Мемлекеттің пайда бола бастағанына мың, жазуға мың жылдай уақыт өткен болса, содан бері мемлекеттің түрлі нысандары қалыптасып, олар біртіндеп даму жолынан өтті

«Бір терезе» қағидаты барлық деңгейдегі мемлекеттік билікпен өзара байланыста болу үшін енгізудің бір орталықта болғанын дұрыс деп санайды. Бұл үшін сұраныстар мен есептерді мемлекеттік биліктің өкілетті органдарына автоматты түрде бағыттап отыратын жүйе қажет және де мемлекетті азаматтар мен кәсіпкерлік қызметі үшін құрылған біртұтас «провайдер» ретінде қарастыру керек.

Бұл мақсаттарды «Мемлекеттік билік органдары порталы» құжатында сипатталған ғаламтор-порталы идеологиясы жүзеге асырады.

Өзекті құжаттарды әрдайым жариялап отыру мен сұраныстардың барысын бақылауға байланысты әр түрлі мекемелердің құжат айналымы автоматтандырылған жүйесінен алынған ақпараттар қажет болып тұрады. Сол себепті, ақпараттың көпшілікке қол жетімді болуы үшін автоматты түрде экспортқа шығарылуы тиіс.

Ведомстволардың барлығында іс жүргізу қызметі дәстүрлі жүйемен жүргізіледі. Құжаттардың орталықтанған бақылауына негізделген бұл жүйе орындалуының барлық сатысында бірқатар маңызды құндылықтарға ие болады.

- мекеменің ішінде құжаттарды беруде ұзаққа созылатын рәсімдердің орын алуы;

- құжаттардың орналасқан жері туралы ақпараттың жоғалу мүмкіндігі;

- жоғарыда тұрған органдар мен қоғам тарапынан жекелеген шенеуніктердің жеке қызметінің, сондай-ақ жалпы мекеме қызметінің тиімді бақыланбауы;

- қағаз құжаттар қозғалысы мен оларды сақтаудағы ішкі құрылым шығындарының жоғарылауы;

- шенеуніктердің қызметіндегі кертартпалықтың өсуі және сапалы шешімдер дайындауға уақыттың жетпеуі.

- құжаттармен жұмыс жасау рәсімі тиімділігін арттыру (іс жүргізу қызметін автоматтандыру);

- электронды құжат айналымына өту.

Іс жүргізу қызметін автоматтандыру қағаз құжатын тіркеу кезінде толығымен немесе бөлшектеп электронды нысанға өткізуге негізделген, және одан әрі жұмыс негізінен электронды тіркеу карточкалары мен құжаттар арқылы жүргізіледі.

Мұндай технологияларды енгізу:

- мекемелердегі құжат қозғалысын жылдамдатады;

- құжаттарды қайта қарауға кепілдік береді;

- құжаттардың орындалуы мен басқару шешімдерін қабылдауда тиімді бақылауды қамтамасыз етеді;

- жекелеген шенеуніктердің, сондай-ақ жалпы мекеменің жұмыс тиімділігін арттырады;

- қағаз құжаттарын көбейту, көшірмелерін жіберу мен сақтау шығындарын төмендетеді;

- шешімдерді қабылдауда орындаушыға толық құжаттар базасын ұсыну арқылы олардың негізділігі мен сапасын жоғарылатады.

Осындай тәсілдемелерді пайдалану барысында құжаттарды тіркеуде қосымша шығындар пайда болады. Дегенмен де, егер мекеме құжаттардың едәуір бөлігін электронды түрде алып отыратын болса, онда мұндай келеңсіздіктерге жол бермеуге болады.

Электронды құжат айналымы идеясы құжаттың қағаз нұсқасы мүлдем болмайды дегенге саяды. Бұл аралас құжат айналымымен салыстырғанда тиімділікті арттырып, шығындарды азайтады.

Электронды құжат айналымы мен іс жүргізу қызметіне түбегейлі өту біраз уақытты талап ететінін ескеруіміз қажет. Бірақ қазіргі кезде енгізілген автоматтандырылған іс жүргізу электронды құжат айналымына түбегейлі өтудің жақсы технологиялық алғышартын құруда, мұндай мекемелерде қызметкерлер қағазбастылықтан (қағаз айналымы кеңседе, мұрағатта және экспедицияда тұйықталады) біртіндеп арылады және де олар технологиялық қажеттіліктен арылады.

Кейбір құжат түрлері үшін (мысалы ішкі құжаттар) құжат айналымы қазіргі күннің өзінде де мүмкін болып отыр. Ол сонымен бірге, құжат жобаларын дайындау мен келісудің барлық кезеңдерінде де мүмкін болып табылады.

Мұндай жүйелерді енгізудің негізгі міндеттері тек қана билік органдарының жекелеген қызмет тиімділігін арттырумен анықталмайды. Өткен бөлімдерде көрініс тапқандай, құжаттармен жұмыс жасауда ішкі ведомстволардың жүйелі қызметінің тиімділігінсіз, ведомствоаралық құжат айналымын автоматтандыру да, сонымен бірге азаматтармен және шаруашылық субъектілерімен де байланыс орнату үшін портал құру да мүмкін емес.

Жоғарыда аталғандарды ескере отырып, мемлекеттік басқаруды реформалау бағдарламасының басты мақсаты қуатты мемлекеттік қызметтің барлық белгілерін иеленген кәсіби, тәуелсіз, есеп беруге міндетті және мемлекеттік басқару жүйесінің тек жеке сапасына ғана негізделген, сонымен қатар оның қызметі азаматтар мен мемлекеттік қызметшілер, және де іскер топтар тарапынан жоғары бағаланған қуатты мемлекеттік басқаруды құру десек көңілге қонымды болар еді.

- қызмет көрсету тәртібін жетілдіру (мемлекеттік қызметтің қызметін тұтынушылардың барлығын дерліктей қамтитын, атап айтқанда саясаткерлер үшін (кеңестер беру және саяси талдаулар жүргізу);

- азаматтар үшін (заңдық қызметтер, тәртіп пен қауіпсіздікті сақтау, әлеуметтік кепілдіктер);

жеке сала үшін (кәсіпкерліктің тұрақтылығын және инвестициялар үшін оның ашықтығы, қолайлы инвестициялық және заңнамалық ахуал құру, нарықта тепе-тең мүмкіндіктерді қамтамасыз ету);

- мемлекеттік қызметті тұтынушы әр түрлі топтар алдындағы мемлекеттік қызмет жауапкершілігінің артуы;

- мемлекеттік қызметте сапалы қызмет көрсету мәдениетінің дамуы;

- мемлекеттік қызметтің экономикалық тиімділігін арттыруға ұмтылыс.

Сонымен қатар, реформа бағдарламасында мемлекеттік қызмет әрекетімен байланысты және жеке салалардың даму жолында тұрған кедергілерді жоюға бағытталған мәселелердің есебінен дамудағы кедергілерді жоюға ерекше көңіл бөлінуі қажет. Бағдарламаның негізгі мақсаттарының бірі сонымен бірге, халықтың ең төменгі топтарына көрсетілетін ұйымдастыру қызметінің кемшіліктерін түзету кезіндегі әрекетіне арналуы тиіс.

Жұртшылықпен байланысты жақсарту және мемлекеттік қызметшілер ортасына басқару мәдениетінің жан-жақты кіруі мемлекеттік басқаруды жүзеге асыру кезінде мемлекеттік аппараттың өзін-өзі реттеуі мен құқықтық мемлекетпен қарым-қатынасқа түсетін азаматтық қоғам қалыптасуының маңызды шарттарының қатарына кіреді, ол мемлекеттік басқару саласында ақпараттық технологияның қалай пайдаланылатынына да байланысты.

Бақылау сұрақтары:

1. Мемлекеттік басқарудағы коммуникация түрлері қандай?

2. Адамдар арасындағы әмбебап қарым-қатынас.

3. Мемлекеттік органдардағы PR қызметі.

4. Ақпараттық коммуникацияның әр түрлі құралдары.

5. Мемлекеттік ұйымдардың мәдениетін жасау мен көрсетудің басты тетіктері.

6. Мемлекеттік басқару кезіндегі мәдени-іскерлік қарым-қатынастың түрлері.

7. Мемлекеттік этикет деген не?

8. Ақпараттық-коммуникациялық технологияларды пайдалану жолдары.

9. Мекемелер арасында электронды құжат алмасу жүйесі қалай құрылады?

10. Іс жүргізу қызметін автоматтандыру технологиялары.