ПОДГОТОВКА И ИЗДАНИЕ КОНФИДЕНЦИ-

ные  для  составления  черновиков  и  проектов  конфиденциальных  
документов, следует учитывать предварительно, до внесения в них  
записей. Все сказанное в равной с тепени относится и к отпечата н-
ным проектам конфиденциальных документов  независимо от  того, 
с черновика они печатались или без его  использования, поскольку 
может быть несколько вариантов проекта, отдельные листы проек-
та могу т  перепечатываться, может  ме няться и количество экзем п-
ляров  проекта,  безучетное  цирку лирование  вариантов,   перепеча-
танных  листов,  экземпляров  проекта  также  создает  возможнос ть 
для  у течки  содержащейся  в  них  информации.  Следовательно, 
должны учитываться  и проекты конфиденциальных документов  на 
стадии  их  изготовления.  Учет  черновиков  и  проектов  позволяет 
предотвращать  неправомерное  обращение  с  ними  и,  кроме  того, 
обеспечивать контроль за подготовкой документов  и их соответс т-
вием  перечням  издаваемых  конфиденциальных  документов.  Учет 
носителей, используемых для составления конфиденциальных д о-
кументов,  осуществляется  подразделением  конфиденциального 
делопроизводства. 
Самыми  распрос траненными  нос ителями  документированной 
конфиденциальной  информации  являются  бумажные  и  машинные 
носители. 
Бумажными носителями могут быть:  
- 
для  текстовых документов  - спецблокноты,  отдельные лис ты 
бумаги,  типовые  формы документов, с тенографические и  рабочие 
тетради; 
-
для  чертежно-графических  документов  -  ватман,  калька,  мил-
лиметровка (координатная бумага).  
Спецблокнот  предназначен  для  составления  черновиков  док у-
ментов. Он представляет с обой с брошюрованные и пронумерован-
ные  лис ты бу маги с линией отрыва и контрольным  лис том, в кото-
ром  прос тавляются  номера  лис тов  блокнота.  Стенографическая 
тетрадь  используется  для  с тенограмм,  рабочая  тетрадь  (сброш ю-
рованные  лис ты бумаги без линии отрыва)  - как правило, для раз-
личных  рабочих  справочных  записей,  хотя  в  ней  допускается  с о-
ставлять  черновики  отдельных  больших  по  объему  документов. 
Остальные  носители  могу т  использоваться  как  для  состав ления 
черновиков,  так  и  для  печатания  или  рукописного  изготовлен ия 
проектов документов. При этом типовые формы документов  - блан-
ки  с  трафаретным  текс том  -  должны  содержать  только  открытую 
информацию  и иметь в с оответс твующих местах пропуски для п о-
следующего внесения конфиденциальной информации, как прав и-
ло, количес твенного характера.  
Перед  взятием  на  учет  нос ители  должны  быть  оформлены 
следующим образом.  
www.kodges.ru

На  обложках  спецблокнотов  сотрудник  подразделения  конфи-
денциального делопроизводства  пишет или проставляет ш тампом 
(если  не  прос тавлено  типографским  способом)  слов о  "Спецблок-
нот" и в правом верхнем углу гриф конфиденциальнос ти. Если лис-
ты  спецблокнота  не  пронумерованы  типографским  способом,  то 
они  нумеруются  сотрудником  подразделения  конфиденциального 
делопроизводства. 
На обложках рабочих и стенографических тетрадей указывают-
ся вид носителя, гриф конфиденциальнос ти, инициалы и  фам илия 
исполнителя. Лис ты  тетрадей нумеруются, на обороте пос леднего 
лис та  составляется  подписываемая  сотрудником  подразд еления 
конфиденциального  делоп роизводс тва  заверительная  надпись  с  
указанием количества лис тов в   тетради. Лис ты типовых  форм д о-
кументов  нумеруются  исполнителем,  на  первом  лис те  прос тавля-
ется гриф конфиденциальнос ти.  
На  отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки 
в соответс твующих графах основных надписей штампов или других  
установленных мес тах исполнителем прос тавляются:  
- 
на  всех  носителях  -  гриф  конфиденциальнос ти,  номера  лис-
тов; 
- 
дополнительно на носителях, предназначенных для чертежно 
-
графических  документов  –  количество  лисов,  подразделение  и 
фамилия исполнителя.  
На  любом  носителе предназначенном для сос тавления одн ого 
конкретного документа, указывается наименование этого док умен-
та. 
Бумажные  носители  учитываются  в  журналах  или  карточках, 
имеющих следующие графы : 
 
Уче
тный 
номер и 
гриф 
конфи-
денци-
ально-
сти но-
сителя 
Да
та реги-
страции 
Ви
д носи-
теля 
На-
именова-
ние или 
назначе-
ние носи-
теля 
Ко
ли-
чество 
листов 
Фа-
милия 
лица, 
получив-
шего но-
ситель 
Под-
пись за 
получение 
и дата 
Под-
пись за 
возврат и 
дата 
От-
метка об 
унич-
тожении 
носителя 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
9 
При взятии носителей на учет заполняются графы 1-5. 
В  графе  1  рядом  с  номером  носителя  начальными  буквами 
(аббревиатурой)  проставляется  его  гриф  конфиденциальности:  1 
КТ (коммерческая тайна), 1ДСП (для с лужебного пользования). Ес-
ли  издаваемые  документы  имеют  только  один  гриф  конфиденци-
альнос ти,  то в наименовании графы 1 с лова "и гриф конфиде нци-
www.kodges.ru

альнос ти"  опускаются, рядом с  номерами нос ителей гриф  не про-
ставляется. 
В графе 2 дата прос тавляется арабскими цифрами: в картонке 
указанием числа, месяца  и года, в журнале  - числа и месяца (год 
прос тавляется перед началом регис трации нос ителей за этот год).  
В графе 3 пишется: спецблокнот, листы,  типовая  форма, р або-
чая тетрадь и др. 
В  графе  4  указываетс я  наименование  документа,  который  бу-
дет  сос тавляться  на  носителе,  ес ли  носитель  предназначен  для 
составления конкретного документа, или  назначение носителя, ес-
ли  в  него  будет  вноситься  различная  информация,  например,  по 
спецблокноту  - "для черновиков", по рабочей  тетради  - "для рабо-
чих записей". 
Одновременно на самих носителях прос тав ляется:  
- 
на спецблокнотах: в верхнем левом углу лицевой с тороны об-
ложки ш тамп 
 
Уч. 
№ 
_____ 
Кол-во 
лис тов 
______ 
 
с  указанием  учетного  номера  и  количес тва  листов,  на  каждом 
лис те в верхнем левом углу - учетный номер; 
- 
на  рабочих  и  стенографических  тетрадях:  в  верхнем  левом 
углу лицевой с тороны обложки (а при невозможнос ти  - в верхнем 
левом углу форзаца) такой же ш тамп с указанием учетного номера 
и количес тва лис тов; 
- 
на отдельных лис тах бумаги, типовой  формы документа, ва т-
мана, кальки, миллиметровки: в верхней час ти левого поля первого 
лис та  такой  же  штамп  с  указанием  учетного  номера  и  колич ес тва 
лис тов (на  носителях чертежно-графической информации  -  только 
учетного  номера);  на  левом  поле  ос тальных  лис тов  ш тамп  "К  Уч. 
№" с указанием номера.  
После взятия на учет носитель  передается исполнителю с з а-
полнением граф б, 7 журнала учета бумажных носителей.  
При необходимос ти взятия на учет дополнительных  лис тов н о-
сителя (при нехватке ранее взятых листов для сос тавления черно-
вика документа  или для замены испорченных лис тов) они нум еру-
ются  от последнего  лис та  ранее учтенного по этому номеру н оси-
теля, регис трируются в журнале учета бумажных носителей за тем 
же номером, что и ранее взятые лис ты, отдельной строкой под ни-
ми (при этом заполняются графы 2,5), на левом поле каждого лис та 
www.kodges.ru

прос тавляется ш тамп "К Уч. №" с указанием  номера,  а  на  первом 
лис те всего  носителя прежнее количес тво  листов зачерк ивается и 
прос тавляется новое с учетом дополнительных лис тов.  Исправл е-
ние  заверяется  подписью  сотрудника  подразделения  конфи-
денциального  делопроизводства.  Выдача  дополнительных  лис тов 
производится под отдельную подпись в графе 7 журнала учета бу-
мажных носителей.  
Машинные  носители  информации  необходимы  при  изготовл е-
нии  проектов документов при помощи печатающих устройств ЭВМ 
(независимо  от  того, с черновика печатаются проекты  или  без  его 
использования),  поскольку  распечатка  документа  производится  с  
машинного носителя.  
К машинным носителям документированной информации о тно-
сятся:  
- 
жесткие (твердые) магнитные диски; 
- 
гибкие магнитные диски (дискеты); 
- 
магнитные ленты;  
- 
магнитооптические диски;  
-  
оптические диски. 
ЭВМ,  используемые  для  изготовления  конфиденциальных  д о-
кументов  учитываются  службой  безопаснос ти  предприятия.  Маг-
нитные и оптичес кие нос ители, предназначенные для отображения 
(фиксирования)  конфиденциальной  информации,  должны  учиты-
ваться  подразделением  конфиденциального  делопроизводс тва  до 
нанесения  на  них  информации  в  журналах  (карточках )  учета  ма-
шинных носителей конфиденциальной  ин формации, в которые це-
лесообразно включать следующие графы:  
 
Журнал учета машинных носителей, на которые заносится и н-
формация,  составляющая  коммерческую  тайну,  ведется  отдельно 
от  журнала  учета  машинных  носителей,  предназначенных  для  за-
несения информации, сос тавляющей служебную тайну. 
Заполнение граф 1, 2  производится  таким же  образом, как и в 
журнале учета бумажных носителей.  
Уч
етный 
номер и 
гриф 
конфи-
денци-
ально-
сти 
носите-
ля 
Д
ата 
реги-
стра-
ции 
Ви
д носи-
теля 
Ти
п носи-
теля 
На
имено-
вание 
инфор-
мации, 
нано-
симой 
на но-
ситель 
От
метка о 
перено-
се ин-
форма-
ции на 
другой 
носи-
тель 
От-
метка об 
отправ-
лении 
носителя 
От
метка о 
возвра-
те но-
сителя 
От
метка 
об 
уничто-
жении 
(стира-
нии) 
инфор-
мации 
От-
метка об 
уничто-
жении 
носителя 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
9 
10 
www.kodges.ru

В графе 3 проставляется: магнитный диск, дискета, оптический 
диск и др. 
В графе 4 пишется название (марка) носителя. 
В  графе  5  указывается  наименование  информации,  которая 
будет  заноситься  на  носитель,  если  она  заранее  известна,  ес ли 
неизвес тна, то графа заполняется по мере нанесения информ ации. 
В графе 6 напротив наименования соответс твующей информа-
ции  прос тавляются  типы  носителей,  на  которые  перенесена  и н-
формация (paспечатка, дискета и др.), и их учетные номера.  
В графе 7 прос тавляются наименование предприятия, на кото-
рое направлен  носитель, наименование, номер и дата сопроводи-
тельного документа.  
В графе 8 указываются номер и дата сопроводительного пис ь-
ма,  если  носитель  возвращен  с  сопроводительным  Письмом,  или 
порядковый  номер  и  дата  поступления  пакета  с  носителем,  пр о-
ставленные  в  журнале  учета  пос тупивших  пакетов  (см.  главу  4), 
если носитель возвращен без сопроводительного письма.  
Бели  предприятие  не  осуществляет  отправление  машинных  
носителей, то графы 7, 8 опускаются.  
В графе 9 производится запись "информация уничтожена пу тем 
стирания",  заверяемая  подписью  работника,  производившего  с ти-
рание,  с  прос тавлением  даты.  Такие  записи  должны  осуществ-
ляться  по  мере  с тирания  информации  и  проставляться  напротив 
ее наименования, указанного в графе 5. 
Графа 10 заполняется в том случае, если носитель в силу раз-
личных  причин  уничтожается.  При  этом  указывается  способ  унич-
тожения. Отметка об уничтожении носителя заверяется подписями 
двух  сотрудников  подразделения  конфиденциального  делопроиз-
водства с проставлением даты уничтожения.  
На  самих  машинных  носителях  прос тавляются  их  учетные  но-
мера и грифы конфиденциальнос ти (аббревиатурой).  
Учет  бумажных  и  машинных  носителей  производится  по  каж-
дому  виду  тайны  раздельно.  В  зависимости  от  количес тва  и  пр о-
должительнос ти хранения носителей учет может осуществляться в 
пределах  года  или  нескольких  лет.  В  пос леднем  с лучае  учетные 
номера  каждого  года  продолжают  номера  предыдущих  лет.  По 
окончании  непрерывного  учета  заводится  новый  учет  за  новыми 
номерами. Чис лящиеся (не уничтожен ные) по предыдущему учету  
носители перерегистрируются  по  новому учету с  отметкой о пере-
регис трации  каждого  носителя  в  предыдущей  учетной  форме,  к о-
торая  прос тавляется  следующим  образом:  "Перерегис трирован  в 
журнал (или картотеку) за  _____  год под №  _______" с указанием 
года журнала и номера носителя. Отметка прос тавляется в гр афе 9 
журнала  учета  бумажных  носителей  и  в  графе  10  журнала  учета 
www.kodges.ru

машинных носителей. 
В  формах учета  носителей  не должны производиться подчис т-
ки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ош и-
бочная  запись  зачеркивается  одной  чертой.  Внос имые  исправле-
ния заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденц и-
ального делопроизвод ства с проставлением даты.  
Листы  журналов  учета  носителей  должны  быть  перед  завед е-
нием пронумерованы, прошиты и  опечатаны печатью подразделе-
ния  конфиденциального  делопроизводс тва.  На  обратной  стороне 
последнего листа журнала прос тавляетс я заверительная надпись с 
указанием количества листов, подписываемая сотрудником, отве т-
ственным за ведение журнала. Заверительная надпись на картот е-
ку  учета  носителей  с  указанием  коли чества  карточек  в  картотеке 
составляется  по  окончании года  на отдель ной карточке и помещ а-
ется в конце картотеки.  
Если содержащиеся в учетных формах сведения по совоку пно-
сти являются конфиденциальными, журналам и картотекам должен 
присваиваться гриф конфид енциальнос ти. На карточках учета гриф 
конфиденциальности не прос тавляется.  
Порядок учета самих журналов и картотек изложен в главе 7.  
 
3.2.2. Изготовление и учет проектов конфиденциальных 
документов 
 
Проекты конфиденциальных документов могу т изготавливаться 
рукописным способом, на пишущей машинке или при помощи печ а-
тающих  устройс тв  средств  вычис лительной  техники.  Рукописным 
способом  допускается  готовить  отдельные  текстовые  вну тренние 
документы,  авторами  которых  являются  должнос тные  лица  (док-
ладные записки, справки и др.), а также вносить переменную час ть 
в типовые  формы документов. Проекты других  текс товых д окумен-
тов изготавливаются печатным спосо бом  либо с черновика, либо с 
другого  носителя,  включая  звуковоспроиз водящие  устройс тва,  ли-
бо  под  диктовку,  либо  непосредс твенно  исполнителем.  Проекты 
чертежно-графических документов могут изготавливать ся как руко-
писным спос обом, так и печатным, с помощью компьютера.  
Печатание  проектов  конфиденциальных  документов  следует 
осуществлять в подразделении конфиденциального делопроизвод-
ства.  Исполь зуемые для  печатания средства вычислительной  тех-
ники  и  электричес кие  пишущие  машинки  должны  быть  защищ ены 
от перехвата излучаемых ими сигналов.  
При любом способе  изготовления  (рукописном, печатном) пр о-
ект  документа  должен  иметь  все  необходимые  и  правильно 
оформленные  рек визиты.  В  случае,  если  документ  печатается  с  
www.kodges.ru

черновика,  на  первом  листе черновика должны  быть проставлены 
количес тво  необходимых экзем пляров проекта документа  и  фам и-
лия исполнителя, а если подлежащий изданию документ не преду-
смотрен перечнями издаваемых конфиден циальных документов, то 
на  черновике  дополнительно  должна  быть  виза -разрешение  руко-
водителей  подразделения,  которое  издает  документ,  и  подразд е-
ления  конфиденциального  делопроизводс тва  (или  служб ы  бе-
зопасности). При приеме черновика от исполнителя сотрудник под-
разделения конфиденциального делопроизводс тва обязан:  
- 
при составлении черновика в спецблокноте - просчитать коли-
чество листов черновика и изъять их из блокнота;  
- 
при сос тавлении черновика на отдельных лис тах бумаги или в 
типовой форме документа - просчитать количес тво его лис тов;  
- 
при  сос тавлении черновика в стенографической или  рабочей 
тетради  - проверить наличие  лис тов  тетради и соответс твие их ко-
личества заверительной надписи.  
Если  проект печатается с другого документа,  то просчитывае т-
ся количес тво листов итого документа.  
В  предыдущем  подразделе  было  отмечено,  что  проекты  ко н-
фиденциальных документов должны учитываться  на с тадии их  из-
готовления, и сказано, чем это вызвано. Поэтому пос ле приема но-
сителя  (черновика)  производится  присвоение  учетного  номера 
проекту  документа, который будет напечатан с этого носителя. П о-
скольку номер,  присвоенный  проекту, становится  и  номером доку-
мента  после  оформления  проекта,  учетные  номера  проектов  про-
ставляются  в  журналах  (карточках)  учета  из данных  конфиденци-
альных  документов,  которые  веду тся  раздельно  по  документам, 
составляющим  коммерческую  и  служебную  тайну,  и  имеют  сл е-
дующие графы:  
 
Уч
етный 
номер и 
гриф 
конфи-
денци-
ально-
сти 
доку-
мента 
Д
ата 
доку-
мента 
В
ид и 
заго-
ловок 
д
оку-
мента 
Фа
милия 
испол-
нителя 
Но
мера 
носи-
теля и 
листов 
черно-
вика 
Количе-
ство 
Под-
пись за 
получе-
ние чер-
новика и 
проекта 
докумен-
та, дата 
Под-
пись за воз-
врат, дата 
э
кзем-
пля-
ров 
доку-
мента 
л
истов 
в 
эк-
зем-
пляре 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
9 
 
www.kodges.ru

От
метка 
об 
уничто-
жении 
черно-
вика 
От-
метка об 
уничто-
жении 
проектов 
или лиш-
них эк-
земпля-
ров доку-
мента 
Куда 
отправ-
лен до-
кумент 
Номе-
ра экземп-
ляров 
Наимено-
вание, номер и 
дата сопро-
водительного 
документа 
От
метка о 
возвра-
те 
Ин
декс 
(номер) 
дела, 
номера 
листов 
дела 
Номер 
по учету 
документов 
выделенно-
го хране-
ния, коли-
чество 
экземпля-
ров 
10 
11 
12 
13 
14 
15 
16 
17 
 
Если издаваемые предприятием документы не переводятся  на 
учет документов выделенного хранения  (см. главу 4),  то графа  17 
опускается.  При  приеме  черновика  з аполняются  графы  1,  35.  В 
графе  1  прос тавляются  очередной  порядковый  номер  документа, 
который будет напечатан с данного носителя, и аббревиатурой его 
гриф конфиденциальнос ти10. Вну тренние документы и документы, 
подлежащие отправлению на другие предприятия, учитываются по 
единой валовой нумерации.  
В  графе  5  прос тавляются  учетный  номер  носителя,  присвое н-
ный ему по журналу учета носителей, и через дробь номера лис тов 
носителя,  являющихся черновиком данного документа (при п осле-
довательнос ти номеров лис тов - через тире, при непоследователь-
нос ти - через запя-1 тую)
11
. 
Учетный номер будущего документа указывается и на чернови-
ке, а при составлении черновика в спецблокноте - дополнительно в 
соответствующей  графе  контрольного  лис та  спецблокнота  напро-
тив  изъятых  для  печатания  лис тов  черновика  с  прос тавлением 
подписи  сотрудника  под разделения  конфиденциального  делопро-
изводс тва и даты, например:  
 
№
 
п/п 
Учетные 
номера доку-
ментов 
Под-
пись, дата 
 
№
 
п/п 
Учетные 
номера доку-
ментов 
Под-
пись, дата 
1 
2 
2 
. 
. 
. 
2
5 
4 
 
8 
 
 
2
6 
. 
. 
. 
. 
. 
5
0 
 
 
Спецблокнот  возвращается  исполнителю,  а  за  получение  о т-
дельных лис тов бумаги,  типовой  формы документа, стенографич е-
ской или рабочей тетради, документа, с которого должен печатать-
www.kodges.ru

ся проект, сотрудник подразделения конфиденциального делопр о-
изводс тва выдает разовую расписку по следующей  форме  (бланки 
расписок тиражируются в необходимом количестве экземпляров):  
 
РАСПИСКА  
Дана 
_
(инициалы,  фамилия)___
 
в  том, что мною 
_
(инициалы,  фами-
лия)___
 
получены во временное пользование документы, но-
сители информации за № _______, всего на ________ л.   
 
Подпись 
Дата 
 
При  печатании  проекта  документа,  в  том  числе  при  производ-
стве  рас печаток,  на  каждом  лис те  каждого  экземпляра  документа 
прос тавляется  учетный  номер,  присвоенный  проекту  по  журналу  
учета  изданных  документов,  в  порядке,  который  будет  изложен  в 
следующем подразделе.  
После  печатания  проекта  документа  заполняются  графы  8 -7 
журнала  учета  изданных  документов,  проект  документа  вмес те  с 
черновиком передается исполнителю под подпись в графе 8. Раз о-
вая расписка, выданная ранее исполнителю за получение нос ителя 
(черновика),  возвращается  сотруднику  подразделения  конфиде н-
циального делопроизводства и уничтожается.  
При необходимости перепечатывания отдельных лис тов проек-
та документа без изменения общего количес тва  листов от исполни-
теля  принимаются  по  разовой  расписке  все  экземпляры  подлежа-
щих перепечатыванию  листов. Вновь отпечатанные лис ты переда-
ются исполнителю взамен разовой расписки. 
При необходимости перепечатывания  проекта документа с  из-
менением  количес тва  листов  перепечатывание  производится  за 
новым учетным номером. От исполнителя принимаются правленый 
и все другие экземпляры проекта, а  также черновик с погашением 
подписи исполни" геля в графе 9 журнала учета изданных докуме н-
тов. Технология учета  и выдачи вновь отпечатанного проекта ан а-
логична  технологии учета  и выдачи первоначального  проекта, при 
этом  в  графе  5  указывается  "С  №____»  с  прос тавлением  номера 
перепечатываемого проекта без указания номеров листов в нем.  
При  изготовлении  дополнительных  экземпляров  проекта  доку-
мента  (в  случае  возникновения  необходимос ти  в  них )  в  графе  6 
журнала учета  изданных документов под ранее  произведенной з а-
писью  через  знак  «+»  проставляется  количес тво  дополнительно 
изготовленных экземпляров.  
Нумерация  дополнительных  экземпляров  проекта  производит-
ся  от  пос леднего  номера  ранее  пронумерованных  экземпляров. 
www.kodges.ru

Подпись  за  полу чение  таких  экземпляров  производится  отдельно 
от предыдущей. 
При рукописном изготовлении проекта текстового документа на 
отдельных  лис тах или рукописном заполнении  типовой  формы до-
кумента,  а  также  при  разработке  чертежно -графических  докумен-
тов  носители  могут  учитываться  или  по  журналу  учета  бумажных  
носителей,  или  сразу  по  журналу  учета  изданных  документов.  В 
последнем случае заполняются графы 1,  3, 7 (в графе  5  пишется 
слово "рукопись"). 
Если  проект  документа  был  отпечатан  как  открытый,  а  в  пр о-
цессе  визирования  или  подпис ания  принято  решение  о  переводе 
его  в  разряд  конфиденциальных,  то  исполнителем  должны  быть 
предс тавлены  в  подразделение  конфиденциального  делопроиз-
водства  все  экземпляры  отпечатанного  проекта  и  черновик.  На 
обороте  последнего  экземпляра  проекта  исполнитель  указывает, 
сколько экземпляров отпечатано  и сколь ко лис тов в черновике, за-
веряя это своей  подписью. При отсу тс твии чер новика  или  отдель-
ных  экземпляров  проекта  документа  руководителем  предприятия 
назначается комиссия  для  их поиска. Если  они не буду т найдены, 
то  об  этом  делается  отметка'  на  обороте  последнего  экземпля ра 
проекта за подписью председателя комиссии.  Об  обстоятельс твах  
утраты  докладывается  руководителю  предприятия  для  принятия 
соответс твующих решений. Фактически предс тавленные экземпля-
ры проек та документа и черновик регис трируются в журнале учета 
изданных документов в графах 1,  37. В графе 5  при наличии че р-
новика  пишется  "засекречено  _____л."  с  указанием  количес тва 
лис тов черновика, на черновике проставляется гриф конфиденци-
альнос ти и учетный номер проекта документа. При отсу тс твии че р-
новика  в  графе  5  указывается  "б/ч"  (без  черновика).  Проект  док у-
мента оформляется в соответс твии с правилами, предъявляемыми 
к конфиденциальным документам, и выдается вме сте с черновиком 
(при наличии) исполнителю под подпись в графе 8.  
После  отработки  проекта  текс тового  документа  исполнитель 
должен  проставить  на  экземплярах  документа  их  номера,   завизи-
ровать ос таю щийся на предприятии экземпляр, получить визы с о-
ответс твующих должнос тных лиц, подписать (а при необходимос ти 
и у твердить)  проект у соответс твующего руководителя и  передать 
все  экземпляры  документа  вмес те  с  черновиком  (ес ли  документ 
печатался  с  черновика)  в  подраз деление  конфиденциального  д е-
лопроизводс тва.  Если  проект  документа  по  каким-либо  причинам 
не был подписан, то все его экземпляры вмес те с черновиком так-
же  передаются  в  подразделение  конфиденциального  делопроиз-
водства. 
Сотрудник  подразделения  конфиденциального  делопроизвод-
www.kodges.ru

ства рас писывается за получение документа (проекта) и черновика 
в графе 9 журнала учета изданных документов, одновременно пр о-
ставляя  в  графе  2  дату  документа,  которая  должна  соответс тв о-
вать дате его подписания  (утверждения).  
Черновик,  проект  (как  неподписанный,  так  и  перепечатанный), 
лишние  экземпляры  документа  разрываются  и  помещаются  в  н а-
ходящуюся в подразделении конфиденциального делопроизводс т-
ва урну. 
В графе 10 журнала учета изданных документов пишется слово 
или  проставляется  ш тамп  "Уничтожен",  заверяемый  подписью  с о-
трудника  подразделения  конфиденциального  делопроизводства  с 
прос тавлением  даты.  В  графе  11  при  уничтожении  проекта  доку-
мента  пишется  с лово  или  проставляется  ш тамп  "Проект  уничто-
жен",  а  при  уничтожении  лиш них  экземпляров  документа  -  "Экз. 
№_____  уничтожены"  с  указанием  номеров  экземпляров.  Эти  о т-
метки заверяются подписью сотрудника  подразделения конфиде н-
циального делопроизводства с прос тавлени ем даты.  
В  графе  9  журнала  учета  бумажных  носителей  производится 
отметка  об уничтожении носителя  (кроме спецблокнотов) в качес т-
ве черновика изданного документа (проекта). Отметка оформляе т-
ся  следующим  образом:  "Уничтожен  как  черновик  документа  № 
_____"  с  указанием  номера  изданного  документа  (проекта).  Если  
носитель  не  являлся  черновиком,  а  уничтожается  по  каким -либо 
другим  причинам,  то  он  помещается  в  урну,  а  в  графе  9  журнала 
учета  бумажных  носителей  пиш ется  слово  или  прос тавляется 
штамп "Уничтожен". И в первом, и во втором варианте отметка  об 
уничтожении  заверяется  подписями  двух  сотрудников  под-
разделения  конфиденциального  делопроизводства  с  указанием 
даты.  
Испорченные, не являющиеся черновиком лис ты спецблокнота, 
если  он предназначен для использования несколькими исполните-
лями,  долж ны  изыматься  из  спецблокнота  и  помещаться  в  урну  
после возврата спецблокнота каждым исполнителем с отметкой об 
уничтожении в контрольном  лис те спецблокнота, заверяемой под-
писью  сотрудника  подраз деления  конфиденциального  делопроиз-
водства.  Такой  порядок  обуслов лен  необходимостью  исключения 
необоснованного  ознакомления  других  исполнителей  с  конфиден-
циальной информацией, зафиксированной на  испорченных  лис тах  
данным исполнителем. Таким же способом ис порченные листы мо-
гут уничтожаться и при использовании спецблокно та  одним  испол-
нителем.  Однако  в  этом  случае  допускается  уничтожение  испо р-
ченных  лис тов  вмес те  с  обложкой  и  корешками  изъятых  лис тов 
спецблокнота пос ле использования всех лис тов.  
При  уничтожении  использованного  спецблокнота  в  контроль-
www.kodges.ru

ном листе проверяется наличие отметок и подписей о номерах до-
кументов или 
Уничтожении  испорченных лис тов, обложка спецблокнота с к о-
решка-н  изъятых  лис тов  и  с  испорченными  лис тами,  ес ли  они  не 
были уничтожены ранее, помещается в урну, а в графе 9 журнала 
учета  бумажных  носителей  пиш ется  слово  или  прос тавляется 
штамп "Уничтожен", заверяемый подписями двух сотрудников под-
разделения  конфиденциального  делопроизводства,  с  указанием 
даты.  
Испорченны е  лис ты  бумаги,  ватмана,  кальки,  миллиметровки 
уничтожаются как лис ты черновика.  
Кроме  того,  в  урну  должны  помещаться  без  прос тавления  о т-
меток  об  уничтожении  отдельные  перепечатанные  лис ты  проекта 
документа, а  также использованные при печатании документов к о-
пировальная бумага, красящая лента, прокладки, т.к. в них отобр а-
жена конфиденциальная информация.  
Содержимое  урны  (макулату ра)  в  последующем  уничтожается 
двумя  сотрудниками  подразделения  конфиденциального  делопр о-
изводс тва пу тем сжигания. Уничтожение, как правило, должно пр о-
изводиться по окончании квартала после проведения проверки н а-
личия  конфиденциальных  документов  за  ис текший  квартал,  что 
позволяет  в  с лучае  недостачи  каких-либо  документов  проверить 
содержимое урны на предмет случайного помещения в нее недос-
тающих  документов.  Об  уничтожении  макулатуры  следует  состав-
лять акт по с ледующей форме.  
 
Мы, нижеподписавшиеся,___
(должности, инициалы, фамилии сотрудни-
ков  подразделения  конфиденциального  делопроизводства)
__ 
составили  на-
стоящий  акт  в  том,  что  нами  "___"_________20...  г.  произведено 
уничтожение  пу тем  сжигания  макулатуры,  образовавшейся  в  пр о-
цессе  изготовления  конфиденциальных  документов  за  период  с  
"___"_________20...  г.  по    "___"_________20...  г.,  находившейся  в 
урне, опечатанной печатью №_____ 
____________.  
____________.  
(подписи) 
 
Макулатура может уничтожаться и с помощью бумагорезатель-
ной  машины,  как  правило,  также  после  проведения  квартальной 
проверки  наличия  документов.  При  этом  лис ты  должны  быть  раз-
резаны  на  куски,  гарантирующие  невозможнос ть  восс тановления 
текста. При уничтожении  таким спос обом  тоже с ледует сос тавлять 
акт  об уничтожении с заменой в  текс те с лова "сжигания" на слова 
"измельчения машиной". 
www.kodges.ru

Изготовленный  проект  чертежно-графического  документа  д о-
оформляется  исполнителем  в  соответс твии  с  требованиями  по 
оформлению и пос ле подпис ания соответс твующими лицами пер е-
дается  в  подразделение  конфиденциального  делопроизводс тва  с  
погашением подписи исполнителя по мес ту регис трации: в графе 8 
журнала  учета  бумажных  носителей  или  графе  9  журнала  учета 
изданных документов. 
Если изданный конфиденциальный документ подлежит отправ-
лению  с  сопроводительным  письмом,  то  оно  составляется  и 
оформляется в  изложенном выше  применительно к  текстовым д о-
кументам  порядке,  регис трируется  за  самостоятельным  учетным 
номером,  на  нем  прос тав ляется  гриф  конфиденциальнос ти,  соо т-
ветствующий грифу конфиденциальности приложения, независ имо 
от  того,  содержит  или  нет  само  сопро водительное  письмо  конфи-
денциальные данные. При  наличии несколь ких приложений с раз-
ными  грифами  конфиденциальности  гриф  конфи денциальнос ти 
сопроводительного письма устанавливается по наивыс шему грифу  
приложений.  
Регистрация  сопроводительного  письма  за  самос тоятельным 
учетным номером обусловлена тем, что сопроводительное письмо, 
как правило, сос тавляется и печатается не одновременно с прил о-
жениями, а позже, тогда как каждому конфиденциальному  докумен-
ту учетный номер присваивается на с тадии  его печатания. К  тому  
же с сопроводительным письмом могут быть отправлены не только 
документы,  зарегис трированные по журналу учета изданных доку-
ментов, но и по другим видам учета. Необходимос ть проставления 
на сопроводительном письме грифа кон фиденциальнос ти вызвана 
тем  обс тоятельством,  что  без  соблюдения  этого  требования  п о-
давляющее  большинс тво  сопроводительных  писем  будут  не  ко н-
фиденциальными, а открытыми, но поскольку документы отправля-
ются за  номерами сопроводительных  писем,  то  формально  и ко н-
фиденциальные приложения  окажу тся открытыми, со всеми  выте-
кающими последс твиями для их сохраннос ти  и конфиденциальн о-
сти. 
При  этом  следует  исходить  из  того,  что  сопроводительные 
письма необходимы лишь в с лучаях, когда в них содержатся какие-
либо пояснения к прилагаемому документу.  
Подразделение  конфиденциального  делопроизводс тва  наряду 
с руководителями соответс твующих подразделений должно осущ е-
ствлять контроль за соответс твием документов перечням издава е-
мых  конфиденциальных  документов.  Необходимос ть  такого  ко н-
троля  обусловлена  тем,  что  сос тавители  документов  нередко  д о-
пускают отс тупления от переч ней. Эти отс тупления осуществляю т-
ся по следующим направлениям:  
www.kodges.ru

- 
завышение  или  занижение  грифа  конфиденциальнос ти  доку-
ментов; 
- 
прос тавление  грифа  конфиденциальнос ти  на  документах,  не 
содержащих конфиденциальных сведений; 
- 
необоснованное включение конфиденциальной информации в 
документы  и превращение  тем самым открытых документов в ко н-
фиденциальные; 
- 
неправильное адресование документов;  
- 
непрос тавление  грифа  конфиденциальнос ти  на  документах, 
содержащих конфиденциальную информацию. 
Завышение  или  занижение  грифа  конфиденциальности  док у-
ментов  осуществляется  составителями  документов  механически 
или из-за плохого знания перечней издаваемых конфиденциальных  
документов.  
Прос тавление  грифа  конфиденциальнос ти  на  документах,  не 
содержащих конфиденциальной  информации,  т.е. необоснованное 
засекречивание документов,  также  иногда осуществляется по ука-
занным  причинам,  но  чаще  всего  происходит  с  целью  избежать 
гласности,  оградить  себя  от  критики,  скрыть  недос татки  и  даже 
прес тупные деяния. Делается это и для придания "веса" докуме н-
ту, обеспечения дополнительной гарантии его сохранности при п е-
ресылке.  
Засекречивание документов за  счет включения в них не выз ы-
ваемой  необходимос тью  конфиденциальной  информации  осущ е-
ствляется либо с  целью получения  перечис ленных в предыдущем 
абзаце  преимуществ,  либо  для  перес трах овки  сос тавителя  док у-
мента, с тарающегося оградить себя от возможных претенз ий и по-
этому  включающего  избыточную  ин формацию  на  всякий  с лучай, 
либо в силу с лабой компетенции сос тави теля в излагаемом вопро-
се, незнания, какой информацией располагает корреспондент.  
Следует  иметь  в  виду,  что  засекречивание  документов  произ-
водится иногда по  формальному признаку  - при ответах или ссыл-
ках  на  конфи денциальные  документы,  что  также  необоснованно, 
т.к.  гриф  конфиденциальности  должен  определяться  с тепенью 
конфиденциальности  информации,  содержащейся  только  в  изд а-
ваемом документе (за исключением сопроводительных писем).  
Неправильное адресование документов происходит также из -за 
плохого  знания  перечней  или  невнимательнос ти  и  заключается  в 
прос тавлении в документе адресата, к которому документ не имеет 
отношения, а следовательно, не должен ему направляться, либо в 
перечислении н каждом экземпляре документа всех адрес атов, ко-
торым  направляете  документ,  в  случаях,  когда  одни  адрес аты  не 
должны знать, что данный документ направлен другим адр есатам, 
и  поэтому  требу ется  их  раздель ное  проставление  на  соответс т-
www.kodges.ru

вующих экземплярах документа. 
Непрос тавление  грифа  конфиденциальности  на  документах, 
содержащих  конфиденциальную  информацию,  тоже  чаще  всего 
имеет  своей  причиной  невнимательность  или  плох ое  знание  п е-
речней  издаваемых  конфиденциальных  документов,  х отя  бывают 
случаи  сознательного  необоснованного  незасекречивания  доку-
ментов.  Поскольку  такие  докумен ты  создаются  в  подразделении 
открытого  делопроизводства,  контроль  за  их  изданием  должен 
возлагаться  не  на  подразделение  конфиденци ального  делопроиз-
водства, а на другие подразделения службы безопас нос ти.  
Необходимо  иметь  в  виду,  что  перечис ленные  направления 
нарушения конфиденциальнос ти документов могу т быть вызваны и 
недос таточной  полнотой  и  конкретнос тью  перечней  издаваемых  
конфиденциальных документов, поэтому следует проводить систе-
матический анализ их качества. 
 
3.2.3. Оформление издаваемых конфиденциальных доку-
ментов 
 
Официальные  конфиденциальные  документы  должны  быть 
оформлены  и  удостоверены  в  установленном  порядке.  Чертежно-
графические  документы  оформляются  в  соответствии  с  нормами, 
существующими для систем проектной, конструкторской и технол о-
гической документации, при этом  оформление конфиденциальных  
документов отличается от оформ ления открытых документов толь-
ко  проставлением  грифа  конфиденциальности  и  номеров  экзем п-
ляров. Текстовые документы оформляются по установленным пр а-
вилам  оформления  различных  систем  управлен ческой  документа-
ции. Самой многочис ленной по сос таву и объему документов, при-
сущей всем организациям12, независимо от  формы собс твеннос ти 
и  организационно-правовой  формы,  является  сис тема  организа-
ционно-распорядительной документации, применяемая для  фикс а-
ции  решений  админис тративных   и  организационных  вопрос ов,  а 
также вопросов управления, взаимодейс твия, обеспечения и  регу-
лирования  деятель нос ти  организаций.  Порядок  оформления  ко н-
фиденциальных  организационно-распорядительных  документов  в 
значительной с тепени совпадает с правилами оформления  откры-
тых  документов,  но  вместе  с  тем  имеет  и  существенные  отлич и-
тельные особеннос ти.  
С  учетом  того,  что  порядок  оформления  организационно-
распорядительных  документов,  по  сравнению  с  порядком  оформ-
ления  документов,  входящих  в  другие  сис темы  управленческой 
документации, с одной стороны, является наиболее сложным, а, с 
другой стороны, в знач ительной мере применим к этим сис темам, в 
www.kodges.ru

данном подразделе рассматривается именно этот порядок.  
Сос тав  организационно-распорядительных  документов  опре-
делен  Общероссийским  классификатором  управленческой  док у-
ментации 
и 
Унифицированной 
сис темой 
организационн о-
распорядительной документации. Значительная их час ть использу-
ется для отображения (фиксирования) информации, сос тавляющей 
коммерческую и служебную тайну. 
В 
конфиденциальных 
и 
открытых 
организационно-
распорядительных документах используются с ледующие элементы 
оформления, называемые реквизитами:  
1. 
- 
Государс твенный герб Российской Федерации;  
2. 
- 
герб субъекта Российской Федерации;  
3. 
- 
эмблема организации или  товарный знак (знак обс лу-
живания);  
4. 
- 
код организации;  
5. 
- 
код формы документа;  
6. 
- 
наименование организации; 
7. 
- 
справочные данные об организации;  
8. 
- 
наименование вида документа;  
9. 
- 
дата документа; 
10.  
- 
регис трационный номер документа; 
11.  
- 
ссылка на регис трационный номер и дату документа;  
12.  
- 
мес то сос тавления или издания документа;  
13.  
- 
адресат;  
14.  
- 
гриф утверждения документа; 
15.  
- 
заголовок к текс ту; 
16.  
- 
текст документа;  
17.  
- 
отметка о наличии приложения; 
18.  
- 
подпись;  
19.  
- 
гриф согласования документа;  
20.  
- 
визы согласования документа; 
21.  
- 
печать;  
22.  
- 
отметка о заверении копии: 
23.  
- 
отметка об исполнителе;  
24.  
- 
идентификатор электронной копии документа; 
25.  
- 
отметка о пос туплении документа в организацию;  
26.  
- 
резолюция; 
27.  
- 
отметка о контроле;  
28.  
- 
отметка об исполнении документа  и направлении его 
в дело,  
 
Кроме  того,  только  в  конфиденциальных  документах  д ополни-
тельно используются следующие реквизиты:  
29.  
- 
гриф ограничения дос тупа к документу; 
www.kodges.ru

30.  
- 
номер экземпляра документа;  
31.  
- 
отметки о размножении документа.  
Реквизиты 1  - 9,11  - 12,14  - 16, 18  - 22, 24, 26  - 28 в конфиден-
циальных  документах  оформляются  так  же,  как  и  в  открытых. 
Оформление  других  общих  реквизитов  имеет  определенные  раз-
личия.  
Реквизиты 1 - 24, 29 - 30 оформляются на с тадии изготовления 
документов, реквизит  25  - на стадии пос тупления, реквизит 31  - на 
стадии размножения, реквизиты 26 и 28 - на стадии исполнения.  
Сос тав реквизитов конкретных документов определяется видом 
этих  документов,  а  также  организационно-правовой  формой  орг а-
низации  сбор  ус тановленных  для  конкретных  видов  докуме нтов 
реквизитов,  расположенных  в  определенной  последовательнос ти, 
называется  типовым  форму ляром вида документа. Отсутс твие  или 
неправильное  оформление  того  или  другого  реквизита  нередко 
приводит  к  лишению  документа  юридической  силы.  Поэтому,  по-
мимо  сос тава  реквизитов,  ус тановлены  и  требования  к  оформл е-
нию каждого реквизита.  

жүктеу/скачать 1,69 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: