8-Тақырып. Аудитті компьютерлендіру жүйесі
1. Аудитті басқарудағы компьютер
2. Компьютерді қолдана отырып аудит жүргізу әдістері
Компьютерлік ақпараттық жүйелер
Экономикалық субъектілердің қызметін жүзеге асыру процессінде дербес компьютерлер олардың ішінде есеп ақпараттарын өңдеуге және ішкі аудитті жүргізуге арналған компьютерлер кеңінен қолданылады.
Сыртқы аудитор өзінің жұмысында компьютерді және компьютерлік ақпараттық жүйені (КАЖ) екі тәсілмен пайдалана алады:
клиент ретінде барлық қаржы-есептік ақпараттарды немесе оның белгілі бір бөлігін тіркеу үшін компьютерді пайдаланады;
аудит өткізуді жеңілдету үшін, әсіресе клиент компьютерлік жүйені пайдаланатын болса.
Тексеруге кірісе отырып, аудитор мәліметтерді өңдеудің ұйымдық нысанымен және басқару міндеттерін, оның ішінде бухгалтерлік есептің міндеттерін автоматтандыру деңгейімен танысады.
Компьютерлік ақпараттық жүйе (КАЖ) дегеніміз - бұл, басқарудың барлық деңгейінде тиімді шешімдер қабылдау, жоспарлау және өзінің жауап беретін салаларына бақылау жасау үшін қажетті ақпараттар дайындап берудің ресми ережелері мен процедураларының жинағынан тұратын көптеген кіші жүйелерді біріктіруші жүйе.
Клиенттің компьютерлік ақпараттар жүйесі жартылай немесе толығымен компьютерлендірілуі мүмкін.
Басшыларға ақпараттар құрамында статистика, талдау, коэффициенттер, қорытынды есептер және тағы басқалары бар есеп беру арқылы жетеді. Тиімді есеп берулер төмендегі факторларды есепке алады:
- басқару деңгейін. Жоғарғы басшылар барлық салалар бойынша ең кең аспектіні қамтитын қорытынды есепті талап етеді; орта деңгейдегі басшылар олардың функционалдық қызметі жөнінде мәселе қозғалатын (мысалы, бюджетке бақылау жасау жүйесінде жоспарланған бюджеттің орындалуынан елеулі ауытқулар) қорытынды есепті талап етеді; операциялық басшылықтың қорытынды есебі жауапкершіліктің нақты айқындалған салаларымен шектеледі.
- жиілік. Белгілі бір кезеңдік есеп берулер автоматты түрде күн сайын, апта сайын, ай сайын немесе жыл сайын жүргізіледі. Бұл, әрине, ұйымның ішкі саясатымен анықталуға тиісті.
- жеделдік. Белгілі бір есеп берулердің кешіктірілуі немесе олардың берілмеуі шаруашылық операцияларына қатты әсер етуі мүмкін. Оқиғалар, көрсеткіштер және талап етілетін есеп берулер жеделдік дәрежесі бойынша анықталуға және жіктелуге тиісті. Жіктеу коммуникациялық құүралдар арқылы анықталуға тиісті: жедел ақпаратта-ды тасқа басылған түрде емес, ең жақсысы телефон, телефакс немесе компьютер арқылы беру керек.
- нақтылык, (егжей-тегжейлілік). Басқарудың әртүрлі деңгейі қорытынды есепте берілетін ақпараттардың әртүрлі деңгейін талап етеді. Әдетте, деңгей жоғарылаған сайын нақтылық аздау талап етіледі. Артық нақтыланған (егжей-тегжейленген) ақпараттар дұрыс емес шешім қабылдауға және шығындардың көбеюіне (қосымша процедуралар жүргізгені үшін) алып келуі мүмкін. Қорытынды есеп оны құру мақсаты үшін жеткілікті түрде дәл болуға
тиісті, және де дәлдік деңгейін барлық уақытта 100 пайызға жеткізу міндетті емес.
Тексеру жүргізу барысында аудитор клиенттің компьютерлік ақпараттық жүйесіндегі есептік мәліметтерді өңдеуді ұйымдастырумен байланысты барлық маңыздырақ жақтарды зерттеуге және құжаттауға тиісті. Есеп регистрлерін тапсыру нысандарының және оларды құру технологиясының компьютерсіз есеп жүйесінде пайдаланылатындардан елеулі айырмашылығы бар екендігін есте сақтау керек.
Аудитор бұл айырмашылықтарды білуге және әртүрлі фирмалардың бағдарламалық өнімдерімен жұмыс істей білуге тиісті. Сонымен бірге ол автоматизациялау міндеттерін таңдаудың дұрыстығына баға беруге және мәліметтерді өндеудің компьютерлік технологиясын қолдану тиімдірек болып табылатын бөлімшелердің жұмысы, есеп участогы, міндеттер жөнінде өз пікірін айтуға тиісті.
Тексеру жүргізу барысында аудиторға клиенттің құжат айналымы жүйесіне, құжаттарды тіркеу, сақтау, өндеу мен олардың мәліметтерін бухгалтерлік шоттарға жазу жүйесіне зерттеу жүргізу және оларды бағалау керек. Соңдай-ақ, бастапқы ақпараттардың пайда болу орындарын және оларды жинау мен тіркеудің автоматтандырылу дәрежесін анықтау керек.
Жоғарыда айтылып өткендей, аудитор білуге және есепке алуға тиісті компьютерді пайдалануға негізделген жүйенің бірқатар ерекше белгілері бар. 1008 "Тәуекелдікті бағалау және ішкі бақылау-Ақпараттық жүйені басқарудың сипаттамасы мен талдауы" деп аталатын Халықаралық аудит стандарты төмендегі негізгі сипаттамаларды айқындайды:
компьютерлік ақпараттық жүйе туралы білімдердің шоғырлануы;
бағдарламалар мен мәліметтердің шоғырлануы;
енгізілген құжаттардың жоқ болуы;
шаруашылық операцияларының және нәтижелердің көзге көрінетін іздерінің жоқ болуы;
мәліметтер және компьютерлік бағдарламаларға кірудің жеңілдігі;
бақылаудың бағдарланған жүйесі;
жүйемен жасалынған операциялар;
бағдарламалардың есінде сақталған мәліметтер мен ақпараттардың осалдығы.