9. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬ-
НЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОБРАЩЕНИЯ С НИМИ
9.1. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
Для обеспечения физической сохраннос ти конфиденциальных
документов, дел и носителей, а также для предотвращения утечки
содержащейся в них информации должен быть установлен спец и-
альный режим их хранения.
Помещения подразделения конфиденциального делопроизвод-
ства, предназначенные для круглосуточного хранения конфиден-
циальных документов, в целях обеспечения дополнительных г а-
рантий от пос тороннего проникновения в них должны, как правило,
находиться не на первом и пос леднем этажах. Кроме того, они
должны соответс твовать нормам, установленным для хранения
документов: удалены от помещений с пищевыми продуктами и
химическими веществами, не иметь с ними вентиля ционных кана-
лов, отвечать требованиям пожарной безопасности, сани тарным
нормам, а также быть гарантированы от затопления.
Вход в такие помещения необходимо строго регламентировать.
Кроме руководителя предприятия и сотрудников, имеющих прямое
отношение к обработке и хранению конфиденциальных докумен-
тов, в помещения могу т допускаться лица, обеспечивающие их об-
служивание. Уборка помещений, ремонт находящихся в них обору-
дования и технических средств, выполнение других рабо т, связан-
ных с привлечением лиц, не имеющих доступа к хранящимся в по-
мещениях документам, должны про изводиться только в прису тс т-
вии сотрудников подразделения конфиден циального делопроиз-
водства.
Окна помещений должны иметь надежные средства защиты,
исключающие возможность проникновения в помещения пос торо н-
них лиц. Кроме того, на них должны быть защитная сетка или ж а-
люзи, предотвращаю щие возможнос ть выпадения документов, а
также визуального просмотра документов и экранов видеомонито-
ров с у лицы. Ес ли помещения расположены на первом или п о-
следнем этаже или рядом с ними нахо дятся пожарные лестницы,
балконы, водос точные трубы, другие какие-либо прис тройки, с по-
мощью которых можно проникну ть в помещения, то для предо т-
вращения проникновения окна дополнительно защищаются рас-
пашной металлической решеткой с замком.
Входные двери помещений должны быть обиты металлом и
www.kodges.ru
оборудованы замками, гарантирующими их надежное закрытие. По
окончании рабочего дня двери необходимо не только запирать, но
и опечатывать печатью подразделения (или сотрудника подразд е-
ления) конфиденциального делопроизводс тва. Печать прос тавля-
ется на тонкий слой плас тилина или специальной мас тики таким
образом, чтобы оттиск невоз можно было снять и восстановить. Пе-
ред отпиранием двери проверяет ся сохраннос ть оттиска печати и
целос тнос ть запоров. При обнаружении попыток проникновения в
помещения нужно немедленно пос тавить в известнос ть службу ох-
раны и доложить руководителю предприятия. До принятия реш ения
руководителем предприятия помещения не открываются и обеспе-
чиваются физической ох раной.
Для предотвращения несанкционированного входа в помещ е-
ния в течение рабочего дня на дверях могу т ус танавливаться элек-
тромеханические или электронные замки.
Конфиденциальные документы в помещениях должны хр анить-
ся в сейфах, металлических шкафах или металлических стелла-
жах, которые по окончании рабочего дня запираются и опечатыва-
ются сотрудниками, ответс твенными за учет и хранение докумен-
тов. Хранение открытых документов вмес те с конфиденциальными
допускается только в с лучаях, ког да они являются приложениями к
конфиденциальным документам.
Входные двери, окна помещений, а также сейфы, шкафы и
стеллажи следует оснастить ох ранной сигнализацией, связанной
со службой охраны предприятия или с лужбой вневедомс твенной
охраны.
Помещения, в которых для фиксации, обработки, хранения,
воспроизведения и передачи конфиденциальной документной и н-
формации используются электронно-вычис лительные машины,
электронные множительные аппараты, средс тва аудио -, видеоза-
писывающей и воспроизводящей техники и другие технические
средства, создающие электромагнитные излучения, необходимо
оборудовать дополнительными средс твами защиты, предотвр а-
щающими перехват соперником электромагнитных сигналов, несу-
щих конфиденциальную информацию. В этих же целях целесооб-
разно приобретать сертифицированные техничес кие средства об-
работки информации, отвечающие требованиям по защите конфи-
денциальной информации от ее у течки, а средства ино странного
производс тва предварительно подвергать спецпрове ркам на пред-
мет выявления возможных специальных электронных и программ-
ных закладок.
Замки дверей помещений, распашных металлических решеток
на окнах, сейфов, шкафов или с теллажей должны иметь рабочие и
запасные экземпляры ключей.
www.kodges.ru
Запасные экземпляры ключей могу т хр аниться в опечатанных
их владельцами пеналах или конвертах либо у руководителя пред-
приятия, либо в службе охраны, либо (ключи от сейфов, шкафов,
стеллажей, металлических решеток) в сейфе (шкафу ) сотрудника
подразделения конфиденциального делопроизводства, ответс т-
венного за хранение документов.
Рабочие экземпляры ключей от сейфов, шкафов, стеллажей,
решеток в нерабочее время могут храниться в опечатанном пенале
(конверте) либо в службе охраны, либо в сейфе (шкафу) сотрудн и-
ка подразделения конфиденциального делопроизводства, ответс т-
венного за хранение доку ментов. В пос леднем случае по окончании
рабочего дня ключ от этого сейфа вмес те с рабочим экземпляром
ключа от входной двери помещения передается в пенале, опеч а-
танном печатью сотрудника подразделе ния конфиденциального
делопроизводства, в службу охраны с внесени ем соответс твующих
данных в графы 1-6 журнала передачи-приема под охрану пом е-
щений и пеналов с ключами. Журнал может иметь с ледую щую
форму:
Наименов а-
ние или номер
помещения, пе-
редаваемого под
охрану
Номер печа-
ти, которой опе-
чатаны помеще-
ние и пенал с
ключами
Дата и
время пере-
дачи под
охрану
Подпись и
фамилия лица,
передавшего по-
мещение и пенал
под охрану
1
2
3
4
Отметка
о включении
сигнализации
Подпись и
фамилия лица,
принявшего по-
мещение и пенал
под охрану
Дата и
время по-
лучения
пенала
Под-
пись и фа-
милия ли-
ца, полу-
чившего
пенал
От-
метка о
выключе-
нии сигна-
лизации
5
6
7
8
9
При получении пенала из охраны заполняются графы 7 -9.
Получение пенала с ключами из службы охраны и вскрытие
помещений должно осуществляться только с отрудниками подраз-
деления конфиденциального делопроизводс тва, ответс твенными
за хранение конфи денциальных документов. При их отсу тс твии для
вскрытия помещений назначается комиссия в сос таве не менее
двух человек, которая сос тавляет акт о вскрытии с указанием в нем
должностей и фамилий лиц, вскрыв ших помещения, времени и
причины вскрытия, номеров печатей, которыми были опечатаны
помещения. Комиссионно с составлением акта вскры ваются и сей-
www.kodges.ru
фы, шкафы или стеллажи при отсутс твии сотрудника, ответ-
ственного за хранение находящихся в них документов.
В случае утраты рабочих или запасных экземпляров ключей об
этом немедленно с тавится в извес тнос ть руководитель предпр и-
ятия. При утрате ключа от сейфа, шкафа или с теллажа до замены
замка или смены секрета замка хранить документы в этом сейфе
(шкафу, стеллаже) не следует.
Для обеспечения выдачи конфиденциальных документов ис-
полнителям (пользователям) помещения должны быть оборудов а-
ны специаль ными окошками, не выходящими в общий коридор, или
внутри отгораживаться барьером.
Исполнители могут работать с конфиденциальными докуме н-
тами или в специально выделенных помещениях подразделения
конфиденциального делопроизводства, или в своих с лужебных
комнатах, если эти комнаты отвечают требованиям обеспечения
сохраннос ти и конфиденциальности документов. При работе с до-
кументами в служебных комнатах каждый исполнитель должен
иметь пос тоянное рабочее мес то, сейф (металлический шкаф) или
отдельную ячейку сейфа для хранения конфиденциальных док у-
ментов и номерную металлическую печать.
Ключи от сейфа и номерная печать выдаются исполнителю под
подпись в лицевом счете. Рабочий экземпляр ключа и номерная
печать хранятся пос тоянно у исполнителя. Запасные экземпляры
ключей должны храниться в подразделении конфиденциального
делопроизводства или с лужбе охраны в опечатанном номерной
печатью исполнителя конверте либо пенале.
Все сейфы, шкафы и с теллажи, ус тановленные в помещениях
подразделения конфиденциального делопроизводс тва и в служе б-
ных комнатах исполнителей, в которых круглосу точно или в рабо-
чее время хранятся конфиденциальные документы, а также ключи
от них должны учитываться подразделением конфиденциального
делопроизводства по журналу учета хранилищ и ключей от них,
имеющем следующую форму:
№
п/п
Наименова-
ние хранилища
(сейф, металли-
ческий шкаф,
металлический
стеллаж)
Заводской
инвентарный
номер хранили-
ща
Местонахо-
ждение храни-
лища (подразде-
ление, номер
комнаты)
1
2
3
4
www.kodges.ru
Инициа-
лы и фами-
лия ответст-
венного за
хранилище
Количе-
ство экземп-
ляров ключей
и их номера
Подпись
ответственного
за хранилище,
за получение
ключей, дата
Подпись со-
трудника подразде-
ления конфиденци-
ального делопроиз-
водства за возврат
ключей, дата
5
6
7
8
При внесении в журнал данных о ключах от распашных мета л-
лических решеток графы 2-3 не заполняются.
Ежегодно должна проводиться проверка фактического наличия
ключей от хранилищ и номерных печатей исполнителей,
Для эвакуации конфиденциальных документов при возникнове-
нии с тихийных бедс твий, пожара, аварии, грозящих затоплен ием,
загоранием или другой формой уничтожения документов, в поме-
щениях, предназначенных для их хранения, должно находиться
необходимое количес тво тары (мешков, чемоданов, контейнеров и
т.д.), в которой можно транспортировать документы.
При возникновении чрезвычайной ситу ации сотрудники под-
разделения конфиденциального делопроизводс тва должны немед-
ленно вызвать пожарную команду или соответс твующую аварий-
ную службу, уведомить руководителя предприятия, принять меры к
ликвидации чрезвычайной ситуации, а при невозможности ликви-
дации обеспечить охрану докумен тов собс твенными с илами, а так-
же силами службы охраны предприятия и начать эвакуацию док у-
ментов в заранее определенное мес то.
При возникновении чрезвычайной ситуации в нерабочее время
проведение аналогичных дейс твий до лжен организовать дежурный
по предприятию, пос тавив в извес тность дополнительно руковод и-
теля подразделения конфиденциального делопроизводс тва. О
проведенном вскрытии (при необходимос ти) помещений, а также о
вскрытии по соглас ованию с руководителем предприятия или под-
разделения конфиденциаль ного делопроизводства сейфов, шка-
фов или с теллажей с оставляется акт, в котором указываются
должности и фамилии лиц, производивших вскры тие, какие храни-
лища вскрыты, куда помещены документы, номера печа тей на та-
ре.
9.2. ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С КОНФИДЕНЦИ-
АЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
На каждом предприятии должен быть установлен с трогий п о-
рядок обращения с конфиденциальными документами, который
является составной частью вну триобъектового режима и направ-
www.kodges.ru
лен на обеспечение сохранности конфиденциальных документов и
предотвращение утечки содержащейся в них информации.
Выдача (передача) конфиденциальных документов может пр о-
изводиться только исполнителям (пользователям), имеющим санк-
ционированный дос туп к этим документам, и только под подпись в
учетных формах или взамен разовой расписки.
Выдача документов исполнителям и их возврат осуществляю т-
ся в течение одного рабочего дня, но если исполнители работают с
конфиденциальными документами в своих с лужебных комнатах, то
документы (кроме дел) допускается выдавать им как на один раб о-
чий день, так и на все время, необходимое для работы с ними. В
последнем случае, помимо сейфа и номерной печати, исполнителю
выдаются под подпись в лицевом счете специальный портфель
(кейс), имеющий устройс тво для опечатывания, и форма "Описи
документов, находящихся у исполнителя", в которую исполнитель
должен вносить каждый документ в момент полу чения и вычерк и-
вать после передачи в подразделение конфиденциаль ного дело-
производс тва. Опись может иметь следующие графы:
№
п/п
Номер и гриф конфиденциальности
Коли-
чество
листов
из-
данного
докумен-
та
посту-
пившего до-
кумента
доку-
мента вы-
деленного
хранения
но
сителя
1
2
3
4
5
6
Опись предназначена для осуществления самоконтроля за н а-
личием документов. С этой целью пе ред сдачей спецпортфеля с
документами в подразделение конфиденциального делопроизвод-
ства исполнитель должен проверить наличие находящихся у него
документов и их соответствие описи. При отсутс твии каких-либо
документов или час ти их немедленно с тавится в извес тнос ть под-
разделение конфиденциального де лопроизводства и организуется
их поиск. После проверки документы вмес те с описью помещаются
в спецпортфель, который опечатывается личной печатью исполн и-
теля и передается в подразделение конфиден циального делопро-
изводс тва. Не допускается хранить в спецпортфеле открытые д о-
кументы, ес ли они не являются приложением к конфиденци альным
документам.
Спецпортфели могу т храниться у исполнителей только в теч е-
ние рабочего дня. Их получение и возврат производятся в обмен на
www.kodges.ru
специально заготовленную расписку (жетон), удостоверение или
пропуск сотрудника. При наличии большого чис ла исполнителей,
работающих с конфиденциальными документами, на специальную
расписку может наклеиваться фотокарточка исполнителя. При
приеме-передаче спецпортфеля необходимо проверять соответс т-
вие номера и четкос ть оттиска печати.
Должнос тные лица, которым разрешено в нерабочее время
хранить конфиденциальные документы в личных сейфах при усло-
вии подключения сейфов к охранной сигнализации, по око нчании
рабочего дня помещают документы в сейф, опечатывают его и
сдают под охрану по специальному журналу, ведущемуся службой
охраны.
По завершении работы с документами исполнители должны
своевременно возвращать их в подразделение конфиденциальн ого
делопроизводства.
При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в команд и-
ровку исполнители сдают в подразделение конфиденциального
делопроизводства все хранящиеся в их слецпортфелях конфиде н-
циальные документы.
Рабочее место исполнителя должно быть организовано таким
образом, чтобы исключалось обозрение (в том числе и через окна)
находящихся из столе конфиденциальных документов лицами, не
имеющими к ним отношения.
На с толе должны быть только те конфиденциальные докуме н-
ты, с которыми осуществляется работа. Все ос тальные должны
находиться в сейфе, закрытом на ключ. Не разрешается хранение
конфиденциальных документов в ящиках столов и других не пред-
назначенных для этого местах.
При вых оде исполнителя в течение рабочего дня из служебной
комнаты документы убираются в сейф, который опечатывается
личной печатью. При выходе из комнаты всех исполнителей дверь
комнаты должна быть закрыта на ключ.
Крупноформатные конфиденциальные документы на чертеж-
ных дос ках (кульманах) на время отсутс твия исполнителя должны
закрываться специальными защитными чехлами, опечатываемыми
его печатью.
Подразделение конфиденциального делопроизводства обязано
осуществлять периодический контроль за порядком хранения д о-
кументов в служебных комнатах исполнителей и обращения с ни-
ми.
Нарушения порядка обращения с конфиденциальными доку-
ментами целесообразно учитывать с целью пос ледующего анализа
и принятия мер по их предотвращению. Учет может осуществлять-
ся в карточке (журнале), имеющей следующие графы:
www.kodges.ru
Дата
наруше-
ния
Инициалы,
фамилия лица,
допустившего на-
рушение
Крат-
кое изло-
жение ха-
рактера
нарушения
При-
чины
наруше-
ния
При-
нятые
меры
1
2
3
4
5
О серьезных нарушениях, которые привели или могли привес ти
к утрате документов или утечке содержащейся в них информации,
подразделение конфиденциального делопроизводс тва должно
докладывать ру ководителю предприятия и вносить предложения
об отс транении от работы О конфиденциальными документами или
привлечении к ответс твеннос ти виновных лиц.
При смене или временном отсу тс твии руководителя и сотру д-
ников
Подразделения конфиденциального делопроизводства пер е-
дача документов вмещающим их лицам производится по актам или
распискам с ' обязательной проверкой фактического наличия пере-
даваемых документов (смотри раздел 10.6)
www.kodges.ru
10. ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИ-
АЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
10.1. НАЗНАЧЕНИЕ, ВИДЫ И ПРИНЦИПЫ ПРОВЕ-
ДЕНИЯ ПРОВЕРОК НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬ-
НЫХ ДОКУМЕНТОВ
Проверки наличия конфиденциальных документов являются
важной составной час тью конфиденциального делопроизводс тва.
Цель проверок сос тоит в обеспечении контроля за сохраннос тью
документов. Это дос тигается пу тем ус тановления соответс твия
фактического наличии документов учетным данным на них, выяв-
ления отсу тс твующих документов и принятия мер по их розыску
Однако в процессе регис трации документов могу т быть допу-
щены ошибки, следствием которых с тановится искажение учетных
данных о документах. Кроме того, час ть зарегис трированных док у-
ментов может быть отправлена, уничтожена, подшита в дела, воз-
вращена пос ле отравления, переведена на другой вид учета. При
прос тавлении в учетных формах Отметок о таком движении доку-
ментов также могу т случаться ошибке которые при определенных
обс тоятельс твах создают основу для у траты документов и (или)
несвоевременного обнаружения у трат. Поэтому про верки правиль-
нос ти регис трации документов и прос тавления отметок о их движе-
нии должны быть сос тавными час тями проверок наличия доку -
ментов. Проверки направлены и на выявление неучтенных по к а-
ким-либо причинам конфиденциальных документов, установление
этих причин и взятие таких документов на учет.
'Положение о порядке обращения со с лужебной информацией
ограниченного распространения" предусматривает проведение
проверок наличия документов не реже одного раза в год, допуская
тем самым возможнос ть их проведений только один раз в год. Од-
нако при такой периодичности резко снижается вероятнос ть сво е-
временного обнаружения утрат документов и их нахождения. Чем
чаще проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения с о-
хранности документов.
Проверками должны быть охвачены не только документы, но и
дела, а также носители конфиденциальной информации.
Проверки правильнос ти регис трации и фактического наличия
документов час тично проводятся в процессе выдачи их исполните-
лям и с ледующего возврата Однако такие проверки не охватывают
все документы и вс е необходимые проверочные операции. Поэто-
му следует осуществлять комплексные плановые проверки факти-
www.kodges.ru
ческого наличия документов, дел и носителей и правильнос ти от-
меток о их регис трации и движении.
Наиболее оптимальными видами проверок и сроками их пр о-
ведения являются:
-
проверки правильнос ти проставления регистрационных
данных нос ителей, документов, дел и учетных журналов (картотек)
-
сразу после регистрации;
-
проверки правильнос ти прос тавления отметок о движении
носителей, документов и дел, независимо от врем ени их регис тра-
ции, - сразу после прос тавления отметок или при невозможнос ти
проведения сразу после прос тавления отметок - по ис течении каж-
дого квартала;
-
проверки фактического наличия вс ех носителей и всех не
подшитых в дела и не переведенных на учет выдел енного хране-
ния изданных и пос тупивших документов, независимо от времени
их регис трации, - один раз в квартал по истечении квартала (ква р-
тальные проверки);
-
проверка фактического наличия всех дел, документов выд е-
ленного хранения и учетных журналов (картотек), зарегис триро-
ванных в ис тек шем и предыдущих годах, - один раз в год по исте-
чении года (годовая проверка).
Эти виды проверок и сроки их проведения позволяют своевр е-
менно выявлять ошибки, допущенные при регис трации документов
и производстве отметок о их движении, осуществлять сис темати-
ческий контроль за наличием документов, при этом более тщ а-
тельный в отношении документов, не сброшюрованных и не под-
шитых в дела, а с ледователь но, подвергающихся большей опасно-
сти у траты. В то же время такой состав проверок и такая периодич-
нос ть их проведения дают возмож нос ть избежать повтора прове-
рочных операций, за исключением прове рок фактического наличия
части носителей и не подшитых в дела документов.
Кроме того, существуют так называемые нерегламентные пр о-
верки фак тического наличия документов, которые проводятся по
мере возникновения необходимос ти в них.
Проверочные операции может осуществлять сотрудник под-
разделения конфиденциального делопроизводс тва, регис трир о-
вавший документы и производивш ий отметки о их движе нии. Но
для некоторых операций это не лучший вариант, поскольку у с о-
трудника притупляется внимание к записям, сделанным им самим.
Этот вариант целесообразно использо вать при проверках пра-
вильнос ти прос тавления регис трационных дан ных носителей, д о-
кументов, дел и учетных журналов (картотек), в том чис ле при про-
верках отметок о возврате ранее отправленных документов, т.к.
регис трационные данные дополнительно проверяются в процессе
www.kodges.ru
передачи-приема носителей, документов и дел между исполните-
лями и подразделением конфиденциального делопроизводства.
Самым оптимальным вариантом для других видов проверок
является проведение их одновременно двумя сотрудниками, одним
из которых должен быть с отрудник, осуществлявший регис трацию
документов, дед и носителей и прос тавлявш ий отметки о их дви-
жении. При этом каждый из сотрудников не дублирует пров ероч-
ные операции, а выполняет определенную их часть. Например,
один сотрудник называет учетные данные на документе, другой
проверяет их соответствие в учетных формах или один называет
данные учетных форм, другой проверяет их соответс твие в других
учетных формах, сопроводительных документах, делах и т.д. Это
повышает качес тво проверок и ускоряет их проведение.
В целях обеспечения контроля за проведением всех необх оди-
мых проверочных операций и избежания их дублирования нео бхо-
димо проставлять соответс твующие отметки о проверках.
Отметки о проверках правильнос ти регис трации носителей, д о-
кументов, дел и учетных журналов (картотек), а также правильно-
сти записей о возврате документов прос тавляются условным обо-
значением, например: и др.
Отметки о проверках фактического наличия носителей, док у-
ментов, дел и учетных журналов (картотек) целесообразно пр о-
ставлять датами проверок, поскольку, как уже отмечалось, такие
проверки частично повторяются и по дате можно отличить одну
проверку от другой. Отметки допускается производить каранд а-
шом, чтобы при необходимос ти можно было их вытереть, напр и-
мер, с целью освобождения места для прос тавления последующих
отметок.
Проверки правильнос ти производс тва отметок о движении но-
сителей, документов и дел заверяются подписями с прос тавлен ием
даты.
При проведении проверок необходимо руководс твоваться сл е-
дующими принципами:
-
охват проверочными операциями вс ех подлежащих проверке
документов, дел и носителей, всех учетных форм, в которых з а-
фиксированы проверяемые реквизиты, и всех необходимых с опро-
водительных (оправ дательных) материалов о движении докумен-
тов;
-
проведение проверок наличия документов по схеме: сначала
документ, потом учетные данные на него (от документа к формам
учета), что обеспечивает большую возможнос ть обнаружения н е-
учтенных конфиденциальных документов;
-
фиксация конечных результатов проверок.
Технологии проведения названных видов проверок различ ают-
www.kodges.ru
ся между собой, поэтому целесообразно рассмо треть их по каждо-
му виду.
Достарыңызбен бөлісу: |