Құжат түрлері және құжаттарды толтыру

Бұл нормалар занды актілермен белгіленген. Оларға нұсқаулар мен іс қағаздарын жүргізу жөніндегі ведомстволық нормативтік құжаттар жатады.

Құжаттардың шығу төркініне, онда көтерілген мәселелердің санына, қолданылу мерзіміне, мақсатына және тағы басқа белгілеріне байланысты іс қағаздары бірнеше түрге бөлінеді:

1. Атауына қарай көптеген түрге бөлінеді: ережелер, хаттамалар, жарғылар, арыздар, бұйрықтар, нұсқаулар, хаттар т.б.

2. Қойылган мәселе, берілген сұрақтардың санына қарай жай және күрделі болып бөлінеді. Егер құжат бір сұрақ гөңірегінде болса, ондай құжат жай құжат деп аталады. Егер құжат бірнеше мәселе туралы болса, ол күрделі ққжат делінеді.

3. Құжат түрлеріне қарай типтік, жекелік, бірдей болып бөлінеді. Жекелік құжаттар мазмұны жагынан дербес болады. Оларға қаулы, шешім, бұйрық, хаттама т.б. жатады. Типтік құжаттар көптеген мекемелерде кездеседі. Сол мекеменің қызметіне қатысты болады. Бұған кәсіпорынның жарғысы жатады.

4. Орындалу мерзіміне қарай құжаттар жедел және жедел емес болып келеді.

5. Сақталу мерзіміне байланысты — тұрақты (мәңгілік) сақтау және уақытша (5-10 жылға және одан да көп) сақтауға болады.

6. Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар жазба, графикалық, акустикалық (фото, кино, бейнеқұжаттар) болып келеді.

7. Толтыру орнына орай кұжаттар ішкі және сыртқы (кіріс, шығыс) болып бөлінеді.

8. Жариялық дәрежесіне қарай құжаттар құпия және құпия емес деп бөлінеді.

9. "Жасалу сатысына қарай түпнұсқа (бірінші данасы) және көшірме құжаттар болып бөлінеді.

Көшірме термині туралы ғалымдар В.Салагаев пен Б.Шалабай былай дейді: "Көшірменің өзі іштей отпуск — шығыс құжатының толық көшірмесі, выписка — кұжаттың бір бөлігінің көшірмесі және дубликат — құжаттың жоғалғанда берілетін екінші нұсқасы болып бөлінеді".

10. Жасалу техникасы жағынан құжаттар қолжазба түрінде, машинкада немесе баспаханада басылған болып келеді.

Мемлекеттік басқару ұйымдары және ведомоствоға қарасты мекемелерде қолданылатын іс құжаттарын ұйымдастырушылық — бұйрық беру құжаттар деп атайды. Ұйымдастырушылық — бұйрық беру құжаттарын ғалымдар үш топқа бөліп жүр.

Ғалым Т.Дүйсебаева ұйымдастырушылық - бұйрық беру құжаттарын "шартты түрде үш топқа бөлуге болады:

1) ұйымдастырушылық (ереже, жарлықтар, нұсқаулар);

2) бұйрықтық (қаулы, бұйрық, нұсқау, шешім);

3) анықтамалық-хабарлама (хаттар, баяндамалар мен түсіндірме хаттар, шолулар, есепгер, стенограммалар, тізімдер)" деп жазады.

Жалпы іс қағаздарының түрлерін жинақтап, олардың атқаратын қызметіне, мақсатына, қолдану аясына қарай бірнеше топқа бөліп көрсеткен жөн. Ғалымдар А.Алдашева, З.Ахметжанова, Қ.Қадашева, Э.Сүлейменовалар іс қағаздар түрлерін төртке бөліп көрсетіп жүр. Ғалымдар бөлінісінде іс қағаздар түрлері мына төмендегідей болып болінеді:

1) Еңбек қатынастарын реттейтін құжаттар.

Еңбек келісімі. Еңбек кітапшасы. Жеке іс парағы. Мінездеме. Аннотациялық парақ. Өтініш. Тіркеу карточкасы. Өмірбаян. Резюме.

2) Азаматтық қарым-қатынастарды реттейтін құжаттар. Қолхат. Сенімхат. Келісімшарт. Шарт. Тапсырыс.

3) Ақпараттық-анықтамалық құжаттар. Қызметгік хаттар. Жеделхат. Баяндаухат. Анықтама. Акт. Көшірме. Түсінікхат. Есеп. Хабарландыру. Шақыру. Кепілдемехат. Баспасөз хабаршысы.

4) Басқару, ұйымдастыру, үкім шығару қызметіне қатысты құжаттар. Бұйрық. Жарлық. Қаулы. Нұсқау. Мемлекетаралық шарт. Заң. Ереже. Декларация. Үндеу. Шешім. Хаттама. Штат кестесі.

Іс қағаздар түрлерін мынадай бес топқа бөлуге болады: