Библиотека журнала «Управление персоналом»

ного 
хра-
нения 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
9 
10 
 
При получении пакетов сотрудник подразделения конфиденц и-
ального делопроизводс тва должен: 
- 
проверить на пакете наличие грифа конфиденциальнос ти, с о-
ответствие  адресата,  прос тавление  номеров  документов  и  пред-
приятия-отправителя, целос тнос ть упаковки, сохраннос ть прошивки 
и оттиска печати;  
- 
убедиться, что содержимое пакета не просматривае тся; 
- 
проверить  на  пакете  и  сопроводительном  документе  на  него 
(реестре  и  соответс твие  наименований  адресата  и  отправителя, 
номеров  документов,  номеров  экземпляров  (ес ли  указаны),  грифа 
конфиденциальности;  
- 
расписаться  в сопроводительном документе за п ринятые па-
кеты с  проставлением даты  (при  необходимос ти и времени)  и п е-
чати или специального ш тампа подразделения конфиденциального 
делопроизводства. Если  на  пакетах указан другой  адресат,  то они 
не принимаются.  При нарушении  оформления  пакетов, нес оотве т-
ствии данных на пакете и в сопроводительном документе, повреж-
дении упаковки сос тавляется в двух экземплярах акт, который под-
писывается  сотрудником  подразделения  конфиденциального  д е-
лопроизводс тва  и  лицом,  доставившим  пакеты.  Второй  экземпляр 
акта  направляется  отделению  связи,  дос тавившему  пакет,  или 
предприятию-отправителю  пакета,  если  пакет  дос тавлен  ми нуя 
отделение связи. Ес ли повреждение пакета дает возможность из ъ-
ять д окумент или прочес ть его, то об этом сообщается руководите-
лю предприятия, который определяет, принимать пакет или нет. 
После  проставления  подписи  за  принятые  пакеты  сотрудник 
подразделения  конфиденциального  делопроизводства  заполняет 
графы 13 журнала учета пос тупивших пакетов, при этом в графе 3 
количес тво  пакетов  указывается  прописью,  а  лицо,  дос тавившее 
пакеты, заверяет эти данные своей подписью в графе  4. Это дает 
возможнос ть  обнаружить  возможную  пропажу  пакета  за  период  с 
момента его регис трации до вскрытия. Затем до вскрытия пакетов 
заполняются графы 56 журнала. Порядковые номера пакетов еже-
дневно  начинаются  с  №  1  или  прос тав ляются  последовательно  в 
течение года. Рядом с номером пакета, име ющего пометку "Лично', 
пишется  с лово  "лично".  Номера  и  грифы  конфи денциальнос ти 
вложенных  в  пакет  документов  прос тавляются  напротив  номера 
соответс твующего  пакета  (при  наличии  двух  и  более  номеров  -
столбцом).  Если  на  пакете  рядом  с  номером  документа  указаны 
www.kodges.ru

номера  экземпляров,  то  они  переносятся  в  журнал.  Вызвано  это 
тем,  что  номера  экземпляров  на  пакете  прос тавляются,  когда  их  
два и более, и если их не переносить в журнал, то в случае у траты 
какого-то экземпляра в период пос ле вскрытия пакета до регис тр а-
ции документа обнаружить утрату будет невозможно.  
При  вскрытии  пакетов  проверяется  соответс твие  на  пакете  и 
документе  отправителя  и  адресата,  гри фа  конфиденциальнос ти, 
номеров документов, номеров экземпляров документа (если указа-
ны  на  пакете).  Пакеты  должны  быть  разверну ты  таким  образом, 
чтобы  убедиться,  что  в  них  не  ос талось  вложений.  В  документах  
проверяется  наличие  лис тов,  а  в  Документах,  имеющ их  прилож е-
ния,  кроме  того,  соответс твие  учетных  но меров,  грифа  конфиден-
циальнос ти, номеров экземпляров, количества  лис тов  приложения 
записям в  отметке о наличии приложения, содержа щейся в основ-
ном документе (сопроводительном письме).  
Пакеты с пометкой "Лично" вскрываются работником, которому  
они  адресованы,  или  уполномоченным  им  лицом.  По  усмотрению 
лица,  вскрывшего  пакеты,  вышеперечисленные  данные  провер я-
ются им самим или сотрудником подразделения конфиденциальн о-
го делопроизводства. 
При несоответс твии  на пакете и документе или на документе и 
приложении  учетных  номеров,  недос таче  или  излишке  лис тов  и 
экземпляров  документа,  а  также  в  случае,  если  документ  направ-
лен  на  данное  предприятие  ошибочно,  руководителем  подразд е-
ления  конфиденциального  делопроизводс тва  и  сотрудником, 
вскрывшим  пакет,  сос тавляет  в  двух  экземплярах  акт,  второй  э к-
земпляр  которого  вмес те  с  лицевой  стороной  пакета  (при  несоо т-
ветствии данных на пакете и документе) немедленно направляется 
отправителю.  О  недос таче  листов  или  экземпляров  с оо бщается, 
кроме  того,  руководителю  данного  предприя тия.  Ошибочно  при-
сланные  документы,  лишние  лис ты  и  экземпляры  вместе  с  актом 
направляются с сопроводительным письмом в новом пакете отпр а-
вителю. В графе 10 журнала учета пос тупивш их пакетов произв о-
дится  отметка  о  возврате  с  указанием,  сколько  лис тов  или  ка кие 
экземпляры  и  почему  возвращаются,  номера  и  даты  сопровод и-
тельного  письма,  например:  "Три  лис та  (экз.  №____)  возвращены 
как лиш ние с № 14КТ от 24.05.2003"  или (при возврате документа 
полнос тью) "Документ возвращен как ошибочно присланный с № 17 
ДСП  от  26.05.2003".  Ошибочно  прис ланные  документы  могу т  по 
согласованию  с  предприятием-отправителем  пересылаться  по  н а-
значению за их учетными номерами в новых пакетах с вложением в 
них  лицевой  стороны  пакета  предприятия-отправителя.  В  этом 
случае  в  графе  10  журнала  учета  поступивших  пакетов  делается 
отметка  о  пересылке  с  указанием  предприятия,  которому  направ-
www.kodges.ru

лен документ, номера и даты сопроводи тельного письма.  
О  несоответс твии  на  пакете  и  документе  или  на  доку менте  и 
приложении грифа конфиденциальнос ти или номеров экземпляров 
отправителю сообщается письмом.  
После вскрытия пакета и проверки правильнос ти вложений п о-
ступившему  документу  присваивается  очередной  номер,  прос тав-
ляемый  в  графе  7  журнала  учета  пос тупивших  пакетов.  Одновре-
менно данные о документе заносятся в журнал или карточку учета 
поступивших конфи денциальных документов, имеющих следующие 
графы:  
 
Учет
ный но-
мер и 
гриф 
конфи-
денци-
альности 
докумен-
та 
Д
ата 
пос-
ту-
пле
ния 
Ви
д и 
заголо-
вок 
доку-
мента 
О
ткуда 
посту-
пил 
Но
мер и 
дата 
изда-
ния 
Количество листов 
основ-
ного доку-
мента 
прило-
жений 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
 
К
ому 
вы-
дан 
Коли-
чество 
листов 
Под-
пись за 
получе-
ние и 
дата 
По
дпись 
за воз-
врат и 
дата 
И
ндекс 
(но-
мер) 
дела, 
номера 
листов 
дела 
Но-
мер по 
учету до-
кументов 
выде-
ленного 
хранения, 
количество 
листов 
При-
мечание 
8 
9 
10 
11 
12 
13 
14 
 
В момент  регистрации заполняются графы  1-7. В графе  1 про-
ставляются очередной порядковый номер, присвоенный документу, 
и аббревиатурой гриф конфиденциальнос ти документа, В графе 5 
указываются  номер,  присвоенный  документу  на  предпр иятии,  из-
давшем  документ,  и  Дата  подписания  (у тверждения)  док умента. 
Если документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 
6 прос тавляется количес тво его лис тов, а в графе  7 делае тся про-
черк. Если документ имеет сопроводительное письмо, то в графе 6 
прос тавляется  количес тво  листов  сопрово дительного  письма,  а  в 
графе 7 количес тво лис тов приложений. При этом если все прил о-
жения имеют гриф конфиденциальнос ти, указывается общее кол и-
чество  лис тов всех приложений, ес ли час ть прилож ений  не имеет 
грифа конфиденциальнос ти, то количес тво их лис тов пр ос тавляет-
ся  через  +  к  лис там  конфиденциальных   приложений,  например: 
8+4  н/с.  При  пос туплении  документа  в  двух  и  более  э кземплярах  
www.kodges.ru

прос тавляется общее количес тво лис тов всех экземпляров.  
На самом документе в правом углу нижнего поля первого лис та 
проваляется  отметка  о  поступлении,  которая  содержит  учетный 
номер,  присвоенный  документу,  гриф  конфиденциальнос ти,  дату  
поступления,  количество  листов.  При  наличии  сопроводи тельного 
письма указывается отдельно количес тво листов сопроводительн о-
го  письма  и  через  знак  "+"  общее  количес тво  лис тов  всех  конфи-
денциальных приложений. При наличии открытых (не конфиденци-
альных)  приложений  количес тво  их  лис тов  отражается  отдельно 
через  знак  "+"  с  добавлением  аббревиатуры  "и/с"  (несекретные), 
например:  
 
Уч. 
№ 
47КТ 
19.04. 200
3 
л.л. 
1+20+6 н/с  
Если  отметка  проставляется  с  помощью  штампа,  то  он  м ожет 
иметь следующую форму:  
Уч. № 
 
Дата 
 
Кол-во 
лис тов 
 
При  наличии  приложений,  кроме  отметки  о  пос туплении  доку-
мента,  на  первом  лис те каждого приложения (как конфиденц иаль-
ного,  так  и  открытого)  в  правом  углу  нижнего  поля  прос тавляе тся 
штампом  или  от  руки  отметка  "К  Уч.  №___"  с  указанием  номера, 
присвоенного документу в  целом, и  аббревиатурой его грифа кон-
фиденциальнос ти. Эта отметка необходима для  того, чтобы в слу-
чаях  получения  исполнителем  отдель ных  приложений  без  сопро-
водительного письма было видно, что они яв ляются час тью пос ту-
пившего  документа,  а  не  изданным  данным  предприятием  док у-
ментом. 
В  сброшюрованных  документах  отметки  о  пос туплении  можно 
прос тавлять на титу льном листе. 
Документы,  присланные  в  пакетах  с  пометкой  "Лично",  по  у с-
мотрению  лица,  вскрывшего  пакет,  или  передаются  для  учета  с о-
труднику  подразделения  конфиденциального  делопроизводс тва, 
или  регис трируются  пос ледним  в  учетных  формах  со  слов  лица, 
вскрывшего  пакет.  При втором варианте регис трационные данные 
в штампе на документе прос тавляет лицо, вскрывшее пакет.  
Пос тупившие машинные носители после занесения их в жу рнал 
учета  пос тупивших  пакетов  регис трируются  в  журнале  учета  м а-
www.kodges.ru

шинных носителей в порядке, изложенном в подразделе 3.2.1.  
Если пос тупивший документ подлежит выделенному хранению, 
то ему с ледует с разу (без регис трации  в журнале учета пос тупив-
ших  документов)  присваивать  очередной  порядковый  номер  по 
журналу учета доку ментов выделенного хранения (см. далее). Этот 
номер прос тавляете на документе, в графе 8 журнала учета пос ту-
пивших пакетов и в графе 1 журнала учета документов выделенн о-
го хранения с одновременным заполнением граф 27 этого журнала, 
при этом в графе 5 указывается: "П/ж №___ за ______". с простав-
лением  номера  и  даты  поступления  пакета,  в  котором  находился 
документ. 
Если  на  предприятие  возвращены  без  сопроводительного 
письма  отправленные  ранее  без  сопроводите льного  письма  все 
или час ть эк земпляров документа, зарегис трированного по любому  
виду  учета,  или  машинный  носитель,  то  в  графе  9  журнала  учета 
поступивших пакетов напротив возвращенного номера вложенного 
в пакет документа  (носителя)  прос тавляется номер,  ранее присво-
енный  документу  на  данном  предприятии  с  добавлением  перед 
ним индекса И (для изданных документов), П (для пос тупивш их до-
кументов), В (для документов выделенно го хранения), Н (для носи-
телей).  Одновременно  в  графе  15  журнала  уче та  изданных  доку-
ментов  или  в  графе  11  журнала  учета  документов  выде ленного 
хранения  производится  запись:  "Экз.  №___  возвращены,  п/ж 
№____ за ___________" с указанием номеров экземпляров, поряд-
кового  номера  и  даты  пос тупления  пакета,  прос тавленных  в  жу р-
нале учета пос тупивших пакетов. В графе 14 журнала учета пос ту-
пивших  документов  (под  отметкой  об  отправлении)  производится 
запись: "Возвращен, п/ж № ______за _________" с прос тавлением 
порядкового  номера  и  даты  пос тупления  пакета,  в  котором  нахо-
дился  возвращенный  докумен т.  Порядок  производства  отметки  о 
возврате носителя изложен в подразделе 3.2.1.  
Если документ (носитель) отправлялся и (или) возвращен с  с о-
проводительным письмом,  то  он регис трируется за очередным н о-
мером  в  журнале  учета  пос тупивших  документов.  Документ,  под-
лежащий выделенному хранению, переводится затем без сопров о-
дительного  письма  на  учет  документов  выделенного  хранения,  а 
носитель  - на учет машинных носителей.  Сопроводительное  пись-
мо  подшивается  в  дело.  Допус тимо  также 
в
 
журнале  учета  пос ту-
пивших  документов  регис трировать  только  сопро водительное 
письмо, а приложение оформлять как возврат ранее отправ ленного 
документа.  В  обоих  случаях   в  справочных  целях   на  сопроводи-
тельном  письме  с ледует  делать  отметку  об  учетном  номере  пр и-
ложения. 
 
www.kodges.ru

4.4. УЧЕТ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 
ВЫДЕЛЕННОГО ХРАНЕНИЯ 
 
Учет конфиденциальных документов, подлежащих выд еленно-
му хранению,  осуществляется в журнале или карточках, имеющих 
следующие графы:  
 
Учет
ный но-
мер и 
гриф 
конфи-
денци-
альности 
докумен-
та 
Д
ата 
реги-
ст-
рации 
В
ид и 
заго-
ловок 
доку-
мента 
От-
куда по-
ступил 
или каким 
подраз-
делением 
разрабо-
тан 
С
 
каких 
учет-
ных 
номе-
ров 
Но-
мера 
экзем-
пляров 
Ко-
личество 
листов в 
экземп-
ляре 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
 
 
При  значительном  объеме  документов  выделенного  хранения 
чертежно-графические  и  текс товые  документы  могу т  учитываться 
раздельно,  но  в  однотипных  формах  учета.  В  этом  случае  слова 
"чертежно-графические" или "текстовые" должны включаться в н а-
именование журнала.  
В момент регис трации заполняются графы 1-7. 
При регис трации чертежно-графических документов в графе 3 
проставляются  вид  носителя  (калька,  ватман,  с инька)  и  индекс 
(обозначение) документа. 
При  взятии  на  учет  документа,  переводимого  с  учета  пос ту-
пивших документов, в графе 4 указывается, откуда пос тупил док у-
мент, в графе 5- его учетный номер по журналу учета пос тупивших  
документов, одновременно в графе 13 журнала учета пос тупивших  
документов прос тавляются  номер, присвоенный документу по жур-
налу  учета  документов  выделенного  хранения,  и  количес тво  лис-
отправление 
от
метка о 
возвра-
те 
уничтоже-
ние 
передача на 
архивное хранение 
н
омера 
эк-
земп-
ляров 
н
омер 
и 
дата 
акта 
об 
унич-
то-
жении 
н
омер 
эк-
земп-
ляра 
ар-
хивный 
шифр 
к
уда 
от-
пра
вле
н 
н
омера 
эк-
земп-
ляров 
наиме-
нование, 
номер и 
дата сопро-
водительно-
го докумен-
та 
8 
9 
10 
11 
1
2 
1
3 
1
4 
15 
www.kodges.ru

тов, переведенных на выделанное хранение.  
При взятии на учет документа, переводимого с учета изданных  
документов,  в  графе  4  указывается  подразделение  данного  пред-
приятия, разработавш ее документ, в графе  5  - учетный номер д о-
кумента  по  журналу  учета  изданных  документов,  в  графе  17  жур-
нала учета изданных документов прос тавляются номер, присвое н-
ный  документу  по  журналу  учета  до кументов  выделенного  хране-
ния, и количес тво переведенных на выде ленное хранение экзем п-
ляров.  
Взятые  на  учет  выделенного  хранения  текс товые  документы 
помещаются  в  обложку  и  брошюруются  (прош иваются),  ес ли  не 
имели обложки и не  были сброшюрованы, при этом после послед-
него лис та документа помещается лис т с заверительной надписью, 
в  которой  указывается  прописью  количес тво  лис тов  в  документе, 
заверяемое подписью (с расшифровкой)  лица, составившего зав е-
рительную надпись, с прос тавлением даты, Ес ли в документе им е-
ются литерные, пропущенные номера или вклеенные на листы фо-
тоотпечатки, то они оговариваются в заверитель ной надписи. 
На  текс товых  документах  учетные  номера,  присвоенные  по 
журналу  учета  документов  выделенного  хранения,  прос тавляются 
в  верхнем  левом  углу  обложки  и  титу льного  лис та  (при  его  нал и-
чии). В правом верх нем углу прос тавляются гриф конфиденциаль-
нос ти и под ним номер экземпляра. 
На  чертежно-графических  документах  учетные  номера  пр о-
ставляются  на  каждом  лис те  в  мес тах,  отведенных  соответс тву ю-
щими  стандартами.  На  присланных  документах  имеющиеся  там 
номера зачеркиваются тушью тонкими линиями.  
На каждый документ заводится карточка учета выдачи  по сле-
дующей Форме. 
 
КАРТОЧКА  
учета выдачи конфиденциального документа выделенного хр а-
нения 
______________________________________________________
_____.  
(учетный номер, наименование документа и количество листов в нем) 
 
Кому 
выдан 
Подпись за получение 
и дата 
Подпись за возврат 
и дата 
 
www.kodges.ru

5. РАЗМНОЖЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ 
ДОКУМЕНТОВ 
 
Размножение конфиденциальных документов должно произво-
диться  только при действительной с лужебной необходимости в их  
дополнитель ных экземплярах.  
Конфиденциальные  документы  могу т  размножаться  в  подраз-
делении конфиденциального делопроизводс тва или в специальном 
множитель ном  подразделении  предприятия.  Размножение  (тир а-
жирование)  конфи денциальных  документов  в  типографиях   мето-
дом  набора  и  печатания  текс та,  как  правило,  не  осуществляетс я 
главным образом из-за отсу тствия потребнос ти в большом тираже.  
Предназначенные  для  размножения  документов  технические 
средств  (копировально-множительное  оборудование,  компьютеры, 
пишущие  машинки)  должны  быть  защищены  от  возможного  пер е-
хвата возникающих при их работе электромагнитных излучений.  
Размножение  конфиденциальных  документов  не  должно  пр о-
изводиться  вперемежку с размножением открытых документов. Во 
время  размножения  конфиденциальных  документов  все,  что  не 
имеет отношения к их  размножению, должно  быть у брано с рабо-
чих мес т, используемых при размножении, дос туп пос торонних лиц 
в  помещение,  в  котором  производится  размножение,  не  разреша-
ется. 
При возникновении в процессе размножения  листов  брака они 
помещаются в специальную папку.  
Разрешение  на  размножение  документов  могу т  давать  по  ус-
мотрению  руководителя  предприятия  руководители  соответс тву ю-
щих структурных подразделений самос тоятельно либо совмес тно с  
руководителем  с лужбы  безопаснос ти  (подразделения  конфиде н-
циального  делопроизводс тва)  предприятия.  Подписанный  руков о-
дителем  предприятия  список  лиц,  имеющих  право  давать  разр е-
шение  на  размножение  конфиденциальных  документов,  должен 
находиться в множительном подразделении.  
Документы,  пос тупившие  из  других  предприятий,  могут  раз-
множаться  только  с  письменного  разрешения  издавших  их  пред-
приятий.  
Размножение документов производится в  форме  изготовлении 
дополнительных экземпляров, снятия копий с документов и произ-
водства выписок из документов.  
Разрешение на изготовление дополнительных  экземпляров д о-
кументов оформляется на обороте последнего лис та экземпляра, с 
которого  должно  производиться  размножение.  Этот  экземпляр  не 
должен  в  последующем  направляться  на  другие  предприятия,  он 
www.kodges.ru

подшивается  в  дело  или  переводится  на  учет  документов  выд е-
ленного хранения. Разрешение оформляется следующим образом: 
"Размножить в ______ экз. Должнос ть (должнос ти) лиц, разрешаю-
щих  размножение  документа,  подпись  (подписи),  дата".  При  раз-
множении пос тупившего документа дополни тельно делается ссыл-
ка на номер и дату разрешения. 
При  невозможнос ти  оформления  разрешения  на  размножение 
на самом документе  оно  оформляется в  форме учета данного д о-
кумента.  
При  размножении  документов  в  специальном  множительном 
подразделении  их передача  на размножение производится спец и-
ально  назначенному  для  размножения  конфиденциальных  доку-
ментов  лицу под его подпись в  форме учета  или карточке выдачи 
документа.  
Подлежащие  размножению  документы  регис трируются  в  под-
разделении  конфиденциального  делопроизводс тва  или  в  спец и-
альном  множительном  подразделении  (по  мес ту  размножения)  в 
журнале  учета  размножения  конфиденциальных  документов, 
имеющего следующие графы:  
 
 
Учетный 
номер, гриф 
конфиденциаль-
ности и дата 
документа 
Коли-
чество или 
номера 
листов 
(пунктов) 
Раз-
множено 
экземпляров 
Дата раз-
множения 
1 
2 
3 
4 
 
Учетные 
номера, при-
своенные ко-
пиям и выпис-
кам 
Количест-
во листов бра-
ка 
Подпись 
об уничтоже-
нии бракован-
ных листов, 
дата 
Подпись сотрудника 
подразделения конфиденци-
ального делопроизводства 
за получение изготовленных 
экземпляров, дата 
5 
6 
7 
8 
 
При пос туплении документа на размножение заполняются гр а-
фы 1-2 журнала. В графе 1 гриф конфиденциальнос ти  прос тавл я-
ется  аббревиатурой.  В  графе  2  указывается  общее  количес тво 
лис тов документа.  
Если размножается документ, изданный данным предприятием 
процессе  размножения  номер  экземпляра  документа,  с  которого 
осуществляется  размножение,  на  размноженных  экземплярах  не 
воспроизводится.  При  размножении  пос тупивших  документов  н о-
мер экземпляра воспроизводится.  
Учетный  номер,  присвоенный  документу,  сохраняется  на  раз-
www.kodges.ru

множенных экземплярах.  
После размножения документа заполняются графы 3,  4 и (при 
наличии  брака)  6,  7  журнала  учета  размножения  конфиденциаль-
ных документов. В графе 3 указывается общее количес тво размн о-
женных экземпляров без прос тавления их  номеров. В графе  6  о т-
ражается общее количество лис тов брака без перечисления их н о-
меров.  Эти  лис ты  уничтожаются  с  помощью  бумагорезательной 
машины  или  разрываются и помещаются в  опечатанную урну, по-
сле чего работник, производивший раз множение документа и унич-
тожение  бракованных лис тов, распис ывается в графе  7 с прос тав-
лением даты.  
Графа  8  включается  в  журнал  и  заполняется  в  случаях,  когда 
размножение производится в специальном множительном  подраз-
делении. Подпись за возврат документа, с которого производилось 
размножение, проставляется в учетной  форме, по которой осущ е-
ствлялась его передача в специальное множительное подраздел е-
ние.  
На  размноженных  экземплярах  работник  подразделения  ко н-
фиденциального  делопроизводства  проставляет  их  номера.  При 
этом  если  документ  был  издан  данным  пр едприятием,  то  номера 
размноженных  экземпляров  продолжают  номера  ранее  изготов-
ленных  экземпляров,  если  документ  был  издан  другим  предпр и-
ятием, то на размноженных экземп лярах их номера прос тавляются 
дробно: в числителе  на всех экземпля рах ос тается  номер,  присво-
енный  предприятием, издавш им документ, а в знаменателе на к а-
ждом экземпляре проставляется присвоенный ему порядковый н о-
мер, начиная с № 1. 
На каждом размноженном экземпляре в реквизите "Отметка об 
исполнителе"  прос тавляется  только  учетный  номер,  прис военный 
документу  при  его  издании,  независ имо  от  мес та  издания,  фам и-
лия, имя, отчес тво исполнителя  и его рабочий  телефон (если пр о-
ставлен на размножаемом
 
экземпляре). 
На  экземпляре,  с  которого  производилось  размножение,  под 
разрешением на размножение работник подразделения конфиден-
циального  делопроизводства  производит  запись:  "Размножено 
_____ экз. с № ____ по № ____", которая заверяется его подписью 
с проставлением даты.  
Если размноженные экземпляры не воспроизводят подпись, то 
они  удостоверяются  печатью  предприятия  или  подразделения 
конфиденциального  делопроизводства,  которая  прос тавляется  с  
захватом час ти слова,  обозначающего должнос ть  лица,  подписав-
шего документ.  
При  размножении  документов,  зарегис трированных  в  журнале 
учета  изданных  документов,  количес тво  размноженных  экземпля-
www.kodges.ru

ров прос тавляется в графе 6 ниже ранее прос тавленных через знак 
«+». 
При размножении документов, зарегис трированных по журналу  
учета  пос тупивших  документов,  отметка  о  размножении  произв о-
дится  в  графах  6,  7  ниже  прос тавленных  лис тов  и  оформляется 
следующим образом: "Размножено _____экз.". 
При  размножении  документов,  зарегис трированных  в  журнале 
учета  документов  выделенного  хранения,  отметка  о  размножении 
производится в графе 6.  Номера  размноженных экземпляров пр о-
ставляются  следом  за  ранее  прос тавленными  номерами.  Размн о-
женные  экземпляры  отделяются  от  ранее  проставленных  знаком 
"+". 
Размножение  конфиденциальных  документов  в  форме  снятия 
копий осуществляется в случаях, когда документы подшиты в дело 
и  сняты  с  учета  по  журналам  (кар точкам)  учета  этих  документов. 
Технология изготовления копий документов аналогична технологии 
изготовления  дополнительных  экземпляров,  кроме  следующих 
особенностей.  
Разрешение  на  изготовление  копий  оформляется  записью: 
"Снять копию в _____экз.". 
Копии  документа  присваивается  отдельный  учетный  номер  - 
очередной порядковый номер по журналу учета изданных докуме н-
тов,  независимо  от  того,  по  какому  виду  учета  (изданных  или  п о-
ступивших документов) зарегистрирован документ, с которого сн и-
мается копия. Присвоенный копии учетный номер прос тавляется на 
всех лис тах копии посредине  ниж него  поля с добавлением  аббре-
виатуры грифа конфиденциальнос ти (на  последнем  лис те  - в рек-
визите "Отметка  об исполнителе"). В  реквизите "Дата и  номер д о-
кумента" на копии сохраняются прежние данные. 
На первом лис те копии над реквизитом "Гриф ограничения дос-
тупа к документу" прос тавляется с лово КОПИЯ. Реквизит "Отметка 
об  исполнителе"  оформляется  полнос тью,  как  во  вновь  создава е-
мых документах.  
Ниже  реквизита  "Подпись"  на  копии  документа  прос тавляется 
слово "Верно", которое заверяется подписью лица, производивш е-
го снятие копии, с указанием его должности, инициалов и фамилии, 
а также даты заверения. Если копия пересылается на другие пред-
приятия,  то на ней дополнительно проставляется печа ть предпри-
ятия или подразделения конфиденциального делопроизводства.  
Экземпляры копии имеют самостоятельную нумерацию, начи-
ная с № 1. 
На  экземпляре  документа,  с  которого  снималась  копия,  под 
разрешением  на  снятие  копии  работником  подразделения  конфи-
денциального делопроизводс тва производится запись "Снята копия 
www.kodges.ru

в  _____экз.  за  уч.  №  ____»,  которая  заверяется  его  подписью  с 
прос тавлением даты. 
В  журнале  учета  размножения  конфиденциальных  документов 
дополнительно заполняется графа 5.  
Заполнение граф журнала учета изданных документов при сн я-
тии  копий  производится  аналогично  заполнению  на  вновь  созд а-
ваемые доценты.  
Технология производс тва выписок из конфиденциальных док у-
ментов имеет следующие особеннос ти.  
Выписки  могу т  производиться  с  документов,  как  не  подшитых, 
так и подшитых в дела, а  также с документов выделенного хран е-
ния.  
Разрешение  на  изготовление  выписки  оформляется  записью: 
"Размножить л.л. (п.п.) ______ в _______ экз.". 
Выпискам  присваивается  отдельный  учетный  номер  -  очеред-
ной  порядковый  номер  по  журналу  учета  изданных  документов, 
независимо  от  того,  по  какому  виду  учета  зарегис трирован  док у-
мент,  из  которого  произ водится  выписка.  Прос тавление  учетного 
номера на выписке  осуществляется аналогично прос тавлению  его 
на копии.  
На первом  лис те выписки после заголовка документа  прос тав-
ляется с лово ВЫПИСКА. 
Выписка имеет собс твенную нумерацию  лис тов и экземпляров. 
Ре визит "Отметка об исполнителе" оформляется полнос тью.  
Отметки  о  производс тве  и  заверении  выписки  оформляются, 
как и в копии, с заменой в отметке о производстве слов "Снята ко-
пия" на слова "Произведена выписка".  
В  журнале  учета  размножения  конфиденциальных  документов 
в  графе  2  перед  производством  выписки  прос тавляются  номера 
лис тов  или  пунктов,  с  которых  производится  выписка  (например, 
л.л. 7-9 или п.п. 4 6  - 8), а в графе 5 после производс тва выписки - 
учетный  номер  выписки  ос тальные  графы  заполняются,  как  и  при 
других  формах размножения. Заполнение граф  журнала учета  из-
данных  документов  при  производс тве  выписок  осуществляется 
аналогично заполнению на вновь создаваемые документы.  
www.kodges.ru

жүктеу/скачать 1,69 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: