
ментов с заполнением граф 8, 9
16
, в графе 8 журнала учета издан-
ных документов с заполнением граф  6-7 (в графе  5 делается про-
черк),  в  графе  2  карточки  учета  выдачи  конфиденциального  док у-
мента выделенного хранения с заполнением графы 1.  
Если  исполнителей  несколько,  то  документ  в  первую  очередь 
передается  ответс твенному  исполнителю,  указанному  в  резолю-
ции, а при отсу тствии указания  - пос тавленному в резолюции пер-
вым.  
При  получении  документа  исполнитель  должен  проверить  с о-
ответствие учетного  номера документа и количес тва его  листов (с  
просчетом) записям в учетных формах. 
Передача  документов  между  исполнителями  должна  произв о-
диться через подразделение конфиденциального делопроизводс т-
ва или (при возврате в течение рабочего дня) по разовой расписке, 
минуя подразделение конфиденциального делопроизводс тва. 
При карточном способе учета при изменении мес тонахождения 
документа  в контрольном журнале карандашом прос тавляется н о-
вое мес тонахождение документа, а карточка перемещается в соо т-
www.kodges.ru

ветствующую ячейку картотеки. 
Если  документ  одновременно  выдается  по  частям  нескольким 
исполнителям, то при карточном способе учета подписи за получ е-
ние  доку мента  прос тавляются  на  основной  карточке,  которая  ста-
вится в ячейку картотеки под фамилией одного из исполнителей, в 
ячейки остальных исполнителей помещаются сигнальные карточки, 
которые могу т быть либо ду бликатом ос новной карточки с указан и-
ем количества лис тов (экземп ляров), выданных исполнителю, либо 
лишь содержать сведения об учетном номере документа, фамилии 
соответс твующего исполнителя, количестве полученных им лис тов 
(экземпляров).  
Документы,  требующие подготовки ответа  или принятия реш е-
ния, под лежат контролю.  Организация контроля должна обеспеч и-
вать качес твенное и своевременное исполнение документов. 
Ответс твенность за качес тво  исполнения документов несу т ис-
полнители и  руководители подразделений, в которых  работают ис-
полнители.  
Контроль за сроками исполнения документов осуществляет н а-
ряду с руководителями соответс твующих структу рных подразд еле-
ний подразделение конфиденциального делопроизводства.  
Если исполнение документа пос тавлено на контроль, то для его 
осуществления при карточном спос обе учета используются д опол-
нительные экземпляры учетных карточек, в которых для пер енесе-
ния резолю ции руководителя и контрольных отметок используются 
графы,  отражаю щие  движение  документов  в  ходе  их  исполнения. 
При  журнальном  способе  учета  для  осуществления  контроля  ис-
полнения  документов  изготавливаются  специальные  контрольные 
карточки, имеющие следующие графы:  
Учетный номер и 
гриф конфиденциаль-
ности документа 
Дата до-
кумента 
Вид и заголовок документа 
1 
2 
3 
 
Резо-
люция 
Контрольные 
отметки 
Отметка о снятии документа с 
контроля 
4 
5 
6 
 
В контрольных карточках не должны содержаться конфиденц и-
альные сведения. 
При  контроле  документов,  пункты  которых  имеют  самос то я-
тельного  исполнителя и свой срок исполнения, на каждый  из пунк-
тов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной 
карточки).  
www.kodges.ru

Из  карточек  контролируемых  документов  формируется  ко н-
трольная картотека по срокам исполнения документов. В пределах  
каждого срока карточки могут систематизироваться по видам учета 
документов, исполнителям, видам документов и др.  
При  автоматизированном контроле  исполнения документов с о-
ответствующие данные вводятся в компьютер. 
В  процессе  контроля  исполнения  документа  подразделение 
конфиденциального  делопроизводс тва  должно  периодически  (в 
установленные на предприятии сроки)  напоминать исполнителю о 
контролируемом документе,  о чем в графе "Контрольные отметки" 
контрольной карточки проставляется соответс твующая дата. О н а-
рушении  срока  исполнения  документа  подразделение  конфиден-
циального  делопроизводс тва  извещает  соответс твующего  руков о-
дителя  
После исполнения документа исполнитель прос тавляет на  нем 
отметку об исполнении документа и направлении его в дело, кото-
рая включат следующие данные:  
- 
ссылку  на  дату  и  номер  документа,  свидетельс твующего  об 
исполнении  данного  документа,  или  при  отсу тс твии  такого  док у-
мента краткую справку об исполнении; 
- 
слово "В дело"; 
- 
номер  (индекс)  дела,  в  которое  должен  быть  подшит  доку-
мент;  
- 
подпись  исполнителя  или  руководителя  с труктурного  под-
разделения, в котором исполнен документ;  
- 
дату.  
 
Например:  
 
Исполнен 14.04.2003 № 9К  
В дело 0210 
подпись 
15.04. 2003 
 
или 
 
Запрашиваемые материалы  
включены в сводную заявку, 
предприятию сообщено по 
телефону (В.М. Бушуеву) 
Вдело 1402 
подпись 
16.04. 2003 
 
www.kodges.ru

Исполненный  документ  вмес те  с  документом -ответом  (при  на-
личии)  сдается  в  подразделение  конфиденциального  делопроиз-
водства.  Сотрудник  подразделения  должен  проверить  правиль-
нос ть  произведенной  отметки  об  исполнении  документа,  соотве т-
ствие вида и заголовка документа заголовку дела, в которое он н а-
правляется, просчитать количес тво  лис тов документа и проверить 
соответс твие их учетным данным, распи саться за  получение доку-
мента  в  соответс твующих  графах  учетных  жур налов  (карточек). 
Контролируемый  документ  по  решению  соответс твую щего  руково-
дителя  снимается  с  контроля,  контрольная  карточка  (ду бли кат 
учетной  карточки)  или  уничтожается,  или  помещается  в  справоч-
ную картотеку. Основная учетная карточка (при карточном способе 
учета)  перекладывается  в  картотеку  исполненных  документов,  в 
которой  карточки  располагаются  в  пос ледовательнос ти  их  ном е-
ров.  
Если  конфиденциальный  документ  не  требует  исполнения,  а 
адресован  лишь для ознакомления, то он может не выдаваться на 
рабочее место исполнителя, а ознак омление с ним производится в 
подразделении  конфиденциального  делопроизводства  (комнате 
для  исполнителей).  При  этом  если  ознакомление  производится  в 
прису тствии  сотрудника  подразделения  конфиденциального  дел о-
производс тва,  ответственного  за  учет  документа,  то  подпись  в 
учетной  форме  за  получение  документа  может  не  прос тавляться. 
Подпис и  об  ознакомлении  с  документами  с  проставлением  даты 
производятся  на  самих  документах,  а  подписи  об  ознакомлении  с 
распорядительными  документами  могу т  прос тавляться  на  спец и-
альном лис те ознакомления.  
В  комнате  для  исполнителей  или  устанавливаемых  в  подраз-
делении  конфиденциального  делопроизводства  кабинах  произв о-
дится и исполнение документов, если на рабочих мес тах в служе б-
ных  комнатах  исполнителей  нет  необходимых  условий,  обеспечи-
вающих сохранность документов и содержащейся в них информ а-
ции. 
После  исполнения  пос тупившего  документа  или  ознакомления 
с  ним  соответс твующих  должностных  лиц  негрифованные  прил о-
жения, не под лежащие совмес тному хранению с основным конфи-
денциальным  документом,  передаются  в  службу   открытого  дело-
производс тва с заполнением граф 8-10 журнала учета пос тупивших  
документов  и  с  отметкой  о  передаче  на  основном  документе  (с о-
проводительном письме).  
 

жүктеу/скачать 1,69 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: