Рецензент: Ш. Уәлиханов атындағы кму м.ғ. к, Турлубеков К. К. Кайникенова Г. К

1. 
   Әлеуметтік басқаруды хабармен қамтамасыз ету проблеманың өзектілігі.
   
2. 
   Басқару қызметке жаңа хабар беру технологияларын енгізу.
   
3. 
   Тұрғындарды әлеуметтік қорғау мекемелерінде хабар беру технологияларды пайдалану тәжірибесі.
   

Басқару әдісі – бұл басқару жүйесінің стратегиялық және тактикалық мақсаттарын тәжірибеде жүзеге асыру бойынша басқару субъектісінің объектіге ықпал ету әдісі.

Басқару әдістері – бұл кәсіпорынның мүдделері үшін белгілі бір әс-әрекетті жасауға олардың ынталарын ояту мақсатымен жекелеген қызметкерге немесе өндірістік ұжымға мақсатты бағытталған түрде ықпал ету тәсілдері мен амалдарының жиынтығы.

Басқару әдістері бірінен-бірі өзінің мотивациялық сипаттамасымен, яғни олар адамдардың мінез-құлқының қандай себептерінің белсенділігін арттыруға бағдарланғанымен өзгешеленеді.

Әдістер әкімшілік, экономикалық және әлеуметтік-психологиялық болып бөлінеді.

Басқарудың әкімшілік әдістері. Өндірістік ұжымға кіре отырып, адам өзіне тиісті жұмыстарды сапалы орындауға және тұтастай алғанда (қандай да бір шекте) ұжым жұмысының нәтижелері үшін белгілі бір міндеттер мен жауапкершілік алады. Әкімшілік әдістердің көмегімен: өндіріс пен басқару жүйесіндегі ұжымдар мен жекелеген қызметкерлердің орны; олардың құқықтары, міндеттері мен жауапкершілік шегі; олардың іс-қимылын және өндіріс пен басқару үдерісіндегі өзарабайланыстарды үйлестіру тәсілдері анықталады.

Басқарудың әкімшілік әдістері (немесе ұйымдастыру – билік жүргізу) келесі ерекшеліктерге ие:

1. 
   қоластындағылардың еркіне тікелей әсер етеді, бұл берілетін бұйрықтардың біржақтылығынан және кез келген әкімшілік актіні орындау міндеттілігінен көрінеді;
   
2. 
   ынталандыруды көздейтін, өтеусіз (ақысыз) сипатқа ие;
   
3. 
   атқаруға бақылаудың болуын және оны қолдануды талап етеді.
   
4. 
   проблемалардың дұрыс шешімінің табылуын, ал белгілі бір іс-қимылдардың қатаң орындалуын талап етеді.
   

Кемшіліктеріне мыналар жатады: жеке адамның шығармашылығын дамытуға оң ықпал етпейді; бүкіл қабылданатын шешімдерді міндетті түрде ресімдеуді талап етеді, бұл оларды жүзеге асыру уақытына кері әсерін тигізеді; қызметкерлер шешімді жиі түрде теріс бағалайды.

Әкімшілік басқару әдістері: ұйымдық (тәртібін белгілеу, мөлшерлеу, нұсқаулар беру), бұйрық беру және тәртіптік әдістер.

Ұйымдық әдістер типтік жағдайларда пайдалануға бағдарланған.

Регламенттеу объектісінің қызметін бағалау, мәртебесін, жұмыс істеу мақсаттарын, өкілеттіктерін, құқықтары мен жауапкершілігін, ережелері мен өлшемдерін белгілеу регламенттеудің негізі болып табылады.

Регламенттеу объектісі болып мыналар саналуы мүмкін: тұтастай алғандағы ұйым (негізгі регламенттеуші құжат – ұйымның жарғысы); құрылымдық бөлімшелер (бөлімшелер туралы ережелер); ұйым мен қызметкерлер арасындағы қатынас (ішкі тәртіп ережелері, жұмысқа қабылдау ережелері); басқару жұмыстарын орындау технологиясы (технологиялық төлқұжат, ұйымдағы және бөлімшелердегі құжатайналымы схемалары).

Мөлшерлеу (нормалау) басқару әдісі ретінде нақты санды көрсететін нормаларды және жалпы сипатты білдіретін нормативтерді қолданады, типтік сипаты, нормаларды әзірлеу негізі болып саналады.

Мөлшерлеудің (нормалаудың) келесі түрлері бөліп көрсетіледі:

1. 
   саны, яғни белгілі бір жұмыстарды орындау үшін қажет адамдардың санын анықтау;
   
2. 
   өнім өндіру және қызмет көрсету, яғни уақыт бірлігіне орындалатын өндірістік операциялардың санын, өндірілген өнімдер бірліктерінің санын, қызмет көрсетілген клиенттердің немесе белгілі бір уақыт ішіндегі көрсетілген қызметтердің санын анықтау;
   
3. 
   басқару, яғни бір басшының қоластындағылар санын анықтау;
   
4. 
   ресурстар шығыны, яғни қандай да бір жұмыстарды орындау кезінде жұмсалатын ресурстардың санын анықтау.
   

Өкімдік әдістер ауытқуларды жою немесе берілген мүмкіндіктерді жүзеге асыру үшін өндіріс немесе басқару үдерісіне араласу қажет болғанда қолданылады. Олар келесі формаларда жүзеге асырылады:

1. 
   бұйрық-құжат, онда тапсырмаларды орындаудың мақсаттары, мазмұны, көлемі тұжырымдалған, орындаушылар және осы тапсырмаларды орындау жағдайы атап көрсетілген, сондай-ақ тапсырманы орындауды жүзеге асыратын лауазымды тұлға анықталған; ұйым басшысы немесе тиісті өкілеттік берілген тұлға бұйрық шығарады;
   
2. 
   әкімшілікпен және қоғамдық ұйымдармен бірге, бүкіл кәсіпорын деңгейінде қабылданатын қаулы;
   
3. 
   өнім – қандай да бір мәселелерді шешу мақсатында, қоластындағылардың белгілі бір жұмыс түрлерін орындауға ауызша немесе жазбаша талап (негізінен, функционалдық басшылар немесе орта буын бағыттық басшылар шығарады);
   
4. 
   ауызша формада жүзеге асырылатын, басқарудың төменгі буынында қолданылатын нұсқау.
   

2. 
   Басқару қызметке жаңа хабар беру технологияларын енгізу.
   

1. 
   мемлекет тарапынан кәсіпорынды басқару – салық салу, мемлекеттік тапсырыс, қаржыландыру осы деңгейдегі негізгі экономикалық әдістер болып саналады;
   
2. 
   кәсіпорынның құрылымдық бөлімшелерін басқару – шаруашылық өндірісішілік есеп, салық салу;
   
3. 
   қызметкерлерді басқару – материалдық сыйақы, айыппұлдар, салық салу.
   

Мемлекеттік тапсырыс басқару әдісі ретінде, мемлекетке қажетті өнімдер өндіру үшін кәсіпорынға қаржылық және материалдық ресурстар бөлуді білдіреді.

Қаржыландыру (субсидия немесе несиелеу түрінде), оның дамуына мүдделі болатын кәсіпорындарға мемлекеттік қаржылық қолдау көрсету болып саналады.

Шаруашылық өндірісішілік есеп – шаруашылық қызметі үшін қажет ресурстарды бекітіп беру; бөлімшенің басшылығына тиісті өкілеттіктер беру арқылы дербестік беру; күні бұрын келісілген пайданың бір бөлігін пайдалануға рұқсат ету; бөлімшелердің өз міндеттемелерін орындамауы жағдайында айыппұл санкцияларын қолдану.

Басқарудың әлеуметтік-психологиялық әдістері – өзінің жиыны арқылы, біріншіден, қызметкер, ұйымның мақсатына жету үшін бүкіл қажет нәрсенің бәрін жасау, екіншіден, өзі таңдап алған бағытта өзін-өзі дамыту үшін бүкіл мүмкіндіктерге ие болу үшін, ұйымда осындай әлеуметтік-психологиялық жағдай орнатуға және соны ұстап тұруға бағытталған.

Әлеуметтік-психологиялық әдістердің ішінен кәсіпорынның әлеуметтік инфрақұрылымдарының дамуын, әлеуметтік зерттеуді, жарысуды, кикілжіңдерді жоюды және пайдалануды, шағын топтарды толықтыру әдістерін, моральдық көтермелеу әдістерін және бетіне басып ұялтуды, ықпал ету мен сендіруді бөліп көрсетуге болады.

15-ТАҚЫРЫП. ӘЛЕУМЕТТІК ЖҰМЫСТА БИЛІК ЖҮРГІЗУ

1. 
   Билік жүргізу түсінік ретінде.
   
2. 
   Билік жүргізу және басқару.
   
3. 
   Билікті жүргізудің тиімділігі ретінде субьктивтік және объективтік факторлардың ролі.
   
   1. 
      Билік жүргізу түсінік ретінде.
      

Белгілі бір қызмет аясында қолданылатын өзарабайланысты құжаттардың жиынтығы құжаттамалардың негізін құрайды.

Ғылыми-техникалық революция жағдайында ақпараттар көлемінің күрт өсуі байқалады. Өткен ғасырдың 60-шы жылдарының аяғынан бастап стандарттау мен сәйкестендіру (унификация) құжаттамаларды жетілдірудің негізгі бағыттарына айналды, бірыңғай ережелер мен талаптар бойынша жасалған және белгілі бір қызмет аясын басқару үшін қажет ақпаратты қамтитын, құжаттамалардың сәйкестендірілген жүйелері жасалуда. Қазіргі уақытта құжаттамалардың жиырмаға жуық сәйкестендірілген жүйелері қолданылады. Сәйкестендірілген жүйеге кіретін құжаттарды анықтау, тағайындалуы және түрлерінің құрамы, сондай-ақ құжаттардың форматтары, шеттерінің мөлшерлері, құжаттың бөліктері мен зоналарының орналасуы стандарттармен белгіленген.

Ұйымдық-өкімдік құжаттамаларының сәйкестендірілген жүйесі өзінің үлгі-формуляры бар (яғни деректемелерінің жиыны және олардың орналасуы) жүйе болып саналады. Атап айтқанда басқару аппаратының кез келген қызметкері құжаттамалардың осы жүйесімен бетпе-бет келеді және құжаттардың неғұрлым көп саны құжаттамалардың осы жүйесіне кіреді.

Осы жүйедегі құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар қазіргі қолданыстағы ГОСТ Р 511141-98 «Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар» және ГОСТ Р 6.30-2003 «Құжаттамалардың сәйкестендірілген жүйесі. Ұйымдық – өкімдік құжаттарының сәйкестендірілген жүйесі. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптарда» баяндалады.

Әрбір құжат оның деректемелерінің (элементтерінің) жекелеген маңызды бөліктерінен тұрады. Құжаттардың әртүрі деректемелердің (реквизиттердің) әртүрлі жиынынан тұрады, ол құжаттардың тағайындалуымен анықталады, мысалы, хаттама, акт, бұйрық. Тұрақты ақпараттан тұратын деректеме үшін оны жазу кезіндегі белгілердің ең көп жиынын ескере отырып қажетті алаң (орын) есептеледі.

Қызметтік құжаттар, негізінен, бланкіде – тұрақты ақпарат жүргізілетін және өзгеріп отыратын ақпараттар үшін орын берілген, стандартты қағаз парағында жасалады. ГОСТ-тар бланкілердің екі түрін: хаттарға арналған бланкіні және құжаттардың қалған барлық түрлері үшін ортақ бланкіні ұсынады.

Хаттар бланкіне келесі деректемелер (реквизиттер): мемлекеттік елтаңба (герб), ұйымның эмблемасы, министрліктің немесе ведомстваның (жоғары тұрған) атауы, ұйымдардың атауы – құжаттың авторы, құрылымдық бөлімшенің атауы, байланыс кәсіпорнының индексі, толық пошта мекен жайы, телефон/факс нөмері кіреді.

Жалпы бланкіде келесі ақпарат болады: мемлекеттік елтаңба (герб), ұйымның эмблемасы, министрліктің немесе ведомстваның (жоғары тұрған) атауы, ұйымның атауы – құжаттың авторы, құрылымдық бөлімшенің атауы, құжаттың түрі (немесе кейіннен толтыру үшін орын бос қалдырылуы мүмкін), құжаттың жиналған немесе шыққан орыны және т.б.

Мұнан өзге, бланкілердің екі түріне де, оларға орын бекітіліп берілген өзгермелі деректемелер үшін шектейтін белгілер (сызықша-бұрыштар түрінде) қойылуы мүмкін. Хаттарға арналған бланкіде бұл – күні, индексі (нөмері), индекске және кіріс құжатының күніне сілтеме, мәтінге тақырып, бақылау туралы белгі, адресат орны, жалпы бланкіде – күні, индексі, тақырыбы, орындалуын бақылау туралы белгі, бекіту белгісі (грифі) сияқты орын белгіленеді. Құжаттың шеті, сондай-ақ бұрыштармен белгіленуі мүмкін.

Бланкілердің осы түрлерінің әрбірі үшін деректемелерді (реквизиттерді) орналастырудың бұрыштық және ұзына бойымен (продольный) орналастыру түрлеріне рұқсат етіледі.

Тұрақты қолданатын құжаттар үшін (мысалы, жұмыс немесе оқу орнынан анықтама, актілер, шарттар және т.б.) бланкілер трансферттік мәтінмен және өзгермелі ақпараттарды толтыру үшін рұқсатнамалармен (пропускалармен) жасалуы мүмкін.

Басқару қызметі нәтижесінде құралатын құжаттарды дайындау, келісу, қол қою және бекіту кезінде, құжаттардың заңдық күшін қамтамасыз ететін ережелерді сақтау қажет.

Мемлекеттік елтаңбаны (гербті), жоғары тұрған министрліктен (ведомствадан) арнайы рұқсаты бар ұйымдар ғана өз бланкілеріне орналастыра алады.

Елтаңбаның белгісі бекітілген түске дәл сәйкес келуі және «министрлік пен ведомства атауы» деректемесінің ортасына, құжаттың жоғарғы жағына орналасуы тиіс.

Үш деректеме (реквизит) құжаттың авторы болып түсіндіріледі. Қызметтік құжаттың авторы ұйым, кәсіпорын, мекеме ғана болуы мүмкін, әрі автордың атауы (аты) бағыныстылықты: «министрлік/ведомства атауы», «мекеме/ұйымдардың атауы», «құрылымдық бөлімшелердің атауы» көрсетіле отырып беріледі. Барлық атау атау септігінде және құқықтық актілерге қатаң сәйкестікте (мысалы, жарғылық құжаттарға) жазылуы тиіс. Егер құқықтық актіге сәйкес ұйымның қысқартылған атауы белгіленсе, онда ол толық атауымен жақшаларда беріледі, ал қысқаша атауын өздерінің құжаттарында ведомствалық бағыныстағы ұйымдар ғана орналастыруы мүмкін.

Ұйымның мекен жайы хат жазысуды, құжатқа жауап жазуды болжайды. Оған пошта индексі, пошта және телеграф мекен жайы, телетайп, телефон, факс нөмері кіреді; кепілді және осындай қаржылық хаттарға арналған бланкілер таралымының бір бөлігіне банк деректемелері (реквизиттері) көрсетіледі.

Құжаттың түрі. Жалпы бланкінің, хаттарға арналған бланкіде мекеме-автордың мекен жайы орналасатын, сондай жерінде (орнында) құжаттың түрін көрсету үшін бос орын қалдырылады. Құжаттың түрі машинамен жазу тәсілімен жалпы бланкіге басылуы, сондай-ақ күні бұрын баспахана тәсілімен дайындалуы мүмкін (егер құжаттың қандай да бір түріне деген жылдық қажеттілік шамамен белгілі болса, мысалы, бұйрықтар, қаулылар). Құжаттың түрі, бірыңғай функцияларды орындайтын құжаттардың жиынтығын білдіреді. Ол құжаттың тағайындалуы, оның формасы, ақпараттың сипаты туралы бірінші жалпы түсінікті береді. Хаттарды қоспағанда, бүкіл қызметтік құжаттардың атауы бар және сондықтан да міндетті болып саналатын деректеме (реквизит) оған кіреді.

Құжаттың жасалатын немесе шығатын орыны жалпы бланкіде күні бұрын көрсетіледі және әкімшілік-аумақтық бөлініске сәйкес ресімделеді (мысалы Бүркітті ауылы Қарқаралы ауданы Қарағанды облысы және т.б.).

Жұмыс үдерісінде бланкінің белгілі бір деректемелері (реквизиттері) толтырылады.

Құжаттың жасалған күні міндетті деректеме (реквизит) болып саналады. Ол қол қою кезінде қойылады және бірмезгілде құжаттың жөнелту күні болып саналады. Бланкіге қойылатын күнінен өзге, сондай-ақ құжатты ресімдеу мен өңдеудің бүкіл сатыларының: келісу, бекіту, бұрыштама (резолюция) қою, құжатты алу және оны орындау күні (уақыты) қойылады. сондықтан да күні (уақыты) бірқатар өзге деректемелердің (реквизиттердің) құрамды бөлігіне кіреді.

Құжаттың индексі – бұл, бланкіде бір деңгейде күнімен (уақытымен) салыстырылатын, құжаттың санмен (цифрмен), әріппен немесе аралас шартты белгіленуі. Ішкі құжаттар (бұйрықтар, хаттамалар, өкімдер) үшін – бұл жыл басынан бергі әдеттегі реттік нөмірі. Оқу орындарындағы ішкі құжаттардың нөмірленуі қаңтардан емес, қыркүйектен бастап, оқу жылдары бойынша жүргізілуі тиіс. Шығыс құжаттар үшін, басты түрде хаттар, индекс бірнеше бөліктерден: құрылымдық бөлімшенің индексінен, номенклатура бойынша істер нөмерінен (жөнелтілетін құжаттың көшірмесі қайда тігілді) және жөнелтілетін құжаттың реттік нөмерінен қалыптасады.

Индекске және кіріс құжатының күні, айы, жылына (уақытына) сілтеме. Осы деректеме (реквизит) үшін орын хаттың бланкісінде ғана бөлінген, өйткені аталған деректеме (реквизит) хат жазысуды, келген хатқа жауап жазуды болжайды. Индекске және бастамашылық құжаттың күніне (уақытына) сілтеме – жауап хат алу кезінде, оны орындау үшін қандай құрылымдық бөлімшеге жөнелту керектігін анықтауға, сондай-ақ жауап келген бастамашылық құжаттың көшірмесін табуға мүмкіндік беретін аса маңызды іздейтін белгілердің бірі. Бұл деректеме (реквизит) бастамашылық құжаттан сандық тәсілмен толық қайта жазылады.

Қазіргі уақытта бүкіл ұйымдар дерлік тұрақты шетелмен хат жазысады. Олармен хат жазысу үшін арнайы бланкілер әзірленеді, ұйымның атауы және оның мекен жайы сияқты деректемелер (реквизиттер) мемлекеттік тілде және орыс тілінде (ағылшын тілінде): (оң жақта мемлекеттік тілде, сол жақта шет тілінде – екі рет) жазылады.

Құжаттардың мекен жайын, яғни алушыны көрсету, құжаттамалық ақпарат өзге ұйымға немесе жеке тұлғаларға жөнелтілетін құжаттарға, сондай-ақ басшылыққа табыс етілетін құжаттарда (өтініштерде, баяндамаларда және түсіндірме хаттарда) жазылады. Адресат – күрделі деректеме (реквизит), ол келесідей бірнеше бөліктерден тұруы мүмкін:

• 
  мекеменің (ұйымның) атауы – атау септігінде;
  
• 
  құрылымдық бөлімшенің атауы – атау септігінде;
  
• 
  алушының лауазымын көрсету;
  
• 
  аты-жөні;
  
• 
  пошта мекен жайы.
  

Құжаттарды бірыңғай ұйымдар тобына жөнелту кезінде адресат жинақты түрде көрсетіледі; кез келген жағдайда бір құжатта бірмезгілде 4 адресаттан артық көрсетілмеуі тиіс.

Шетелдік хат алмасушыларға құжаттарды жөнелту кезінде халықаралық пошта ережелерін сақтауы көзделеді. Әдетте хат ұйымға немесе нақты тұлғаға лауазымы көрсетілусіз жөнелтіледі. Алдымен аты-жөні, содан кейін ұйым атауы, пошта жәшігінің нөмері, үйдің нөмері, көшенің атауы, қаланың атауы, елдің атауы көрсетіледі.

«Адресат» деректемесінің (реквизитінің) әрбір құрамды бөлігі табулятордың сол, бір 1,5 интервалы арқылы жаңа жолдан басылуы тиіс.

Құжатты келісу – бұл құжат жобасын, оның ерекшелігін, мақсатқа сай келуін және уақытылығын, қолданыстағы заңға және өзге нормативтік актілерге сәйкестігін алдын ала бағалау. Сондықтан да көптеген құжаттар қол қойғанға дейін мүдделі лауазымды тұлғалармен, құрылымдық бөлімшелермен, мекемелермен келісіледі.

Ішкі келісу, яғни мекеме ішіндегі келісу, негізінен, қаржы қызметімен немесе бас бухгалтермен, заң қызметімен, мекеме басшысының орынбасарларымен, мүдделі құрылымдық бөлімшелердің жетекшілерімен жүргізіледі. Ішкі келісу, бұрыштама қоюшының жеке қолын қою мен күні, айы, жылынан (уақытынан) тұратын, бұрыштамамен ресімделеді. Қажет болған жағдайда бұрыштама неғұрлым толығырақ: бұрыштама қоюшының лауазымы және оның қолының расшифровкасы көрсетіле отырып ресімделуі мүмкін. Құжаттағы бұрыштама орыны, қойылған қолдан төмен және құжаттың түріне қатысты – бірінші (өтініш, баянхат) немесе екінші/үшінші данада (хат, бұйрықтар) болады. Әрбір құжат үшін іс жүргізу бойынша нұсқаулыққа қосымшада оны ресімдеу кезінде қажетті бұрыштамалардың тізбесі көрсетілуі тиіс.

Сыртқы келісу (құжаттың мазмұнына қатысты), құжаттың мазмұны кімнің мүдделерін қозғайды, сол ұйымдармен – ғылыми-зерттеу және жоғары тұрған ұйымдармен жүргізіледі. Сыртқы келісу құжат жобасын талқылау хаттамасымен, анықтамамен немесе жиі түрде келісу белгісімен (грифімен) ресімделеді.

Келісу белгісі (грифі): тырнақшасыз үлкен әріптермен жазылатын КЕЛІСІЛДІ сөзі, сондай-ақ лауазым атауы (ұйымның атауын қоса алғанда), жеке қойған қолы, қойған қолының расшифровкасы және күні, айы, жылы (уақыты) сияқты бірнеше бөліктерден тұрады.

Келісу белгісінің (грифінің) орыны – сондай-ақ қойылған қолдан кейін тұрады. Егер келісу белгілері бірнеше болса, олар вертикаль (тік) қатарлармен бір деңгейде ресімделуі мүмкін. Бірнеше сыртқы келісімдер кезінде жеке (бөлек) келісу парағы ресімделеді.

Құжаттармен жұмыс жасау кезінде оларды куәландыру, яғни қол қою, мөр басу, бекіту белгісі зор маңызға ие.

Қол қою – кез келген қызметтік құжаттың деректемесі (реквизиті). Өздерінің шығыс құжаттарына мекемелердің, ұйымдардың және кәсіпорындардың лауазымды тұлғаларының өкілеттігі қол қою құқығы болып түсіндіріледі. Лауазымды тұлғалар өздерінің құзырлары шегінде қызметтік құжаттарға қол қою құқығына ие, бұл әдетте мекемелер мен құрылымдық бөлімшелер туралы ережелерде, сондай-ақ лауазымдық нұсқаулықтарда анықталған. Басшылар және олардың орынбасарлары, жоғары тұрған және өзімен бірдей тұрған мекемелерге жолданатын қызметтік баянхаттарға, анықтамаларға және хаттарға, мекеме бойынша бұйрықтарға, өзге де құжаттарға қол қояды. Құрылымдық бөлімшелердің шығыс құжаттарына, оның жетекшісі қол қояды. Тікелей орындаушылар өздерінің өкілеттіктері шеңберінде өздері жасаған мәліметтерге, анықтамаларға, қызметтік баянжазба хаттарға, шолуларға, есептерге және т.б. қол қояды.

Алқалы органдар қабылдайтын құжаттарда – екі қол – төрағаның және хатшының қолы қойылады.

Ақша және тауарлық-материалдық қорларды алумен байланысты құжаттар, сондай-ақ: бірінші және екінші екі қолға ие. Бірінші қол құқығы әдетте ұйымның басшысына немесе оның орынбасарына жатады, ал екінші қол құқығы – бас (аға) бухгалтерге немесе қаржы қызметінің жетекшісіне жатады.

Шарттарға бүкіл келісуші тараптардың қолдары қойылады.

«Қол қою» деректемесінің құрамына мыналар кіреді: құжатқа қол қойған лауазымды тұлғалардың аты-жөні, жеке қолы мен қолдардың расшифровкалары кіреді. Құжат бланкіде ресімделген кезде, лауазым атауы мекеменің атауына кірмеуі тиіс. «Қол қою» деректемесі мәтіннен және табулятордың нөлдік жағдайынан, яғни тікелей шетінен (поясынан) 2-3 интервалдан төмен орналаспауы (қойылмауы) тиіс. Егер лауазым атауы ұзын және бір жолдан артық орын алатын болса, онда оған көп жолды деректеме ережесінің ұзындығы қолданылады – 1,5 интервал арқылы, әрбір жол 28 белгіден ұзын болмауы тиіс, бұл ретте қолдардың расшифровкасы лауазым атауының соңғы жолдары деңгейінде орналасуы тиіс. Оқу орындарында және ғылыми мекемелерде атақтары мен дәрежелері көрсетілуі мүмкін.

Егер құжатты комиссия жасайтын болса, онда қолдарды ресімдеу кезінде комиссия құрамындағы міндеттердің бөлінуі (комиссия төрағасы, комиссия мүшелері) ғана көрсетіледі. Комиссия мүшелерінің қолдары, лауазымдары көрсетілусіз, алфавиттік тәртіппен орналасады.

Қолдардың расшифровкасы аты мен тектерінен тұрады. Аты тегінің алдында тұрады. Әдетте, бланкіде ресімделген құжаттың бірінші данасына қол қойылады. Бірақ, құжаттарды бірнеше адресаттарға жөнелтуге ресімдеген кезде айырмашылықтары болады: егер құжат жоғары тұрған және тең мекемелерге жөнелткен кезде, әрбір данасына қол қойылады, ал ведомстваға бағынатын мекемеге жөнелтілсе, онда бірінші данасына қол қойылады, – ол іске тігіліп, оның расталған көшірмесі жіберілетін болады.

Мөр. Неғұрлым маңызды құжаттарды растау үшін, олардың түпнұсқасы екенін куәландырып мөр қойылады.

Мөрлер елтаңбасы (гербі) бар және жай болады. Елтаңбалы мөр дөңгелек, оның ортасында ҚР-дың мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленеді, оны айнала мекеменің толық атауы беріледі. Елтаңбалы мөр мекемеде біреу ғана болады. Оның бедері, жеке басын, еңбек өтілін, біліктілікті (төлқұжат, еңбек кітапшасы, диплом және т.б.) куәландыратын құжаттардың түпнұсқаларына, сондай-ақ шарттарға, ақша алу кезінде ресімделетін құжаттарға, тауарлық-материалдық құндылықтарға, жұмыстарды орындау, есептен шығару, жабдықтарды, істерді қабылдау – өткізу актілеріне қойылады.

Құжаттарға елтаңбалы мөр қою жиі түрде арнайы нормативтік актілерде көрсетіледі.

Елтаңбалы мөрлерден өзге, мекемелерде әдетте бірнеше жай мөрлер болуы мүмкін, ол дөңгелек, төртбұрышты, үшбұрышты, тікбұрышты формада болуы мүмкін. Жай мөрлермен көбейтілген даналар, жарлық құжаттар, құжаттардың көшірмелері, мекемеден жіберілетін рұқсатнама құжаттар, анықтамалар куәлендіріледі.

Мөрдің бедері анық және лауазым атауының бөлігін және құжатқа қол қойған адамның түпнұсқа қолының бөлігін толық алатындай етіп қойылуы тиіс.

Бекіту белгісі (грифі). Бекіту, құжаттардың кейбір түрлерін куәландыру тәсілі болып саналады, ол олардың мазмұнына рұқсат береді және оны белгілі бір тұлғалар шеңберіне немесе ұйымға қолдануды таратады. Ереже, жарғылар, нұсқаулықтар, штаттық кесе, актілердің кейбір түрлері, хаттамалар бекітуге жатады. Осындай құжаттар бекіткеннен кейін ғана барып заңдық күшке ие болады. Бекіту құжатқа қол қойылғаннан кейін жүргізіледі және ресімдеудің екі нұсқасы қолданылады: басшының қол қою арқылы жай ғана бекітуі немесе жарлық құжат (бұйрық, қаулы) шығару. Куәлендірудің екі тәсілі де бірдей заң күшіне ие. Егер бекітілетін құжат бір мезгілде жарлық құжатпен шығатын болса, онда ол осы жарлық құжатқа қосымша ретінде ресімделеді. Бекітудің кез келген тәсілі жағдайында бекітілетін құжаттың оң жақ жоғарғы бөлігіне, тиісінше ресімдеудің екі нұсқасына ие, бекіту белгісі (грифі) қойылады.

Бірінші жағдайда бекіту белгісі (грифі) «БЕКІТЕМІН» сөзінен, басшының лауазымын, мекеменің атауын, жеке қолын, оның расшифровкасын – атының, әкесінің атының басқы әріптері мен тегін және бекіту күшін көрсетуден тұрады. Екінші жағдайда БЕКІТІЛГЕН сөзі жазылады, атау септігіндегі жарлық құжаттың түрі, оның нөмері мен күні көрсетіледі.

«БЕКІТЕМІН» және «БЕКІТІЛДІ» сөзі тырнақшасыз, үлкен әріптермен жазылады.

Құжаттың мекемеде болуы мен орындалуы, оның орындалуы қай сатыда, аталған сәтте қай жерде екенін анықтауға көмектесетін, арнайы белгілер жазылып отырады.

Құжаттың келіп түсуі туралы белгі. Құжат келіп түскен кезде оған, аталған мекемедегі оны қабылдаған уақыт көрсетілетін, алғашқы белгі қойылады. Ол белгі арнайы штемпель аппаратпен қойылады немесе штемпелді қолымен қояды. Келіп түскен құжат туралы белгі мекеменің қысқаша атауынан, құжатты алған күнінен, кіріс құжатының тіркеу нөмерінен (индексінен) тұрады. Құжатты алу күні – аса маңызды іздеу белгілерінің бірі және мұнан өзге, келіп түскен құжаттың орындалу мерзімінің сол кезден басталуы. Кіріс тіркеу нөмері іс жүргізуде құжатты іздеу үшін қызмет етеді, сондай-ақ белгіленген уақыт үзігі аралығында келіп түскен құжаттардың санын есепке алу үшін қолданылады. Аталған деректеме (реквизиті) орыны – бірінші беттің төменгі шетінің (полясының) оң жақ бұрышы.

Бұрыштама (резолюция). Құжат бастапқы өңделіп, тіркелгеннен кейін басшыға беріледі, бұрыштамада (резолюцияда) оны орындау тәртібі көрсетілуі тиіс.

Бұрыштама (резолюция) – шешім қабылдаудан тұратын, лауазымды тұлға жасаған құжаттағы жазу. Ол, құжатта көрсетілген сұраққа қатысты басшының шешімін бекітеді. Бұл, алынған құжатта жасалған жарлық құжат сияқты, сондықтан да бұрыштамаға (резолюцияға) кез келген жарлық құжаттарға қойылатын: анықтық, қысқалық, нақтылық сияқты талаптар қойылады. Мәтін, қойылған қол мен оның күні (уақыты) бұрыштаманы (резолюцияны) құрайтын элементтер болып саналады. Бұрыштаманың (резолюцияның) мәтіні үш бөліктен: орындаушының тегі мен атынан (кімге тапсырылады), мәселені шешудің сипаты мен тәртібінен (не тапсырылады), орындау мерзімінен тұрады. Бұрыштама (резолюция) бірнеше орындаушыларды тағайындауы мүмкін – мұндай жағдайда, кімнің тегі (аты-жөні) бірінші болып тұрса, сол жауапты болып саналады. Негізінен, бұрыштама (резолюция) құжатты бақылауға қоюдың және орындаудың бақылау мерзімін анықтаудың негізі болып саналады. Бұрыштаманың (резолюцияның) орыны – адресат пен құжаттың мәтіні арасындағы құжаттың жоғарғы бөлігінде болады. Бұрыштама кез келген жағдайда мәтіннен бос орында болуы қажет.

Бақылау туралы белгі. Орындауды және жауап беруді талап ететін құжаттар бақылауға алынады. Құжатты бақылауға қою туралы белгі құжаттың сол жақ шетінде (полясында), тақырып деңгейінде болады. Жиі түрде бұл қолмен түрлі-түсті қарандашпен жазылған немесе штемпельмен соғылған «Б» үлкен әріп, кейбір уақытта бұл жерге орындалуын бақылау мерзімі жазылады.

Құжаттың орындалуы және оны іске жөнелту туралы белгі, құжатта қойылған мәселені шешкеннен кейін құжатқа қойылуы мүмкін. Осындай белгі «іске» деген сөзден тұрады, яғни құжат тігілуі тиіс істің №, орындаушының қолынан және құжатты іске жолдау күні, айы, жылынан (уақытынан) тұрады. Белгі сондай-ақ құжаттың, мысалы хаттың нөмері және күні көрсетілуімен, мәселені шешу тәртібі туралы нақты ақпараттан тұруы мүмкін.

2. 
   Билік жүргізу және басқару.
   

Бұйрық – бұл оның қызметінің негізгі, сол сияқты жедел міндеттерін шешу үшін дарабасшылық негізінде әрекет ететін, басқару органының басшысы шығаратын құқықтық акті.

Кәсіпорынның немесе ұйымның негізгі қызмет бойынша бұйрығы, бүкіл қызметкерлердің (жұмыскерлердің) орындауы үшін міндетті, ішкі (жаргілікті) нормативтік акті болып саналады. Кәсіпорындардың және құрылымдық бөлімшелердің жұмыстарын ұйымдастырумен, жоспарлаумен, есептілікпен, қаржыландырумен, жедел басқарумен және ағымдағы қызметтің өзге бағыттарымен байланысты, басшының бүкіл шешімі бұйрықпен, яғни бастамашылық бұйрықтармен ресімделеді.

Мұнан өзге, жоғары тұрған билік пен басқару органдарының құжаттарын қызметкерлердің назарына дейін жеткізу, олардың нақты орындалуын ұйымдастыру немесе мекеменің ағымдағы қызметінде осы құжаттар талаптарының сақталуын қамтамасыз ету талап етілген кезде, бұйрықтар шығарылады. Бұл бұйрықтар «орындау үшін» шығарылған санаттарға (категорияларға) жатады.

Бұйрықтар қолданыстағы заңдарға сәйкес келуі тиіс және сондықтан да көп жағдай оларды дайындауға қатысты болады. Бұйрықты дайындау үдерісін бірнеше кезеңге бөлуге болады.

Алдымен, қызметтің аталған бағыты соған сәйкес жүзеге асырылатын қолданыстағы заңнамалық, нормативтік актілерді зерделеу қажет. Келесі кезеңде осы мәселе бойынша бұрын шығарылған бұйрықтар немесе өзге де құжаттар анықталады, оларды орындау себептері немесе орындау ерекшеліктері (себептері) талданады. Осыдан кейін ғана барып, құжаттың жобасын жасауды бастауға, оны шығару мақсатын дәл анықтауға және нақты орындау мерзімдері мен орындаушыларды белгілеуге, дұрыс басқару әрекетін анық та ашық тұжырымдауға болады. Содан кейін бұйрық ресімделеді, тұтастай алғанда бұйрықтың орындалуы соған жүктелетін, құжатта көрсетілген орындаушыларға немесе тұлғаға заң кеңесшісі бұрыштама соғады.

Кейбір жағдайларда оған қаржы қызметі орындары бұрыштама соғады. Өзге ұйымдармен бұйрық жобасын келісу қажет болған жағдайда жүргізіледі.

Негізгі қызмет бойынша бұйрық жалпы бланкіде ресімделеді. Типтік формулярға келесі деректемелер (реквизиттер) кіреді:

• 
  министрлік/ведомстваның атауы (тікелей бағынатын ұйымдар үшін); ұйым/мекеменің атауы (ұйымдық-құқықтық формаларды көрсете отырып);
  
• 
  құжат түрінің атауы – БҰЙРЫҚ
  
• 
  күні, айы, жылы;
  
• 
  индекс (нөмері);
  
• 
  шыққан жері; мәтіннің тақырыбы; мәтін; қолы; келісу бұрыштамасын қою.
  

Бұйрықтың мәтіні екі бөліктен – айқындаудан (белгілеуден) және өкімдік бөлімнен тұрады. Айқындаушы бөлім бұйрықты шығару себебінен, мақсаты мен міндеттерінен тұрады. Бастамашылық бұйрықта мәтіннің айқындаушы бөлігі «үшін» сөзінен немесе «... байланысты», «... мақсатында» сөзінен басталады. Мысалы, «Дайындықты ұйымдастыру үшін», «Қосымша қаражат тарту мақсатымен», «Қайта құрумен байланысты».

Өкімдік іс-қимыл егжей-тегжейлі түсіндіруді қажет ететін жағдайларда, бастамашыл бұйрық мәтінінің айқындаушы бөлігі фактілерді, бағаларды, себептерді, жағдайларды баяндаудан тұрады, содан кейін жоғарыда айтылған сөздермен үлгі конструкциясы беріледі.

Негізгі қызмет бойынша бұйрықтардың өзге бөлігі – «орындау үшін» шығарылған бұйрықтар.

Осындай бұйрықтардың айқындаушы бөлігі «соған сәйкес...», «... негізінде», «орындау мақсатында ...» деген сөздерден басталады және содан кейін құжат түрінің атауы, автор-ұйымның атауы, мәтіннің толық тақырыбы, күні, айы, жылы және аталған бұйрық соны орындау үшін шығарылатын құжаттың индексі басылады. Айқындаушы бөлік «БҰЙЫРАМЫН» сөзімен аяқталады – әрі ол сол жақ шетінің шекарасынан бөлек жолда, разрядкасыз, үлкен әріптермен ресімделеді және қос нүкте қоюмен аяқталады.

Мәтіннің өкімдік бөлігі тармақтар бойынша жасалады, олардың әрбірі араб санымен (цифрымен) нөмерленеді және бөлек жаңа (азат) жолдан басталады.

Егер бұйрықта ұзақ уақыт ішіндегі мекеменің негізгі қызметін реттейтін ережелер немесе нормалар белгіленетін болса, онда тұжырымдаудың үлгі моделі былайша көрінеді: «қай мерзімнен бастап (қай мерзімге) нені атқару керек». Мысалы: «Институттың ағымдағы оқу жылының 2-ші жарты жылдығына арналған әлеуметтік жұмыстарының штаттық кестесін бекіту».

Егер бұйрықта орындаушыларға тапсырма берілетін, онда оның әрбір тармағында орындаушылардың нақты аты-жөндері көрсетілуі, жүктелген тапсырмалардың анық та ашық тұжырымдалуы және орындау мерзімі көрсетілуі тиіс. Тапсырма берілетін тармақтар мынадай үлгіде тұжырымдалады: «кім үшін орындалады – не орындалады – қашан (қандай мерзімде) орындалады». Мысалы: «Кадрлар басқармасы (Т.С. Егорова) 01.09.04 жылға дейінгі мерзімде қызметкерлер туралы жаңа Ереже әзірлейтін болсын».

Басшы кейбір уақытта өзінің бақылау функциясын қандай да бір лауазымды тұлғаға береді. Осындай жағдайда бұйрықтың соңғы тармағы, оның орындалуын бақылау туралы тармақ болады.

Мәтіннен кейін, 3 интервалдан (аралықтан) төмен емес болып, бұйрыққа қол қойған тұлға лауазымының қысқартылған атауын, қойған жеке қолын және оның расшифровкасын қоса алғанда, сол жақ шеткі (полясы) шекарасынан, қол қойылады. Қойылған қолдардың расшифровкасы табулятордың 6-шы ережесінен (положения), кіші әріптермен, тегі мен атының арасы жақшасыз және ақтаңдақтарсыз (пробел), лауазым атауының соңғы жолы деңгейінде жазылады. Басшының жеке қолы бұйрықтың бірінші данасына қойылады. Бұрыштама қою немесе келісу белгілері бұйрыққа қол қойғанға дейін оның жобасының бірінші данасының соңғы парағының бірінші бетіне қойылған қолдан кейін ресімделеді. Егер бұрыштама бірнешеу болатын болса, онда олар – 0-ден 4-ке дейінгі табулятор жағдайында – екі қатарға орналасады. Бұрыштаманың (рұқсатнаманың) құрамына бұрыштама қоюшының лауазым атауы, оның жеке қойған қолы мен оның расшифровкасы, сондай-ақ күні, айы, жылы кіреді.

Жеке құрам бойынша бұйрық – бұл азаматтардың әкімшілікпен еңбек құқықтық қатынастарын реттеу мәселелері бойынша мекеме басшысы шығаратын құқықтық акті. Жұмысқа қабылдау, еңбек жағдайын өзгерту, разрядтар, кластар (сыныптар) беру, жалақы мөлшерлерін белгілеу және өзгерту, демалыстар беру, аты-жөндерін өзгерту және кадрларды басқару үдерісінде туындайтын өзге де заңдық фактілер, – осылардың барлығы жеке құрам бойынша бұйрықтармен ресімделеді.

Бұйрықтардың аталған түрін, құрылымдық бөлімшелердің жетекшілерінің баянхаттары, жеке өтініштер, келісім шарттар (контрактылар) негізінде қызметкерлерді басқару қызметі (кадрлар бөлімі) дайындайды. Жеке құрам бойынша бұйрықтар еңбек туралы Заң кодексіне қатаң сәйкестікте шығарылады және еңбек кітапшаларына, кадрлар жөніндегі жеке карточкаларға, наградалық және өзге де құжаттарға жазбалар енгізу үшін негіздер болып саналады.

Құрылымы бойынша бұл бұйрықтар жай және күрделі болуы мүмкін. Жай бұйрықта бір ғана бұйрық беру әрекеті ресімделеді. Егер оны бір жұмыскер (қызметкер) орындайтын болса, бұйрық жеке бұйрық болып аталады, ал егер бірнеше адамға таралатын (қолданылатын) болса, – жиын бұйрық деп аталады. Бірнеше бұйрық беру әрекеттерін (тармақтарын) біріктіру бұйрықты күрделендіреді. Жеке құрам бойынша күрделі бұйрықтар беру тәжірибесінің кең таралғанына қарамастан, әсіресе құжаттардың осы түрінің көлемі үлкен болмаған жағдайда, жұмыс үдерісіндегі ақпараттарды қажетті деңгейде жедел іздеуді қамтамасыз етіп қоймай, сонымен бірге кадрлық құжаттамаларды өңдеу мен дайындаудың автоматтандырылған жүйелерін енгізуді қиындатады.

Нақты құқықтық әрекеттерді құжаттау рәсімінде олардың екіжақты рөл атқаруы жеке құрам бойынша шығарылатын бұйрықтардың өзгешелікті ерекшелігі болып саналады. Біріншіден, бұйрық, еңбек шартының туындау, өзгеру немесе тоқтау заңдық фактісінің болуын растайды және бекітеді, яғни бұл құжат өкімдік болып саналады, екіншіден, осындай бұйрық осы фактіні тіркейді, яғни бастапқы есептік құжаттың рөлінде қатысады және өзге есептік және есеп еру кадрлық құжаттарының технологиялық тізбегін туғызады.

Жеке құрам бойынша бұйрықтар мекеменің жалпы бланкісінде ресімделеді. Компьютерде бұйрықтар дайындау кезінде, мәліметтер қорына жалпы бланкі деректемелері (реквизиттері) кіретін трафареттерді ғана емес, сонымен бірге әрбір нақты жағдайға тән, мәтіннің үлгі (типтік) элементтерін әзірлеуге және енгізуге болады. Көтермелеу және жазалау туралы бұйрықтар әрқашанда жай (жиі түрде, жеке) бұйрықтар түрінде шығарылуы мүмкін және негізгі қызмет бойынша бұйрық үлгісімен ресімделуі мүмкін, яғни мәтіннің айқындаушы бөлігінің себептерін, дәлелдерін негіздей отырып шығарылады.

Жеке құрам бойынша бұйрықтың үлгі формулярына келесі деректемелер (реквизиттер) кіреді:

• 
  министрлік/ведомства атауы (тікелей бағынатын ұйымдар үшін);
  
• 
  ұйымдар/мекемелер атауы (ұйымдық-құқықтық формаларының көрсетілуімен);
  
• 
  құжат түрінің атауы – БҰЙРЫҚ; күні; индекс (нөмер); құжаттың жасалған/шыққан жері; мәтіннің тақырыбы;
  
• 
  мәтін;
  
• 
  қойған қолы;
  
• 
  бұрыштамалар (рұқсатнамалар).
  

Бұйрық шыққан күн бірмезгілде оған қол қойған және күшіне енген күн болып саналады. Жиын және күрделі бұйрықтарда оның жекелеген тармақтары әрбір қызметкер үшін жеке күшіне ену мерзімдеріне ие болуы мүмкін.

Жеке құрам бойынша бұйрықтың индексі (нөмері) әрқашанда, әріп-санмен аралас болады. Құжаттың реттік нөмеріне (әдетте жыл шегінде жалпы (жиын) нөмерлеу жүргізіледі) тире немесе қисық сызық арқылы, олардың нақты ішкі тобын (көтермелеу, жұмыстан босату, іс сапар және т.б.) көрсететін, әріп индекстер қосылады. Кейбір уақытта, бұйрықтың сақталу мерзімін көрсететін осы әріп индекстері – ұзақ мерзімді сақталатын бұйрықтар (75 жыл) жеке құрам бойынша индексінің әріптен тұратын бөлігі бар және бөлек тіркеледі, ал сақтау мерзімі 3 жыл бұйрықтарға К (кадрлық) әріп белгісі беріледі.

Жай жеке бұйрық мәтінінің тақырыбы, өкімдік әрекетінің мазмұнын қысқаша тұжырымдайды, «не туралы?» деген сөзден басталады және оған қызметкердің тегі мен аты кіреді. мысалы: «Г.Ө. Есіркеповты қабылдау туралы», «А.С. Асқаровқа демалыс беру туралы», «Е.М. Омаровтың тегін өзгертуі туралы». Жиын немесе күрделі бұйрықтар мәтінінің тақырыбы жинақты түрде: «Жеке құрам бойынша» тұжырымдалады.

Жеке құрам бойынша бұйрықтың мәтіні, тармақтар бойынша тұжырымдалатын, өкімдік бөліктен тұрады. Бұл жерде БҰЙЫРАМЫН сөзі жоқ. Әрбір тармақ сол жақ поляның шекарасынан үлкен әріптермен бөлек жолда ресімделетін, бұйрық беру (өкімдік) әрекетінің атауынан (ҚАБЫЛДАНСЫН, ТАҒАЙЫНДАЛСЫН, АУЫСТЫРЫЛСЫН және т.б.) басталады. Одан ары қарай жаңа жолдан қызметкердің тегі, аты және әкесінің аты толық көрсетіледі, содан кейін қызметінің, кәсібінің, мамандығының атауы және құрылымдық бөлімшенің атауы, бұйрық беру (өкімдік) әрекетті жасау (заңдық факті) күні, оның жағдайы, дәлелдері немесе себептері (қажет болған жағдай – Еңбек туралы Заң Кодексінің тиісті бабына сілтеме жасай отырып) көрсетіледі.

Тиісті тармақтың мәтінінде көрсетілген күні, айы, жылы (уақыты), оның заң күшіне енген жеке күні (уақыты) болып саналады.

Жеке құрам бойынша бұйрықтың әрбір тармағының мәтіні өкімдік ету әрекетін жасау негізін көрсете отырып, бұйрық шығарумен аяқталуы тиіс. Еңбек құқықтық қатынастарын жасауға (орнатуға), өзгертуге, бұзуға тараптардың келісімі белгіленетін құжаттар (олар бірнеше болуы мүмкін) (мысалы, құрылымдық бөлімше бастығының бұрыштамасымен және басшының рұқсатнамасымен қызметкердің өтініші) немесе қандай да бір өндірістік қажеттілікке байланысты құжаттар (мысалы, құрылымдық бөлімше жетекшісінің баянхаты) немесе өкімдік ету әрекетін жасау үшін дәлелдер мен себептер тұжырымдалатын (мысалы, АХАТ құжаттарының көшірмесі ұсыныстар және т.б.) негіздер болып саналады.

Негіздеме бұйрықтың әрбір тармағынан кейін сол жақ поляның шекарасынан кіші әріптермен ресімделеді және содан кейін құжат түрінің атауы, оның жасалған күні, нөмері, тақырыбы көрсетіледі.

Басшыларды және олардың орынбасарларын, бас бухгалтерлерді, құрылымдық бөлімшелердің басшыларын, материалдық жауапкершілік жүктелген тұлғаларды жұмысқа қабылдау, қызметке ТАҒАЙЫНДАЛСЫН терминімен, қатардағы қызметкерлер мен жұмысшыларды қабылдау ҚАБЫЛДАНСЫН деген терминмен белгіленеді. Одан әрі қарай, үлгіде (моделде) лауазым, мамандық немесе кәсіп атауы (штаттық кестеге дәл сәйкестікте), құрылымдық бөлімшенің атауы, еңбек шартының басталған күні, еңбек ақы төлеу жағдайы мен еңбек шарты жасалған кезде ескертілетін қосымша жағдай көрсетіледі.

Ауыстыруды ресімдеу кезінде жаңа лауазымның, кәсіптің, мамандықтың, жаңа құрылымдық бөлімшенің атауы, ауыстырған күні, еңбекке ақы төлеу жағдайы дәл көрсетілуі қажет. Уақытша ауыстырған жағдайда, мәтінде ауыстыру мерзімі, дәлелі мен себебі көрсетіледі және Еңбек туралы Заң Кодексінің тиісті бабына сілтеме беріледі. Бір айдан аса мерзімге ауыстырған кезде, қызметкердің жеке өтініші қажет (бір айға дейнгі мерзімге ауыстыру үшін қызметкердің келісімі талап етілмейді).

Демалыс беру кезінде мәтінде оның түрі, басталған және аяқталған күні, жұмыс немесе күнтізбелік күндер санындағы ұзақтығы көрсетіледі.

Іс сапарды ресімдеу кезінде іс сапарға баратын жері, іс сапар мақсаты, оның басталу күні мен ұзақтығы көрсетіледі.

АХАТ органдары тіркеген, тегін, атын және әкесінің атын өзгерту фактілері: «тегін ӨЗГЕРТКЕН (кім) болып (қандай) есептелсін» деп, ұйымдарда бұйрықпен ресімделеді.

Еңбек шартын бұзу, аталған нақты жұмыскермен келісім шартқа отыру үшін пайдаланылған, қарама қарсы терминдерді (ТАҒАЙЫНДАЛСЫН – БОСАТЫЛСЫН – ҚАБЫЛДАНСЫН – ШЫҒАРЫЛСЫН) пайдалану жолымен ресімделеді.

Жеке құрам бойынша бұйрықтарға қол қою құқығын бірінші басшы өзінің орынбасарларының біріне немесе қызметкерлерді басқару жөніндегі орынбасарына беруі мүмкін, бірақ бұл құрылтай құжаттарында немесе міндеттерді бөлу туралы хаттамада немесе олардың лауазымдық нұсқаулықтарында жазылған болуы тиіс.

Бұйрық жобасындағы бұрыштама (рұқсатнама) сондай-ақ әдеттегі тәртіппен ресімделеді. Бұйрық жобасын дайындаған кадр қызметінің бұрыштамасы (рұқсатнамасы) міндетті болып саналады.

Жеке құрам бойынша қол қойылған бұйрықтармен, бұйрықтар соларға қатысты шығарылған қызметкерлер қол қойып танысып шығуы тиіс.

Өкімдік құжаттар хаттамалар негізінде дайындалып, шығарылуы мүмкін.

Мәжілісте (отырыста) немесе жиналыста болғанның бүкілі жазылған құжат, хаттама деп аталады. Онда мәселелерді талқылау және алқалы органдардың шешімдер қабылдау барысы жазылады. Негізінен, хаттама мәжіліс (отырыс) уақытында жүргізіледі, бірақ, егер мәжіліс стенографияланса немесе фонограммаға жазылып алынса, ол расшифровка (шифры ашылғаннан) жасалғаннан кейін барып толтырылады.

Хаттаманы мәжіліс хатшысы жүргізеді. Сөйлеушілер сөзінің жазылу сапасы хатшысының талқыланатын мәселелерді жақсы біліп, байыбына баруына (түсінуіне) қатысты болады. Алқалы органның мәжілісін жүргізу үшін дайындық жұмыстары жүргізіледі, оның барысында күн тәртібі айқындалады, мәжіліске қатысушылардың және шақырылғандардың тізімі, талқыланатын мәселер бойынша анықтамалар, негізгі мәселелер бойынша шешімдердің жобалары жасалады.

Хаттама жалпы бланкі үлгісі бойынша ресімделеді. Хаттаманың үлгі (типтік) формулярына мыналар кіреді: министрліктің/ведомстваның атауы (тікелей бағынатын ұйымдар үшін); ұйым/мекеме атауы (ұйымдық-құқықтық формалары көрсетіле отырып); құжат түрінің атауы (ХАТТАМА); мәжілістің болған күні; хаттаманың нөмері, тақырыбы; мәтіні; қойылған қолдар.

Хаттамаға, түпкілікті ресімделген күні немесе хаттамаға қол қойған күні емес, мәжілістің болған күні қойылады. Егер мәжіліс бірнеше күнге жалғасқан болса, онда екі күні – басталуы мен аяқталуы көрсетіледі.

Хаттаманың нөмері, оның өкілеттік мерзімі ішіндегі алқалы орган мәжілісінің реттік нөмері болып саналады. Деректемеде (реквизитте) «мәжіліс орнына» мәжіліс болған қала көрсетіледі.

Хаттаманың тақырыбы алқалы қызмет түрін (мәжіліс, жиналыс, кеңес, конференция және т.б.) және алқалы органның атауын (мысалы, «комиссия мәжілісі», «еңбек ұжымының жиналысы») көрсетуден тұрады.

Бланкі бөлігін ресімдегеннен кейін мәтінді ресімдеуге кіріседі.

Мәтіннің кіріспе бөлімі «Төраға» сөзінен басталады, ол 2 интервал арқылы тақырыптан кейін сол жақ полядан үлкен әріптермен жазылады; тиреден кейін аталған нақты мәжіліс төрағасының (алқалы орган төрағасы емес) тегі және оның атының басқы әрпі көрсетіледі. «Хатшы» сөзі де осыған ұқсас ресімделеді. Мәтіннің осы бөлігі жедел кеңестер өткізу кезінде түсіп қалады. Келесі жолда қатысқандар жазылады (қос нүктеден кейін), әдетте бұл алфавиттік тәртіппен жасалады. Үлкен мәжілістерде қатысушылар құрамының саны көрсетіледі, ал тектері көрсетілген тізім хаттамаға тіркеледі, ол туралы хаттаманың өзіне жазылады. Содан кейін лауазымдары көрсетіле отырып шақырылғандардың тектері жазылады, ал кейбір уақыттарда ұйымның атауы (аты) жазылады. Күн тәртібінің кіріспе бөлімі алқалы органның қарауына ұсынылған мәселелерді (сұрақтарды) саламалап көрсетумен аяқталады. Әрбір мәселе (сұрақ) нөмерленеді және «туралы» деген сөзден басталады. Егер күн тәртібі өте үлкен орын алатын болса, онда ол хаттамаға тіркелуі мүмкін, ол туралы хаттама мәтінінде тиісті жазба жасалады.

Хаттама мәтінінің негізгі бөлімі күн тәртібінің тиісті тармақтары, бөлімдері бойынша құрылады, әрі әрбір тармақ бойынша: ТЫҢДАДЫ – СӨЗ СӨЙЛЕДІ – ҚАУЛЫ ЕТТІ (ШЕШІМ ҚАБЫЛДАДЫ) сияқты бөліктерде тұруы мүмкін. Бұл сөздер үлкен әріптермен, әрбірі жаңа жолдан жазылады, олардан кейін қос нүкте қойылады, осылай, олар мәтінде көзге көрініп тұратындай етіп бөледі және оның қабылдауын оңайлатады. ТЫҢДАДЫ сөзінің алдында күн тәртібіндегі мәселенің (сұрақтың) реттік нөмерін білдіретін, сан (цифр) тұр. Егер баяндама немесе сөйлеген сөздің мәтіні бар болса, онда ол хаттамаға жазылмайды, сөз сөйлеген адамның тегінен кейін тире арқылы: «Баяндама мәтіні (хабарлама, сөйлеген сөзі) тіркелген» екендігі көрсетіледі.

Күн тәртібінің әрбір тармағы бойынша бөлімнің аяқтайтын бөлігі – талқыланған мәселе бойынша қабылданған шешімнің (қаулының) жазбасы. Егер шешім бірнеше мәселелерден (сұрақтардан) тұрса, онда олар, араб сандарымен (цифрларымен) нөмерленетін, тармақтарға және тармақшаларға бөлінеді. Шешімнің қаулы ететін бөлігі өкімдік құжаттарға ұқсас нақты болуы және кімге, нені атқару керек және қай күнге деген сияқты бөліктерден тұруы тиіс.

Шешімдер қабылдау белгілі бір кворумды талап ететін жиналыстарда, «Қатысқандар» бөлігінде, қанша адам қатысуы тиіс және мәжіліске қанша адам қатысқаны көрсетілуі тиіс. Ал лауазымды тұлғаларды сайлау кезінде хаттаманың мәтінінде әрбір үміткер бойынша бөлек дауыс беру нәтижелері келтіріледі.

Мәжілісте мәселелердің талқылану барысын толық көрсету бойынша хаттамалар толық және қысқа болып бөлінеді. Қысқа хаттама баяндамашының тегі, баяндаманың тақырыбы және сөз сөйлегендердің тектері туралы ақпараттан тұрады. Ескертпелер сипаты, талқылау барысы, пікірлер туралы осындай хаттама бойынша түсінік алу мүмкін емес, сондықтан да қысқаша хаттамаға стенограммалар болған жағдайда немесе толық қосымшалар болған кезде ғана рұқсат етіледі. Қалған барлық жағдайларда хаттама барлық сөз сөйлегендердің жазбаларынан тұруы, ұжымдық жұмысты көрсетуі, яғни пікірлер таласында шешімдер қабылдаудан тұруы тиіс.

Мәжіліс барысында хаттаманың алғашқы нұсқасын ғана жасауға болады. Он күн мерзімнен кешіктірілмей хаттама нақтыланады, стенограммалармен немесе фоножазбалармен салыстырылады, өңделеді және ресімделеді. Дайын болған хаттамаға төраға мен хатшы қол қояды.

3. 
   Билікті жүргізудің тиімділігі ретінде субьктивтік және объективтік факторлардың ролі.
   

Ұйымның қызметін, олардың өзге ұйымдармен және азаматтармен өзара қарым-қатынастарын, олардың қызмет аясындағы құқықтары мен міндеттерін реттейтін ережелердің жиыны жарғы болып түсіндіріледі. Жарғылар, онсыз ұйымдарды мемлекеттік тіркеуден өткізуге рұқсат етілмейтін, белгілі бір ережеден тұруы тиіс. Мәселен, жоғарыда: ұйымның атауы, оның орналасқан жері, қызмет мақсаты мен предметі, мүліктің құралу немесе жарғылық капиталдың қалыптасу тәртібі, басқару және бақылау органдары, қайта құру және қызметін тоқтату жағдайы және т.б. анықталған болуы тиіс.

Ереже – құрылымдық бөлімшенің құрылу тәртібін, құрылымын, функцияларын, құзырын, міндеттері мен жұмысты ұйымдастыруын, комиссияларды, лауазымды тұлғалардың қызметін және т.б. айқындайтын нормативтік акітілер. Нақты мәселе бойынша ұйымдық, еңбек және өзге де қатынастардың жиынтығын реттейтін ережені жеке топқа бөлуге болады. Және жарғылар мен ережелер күрделі құжаттар болып саналады, олардың құрылымы мен мазмұнын әдетте әзірлеуші-мекеме анықтайды.

Нұсқаулықтар – ұйымдардың, олардың бөлімшелері мен қызметтерінің, лауазымды тұлғаларының қызметінің әр қырын реттейтін ережелерді белгілеу мақсатында, сондай-ақ заңдық актілерді түсіндіру және қолдану тәртібін анықтау мақсаттарында шығарылатын құқықтық актілер.

Нұсқаулық жалпы бланкіде ресімделеді, арнайы өкімдік актімен немесе басшының тікелей қолын қоюмен бекітіледі. Нұсқаулықты бекіту кезінде өкімдік құжатта (мысалы, бұйрықта) оны жүргізу мерзімі белгіленеді, қажетті ұйымдық шаралар аталады, жауапты орындаушылар көрсетіледі.

Нұсқаулықтың тақырыбы мәселелердің шеңбері мен сол талаптарды орындайтын тұлғалар анық көрсетіледі, мысалы, «Іс жүргізу туралы нұсқаулық».

Нұсқаулықтың мәтіні бөлімдерден, тармақтардан және тармақшалардан тұрады. Кез келген нұсқаулық «Жалпы ереже» бөлімінен басталады, онда оны шығару мақсаты, қолдану саласы, пайдалану тәртібі, жалпы сипаттағы өзге де белгілер көрсетіледі. Нұсқаулық тұрақты немесе ұзақ қолданылатын (жаңамен ауыстырғанға дейін) құжат болып саналады. Нұсқаулықтың мәтіні нұсқау сипатын білдіреді, сондықтан да онда: «тиіс», «көзделеді», «қажет», «рұқсат етілмейді», «ұсынылады», «тыйым салынады» және т.б. өкімдік сөздермен анық тұжырымдамалар ұсынылады. Мәтін үшінші тұлғаның атынан («Басшы ... талдауы тиіс») немесе өзін көрсетусіз фирмада («Азаматтар қайыра өтініш берген жағдайда кезекті тіркеу индексі беріледі») баяндалады.

Қызмет нұсқаулығының ұйым қызметінде алатын маңызы зор. Оны құрылымдық бөлімшенің басшысы немесе жетекші маман әзірлеуі тиіс, заңгер бұрыштама соғады, мекеме/ұйым басшысы бекітеді.

Қызмет нұсқаулығы бірнеше бөлімдерден тұрады.

«Жалпы ереже» бөлімінде нақты қызметкердің (лауазымының) қызмет аясы, оны тағайындау және атқаратын қызметінен босату, басқа қызметкер болмағанда оның лауазымдық қызметін қосып атқару, біліктілік талабы, ол басшылық жасайтын лауазымды тұлғаның және қызметкердің бағыныстылық тәртібі белгіленеді, қызметкер (жұмыскер) өзінің қызметінде басшылыққа алуы тиіс құқықтық актілер мен нормативтік құжаттар санамаланып айтылады.

«Функциялар» бөлімінде, өзінің еңбек шарттарына сәйкес, жұмыскер (қызметкер) қызметінің негізгі бағыттары анықталады.

«Лауазымдық міндеттер» бөлімінде қызметкерге жүктелген жұмыстардың түрлері аталады және басқару үдерісіне оның қатысу формасы көрсетіледі: мысалы: басшылық жасайды, бекітеді, қамтамасыз етеді, дайындайды, қарайды, орындайды, бақылайды, келіседі, атынан қатысады, жетекшілік етеді.

«Құқық» бөлімінде, құжаттарды келісу, қол қою және бекіту бойынша, жоғары тұрған басшылыққа қатынасы бойынша, өзге ұйымдарда өкілдік ету бойынша, құрылымдық бөлімшелердің өзге жетекшілеріне қатынасы бойынша, бағынысты бөлімшелер мен жекелеген қызметкерлерге қатынасы бойынша, оған жүктелген функциялар мен лауазымдық міндеттерді орындау үшін қызметкерге берілетін құқықтарды айқындайды.

«Жауапкершілік» бөлімінде маманның өз лауазымдық міндеттерін уақытында емес немесе сапасыз орындағаны, өзіне берілген құқықтарды пайдаланбағаны, қызмет ақпараттарының құпиялығын сақтамағаны үшін жауапкершілік түрлері белгіленеді. Сондай-ақ қызметкер келтірілген шығындар үшін, есепті дұрыс жолға қоймағаны үшін және материалдық және ақша қаражатын, құжаттарды дұрыс сақтамағаны үшін материалдық жауапкершілік көтеретіні көрсетіледі.

«Қызмет бойынша өзара қарым-қатынастар (байланыстар)» бөлімінде аталған нақты қызметкер ресми қызметтік қарым-қатынастар жасайтын, ақпараттар алмасатын (ақпараттар алу және беру мерзімдері көрсетілуі мүмкін), құжаттарға қол қою, келісу және бекіту тәртібі анықталып, функционалдық қызметтер лауазымды тұлғалардың шеңбері белгіленеді. Танысып болғаннан кейін, маман нұсқаулыққа қол қояды.

Н.4.02-02

Қазақстан Республикасының Білім және ғылым министрлігі

Ш.Уәлиханов атындағы Көкшетау мемлекеттік университеті

Факультет Кеңесі шешімімен

факультет деканы

А.С. Хамитова

«19» _06_ 2014 ж.

Педагогика, психология және әлеуметтік жұмыс кафедрасы

Кайникенова Гульмира Какимовна

5В090500 Әлеуметтік жұмыс

студенттері үшін «Әлеуметтік жұмыстағы әкімшілік, ұйымдастыру және басқару» пәні бойынша практикалық сабақтарға арналған